第一部分 會(huì)展預(yù)備階段的文案
第一節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案簡(jiǎn)介
一、會(huì)展預(yù)備階段的文案的概念:
會(huì)展預(yù)備階段的文案是指一次會(huì)展從確定展覽題材、收集信息、進(jìn)行展覽項(xiàng)目立項(xiàng)策劃一直到會(huì)展正式開(kāi)幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。
二、會(huì)展預(yù)備階段的文案種類(lèi):
一般來(lái)說(shuō),會(huì)展預(yù)備階段的文案包括展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)、展會(huì)項(xiàng)目立項(xiàng)可行性研究報(bào)告、參展說(shuō)明書(shū)、展會(huì)招展方案、展會(huì)招展函、招展進(jìn)度計(jì)劃、觀眾邀請(qǐng)函、參展合同、展出工作方案、展會(huì)費(fèi)用預(yù)算表、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃、廣告文案等。
第二節(jié) 會(huì)展預(yù)備階段的文案寫(xiě)作
一、《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》的寫(xiě)作
(一)《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》的概念:
所謂展會(huì)立項(xiàng)策劃,就是根據(jù)掌握的各種信息,對(duì)即將舉辦的展覽會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行初步規(guī)劃,設(shè)計(jì)出展覽會(huì)的基本框架,提出計(jì)劃舉辦的展覽會(huì)的初步規(guī)劃內(nèi)容, 主要包括:展會(huì)名稱(chēng)和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)、展品范圍、辦展時(shí)間、展會(huì)規(guī)模、展會(huì)定位、招展計(jì)劃、宣傳推廣和招商計(jì)劃、展會(huì)進(jìn)度計(jì)劃.現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃等。
《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》是為策劃舉辦一個(gè)新展會(huì)而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法,它是對(duì)以上各項(xiàng)內(nèi)容的歸納和總結(jié)。
(二) 展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的內(nèi)容結(jié)構(gòu):
一般地,《展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)》主要包括以下內(nèi)容:
1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析:包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析,對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析,對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析,對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。
2、提出展會(huì)的基本框架:包括展會(huì)的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等。
3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。
4、展會(huì)工作人員分工計(jì)劃。
5、展會(huì)招展計(jì)劃
6、展會(huì)招商計(jì)劃。
7、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。
8、展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃。
9、展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃。
10、展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。
11、展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃。
12、展會(huì)結(jié)算計(jì)劃。
(三) 展會(huì)立項(xiàng)策劃書(shū)的寫(xiě)作要求:
1. 展會(huì)名稱(chēng)
展覽會(huì)的名稱(chēng)一般包括三個(gè)方面的內(nèi)容:基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識(shí)。如“第93屆中國(guó)出口商品交易會(huì)”,如果按上述三個(gè)內(nèi)容對(duì)號(hào)入座,則基本部分是“交易會(huì)”,限定部分是“中國(guó)”和“第93屆”,行業(yè)標(biāo)識(shí)是“出口商品”。
下面分別對(duì)這三個(gè)內(nèi)容作一些說(shuō)明:
在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng).對(duì)于大型公眾活動(dòng)的定義是:有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動(dòng),也稱(chēng)為"大型活動(dòng)","專(zhuān)題活動(dòng)",是公共關(guān)系專(zhuān)業(yè)常用的技術(shù)手段.會(huì)展本身亦是大型公眾活動(dòng)常見(jiàn)的一種形式.而本文研究的對(duì)象——大型會(huì)展中的活動(dòng),則需要在此基礎(chǔ)上加一個(gè)限定概念,即在一個(gè)大型會(huì)展期間舉辦的公眾活動(dòng).為其下一個(gè)粗略的定義——在會(huì)展期間,為了增加會(huì)展效果而進(jìn)行的有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為.活動(dòng)的特點(diǎn)為:鮮明的目的性,廣泛的社會(huì)性,嚴(yán)密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項(xiàng)需要花去大量時(shí)間和精力的工作,以便在實(shí)施活動(dòng)策劃時(shí),達(dá)到最佳效果. (二)活動(dòng)策劃的定義與特點(diǎn) 活動(dòng)策劃包括五個(gè)基本要素,即時(shí)間,地點(diǎn),人員,主題和流程.其中,人員包括活動(dòng)主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機(jī)構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動(dòng)的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來(lái)安排活動(dòng)的分項(xiàng)目.又可說(shuō)活動(dòng)策劃是策劃人員根據(jù)活動(dòng)組織目的的要求,調(diào)查會(huì)展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動(dòng)設(shè)計(jì)切實(shí)可行的行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃活動(dòng)的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn):策劃有一定的目的性,有組織地;基于對(duì)會(huì)展背景的了解;有一個(gè)研究,分析的過(guò)程;一個(gè)制訂行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃此類(lèi)活動(dòng)必須依據(jù)一些既定的原則. 1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì)的需要.雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng)意的話,可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會(huì)展的大環(huán)境保持一致,否則將會(huì)導(dǎo)致脫離展會(huì)背景,更可能會(huì)造成觀眾對(duì)會(huì)展注目度的抽離,甚至帶來(lái)隱患,以會(huì)展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則.2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能.展會(huì)如果單純以展示和會(huì)議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個(gè)大型會(huì)展的魅力所在,而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì)功能,為不同層次,不同專(zhuān)業(yè)的展會(huì)策劃出不同的活動(dòng),針對(duì)會(huì)展本身的不足之處,用活動(dòng)來(lái)彌補(bǔ),完善會(huì)展是活動(dòng)存在的本質(zhì).3.有助于展會(huì)吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會(huì)展的舉辦不一定能夠吸引到某些對(duì)于會(huì)展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對(duì)于這些對(duì)象,策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了,可以把會(huì)展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)來(lái).4.有助于活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個(gè)枯燥的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng),即便對(duì)此會(huì)展主題再熱情,觀眾都不會(huì)停留很久,如果利用不同的傳播方式把會(huì)展信息傳達(dá)給他們,他們會(huì)對(duì)接受的信息印象深刻,并且會(huì)把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì)展品牌上.當(dāng)然前提是必須是好印象,如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主,造成負(fù)面影響便得不償失了.5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動(dòng)的過(guò)程對(duì)于一個(gè)來(lái)參觀展會(huì)的觀眾和企業(yè)來(lái)說(shuō),應(yīng)該是一個(gè)愉快的過(guò)程,他們可以通過(guò)活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn),技術(shù)開(kāi)發(fā),但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果,這就是策劃活動(dòng)的失敗,浪費(fèi)了活動(dòng)資本,也花去了觀眾的參與成本.活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔(dān)心活動(dòng)過(guò)熱的氣氛會(huì)對(duì)展會(huì)本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑.例如在對(duì)于活動(dòng)主題的確立上,就有兩種相對(duì)的意見(jiàn),是應(yīng)以表現(xiàn)會(huì)展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認(rèn)為如果活動(dòng)主題與會(huì)展主題不相符就會(huì)影響到會(huì)展本身效果,因?yàn)榛顒?dòng)吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點(diǎn)認(rèn)為,活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會(huì)展中,觀眾自然而然就會(huì)把注意力轉(zhuǎn)移到了會(huì)展上.其實(shí)這兩種觀點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì)展效果,如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則,策劃者掌控住活動(dòng)的分寸,無(wú)論是與會(huì)展主題相關(guān)與否,到達(dá)最終目的才是最重要的. (三)活動(dòng)策劃的內(nèi)容與步驟 會(huì)展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng),只是針對(duì)的對(duì)象更為具體,即展會(huì)的目標(biāo)企業(yè)和觀眾,所以其策劃和實(shí)施,可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行: 第一步,確立項(xiàng)目.活動(dòng)的目標(biāo)是什么 為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng) 這個(gè)活動(dòng)對(duì)于會(huì)展整體而言有什么好處在回答了這些問(wèn)題后,就要收集會(huì)展的相關(guān)資料.如果是為專(zhuān)業(yè)性的會(huì)展舉辦活動(dòng),則要事先充分了解此行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),至少做到半個(gè)專(zhuān)家,才有資格為活動(dòng)確立項(xiàng)目,這亦是初步的資料調(diào)查.必須明確確立的主題范圍,由于活動(dòng)是會(huì)展的一部分,所以它被期望達(dá)到的目的已經(jīng)被細(xì)分,自然主題也應(yīng)有針對(duì)性.第二步,情況調(diào)查.調(diào)查,相當(dāng)于要做到立項(xiàng)時(shí)的另半個(gè)專(zhuān)家,這不僅僅是了解該行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識(shí),更要針對(duì)活動(dòng)本身作調(diào)查,例如國(guó)家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規(guī),公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及預(yù)期持續(xù)時(shí)間,歷史上同類(lèi)型活動(dòng)的案例,場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調(diào)查的內(nèi)容.第三步,活動(dòng)相關(guān)可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟,根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇,為策劃定下基礎(chǔ),也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性,會(huì)展現(xiàn)有的條件包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性,財(cái)力適應(yīng)性,效益的可行性。
原發(fā)布者:時(shí)列會(huì)下
會(huì)展的策劃書(shū)范文 一、公司簡(jiǎn)介 艾美兒美容化妝有限責(zé)任公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品范圍包括護(hù)膚,美白,防曬,護(hù)發(fā),精油,潔面乳,爽膚水,面膜,潤(rùn)膚膏,眼霜,香水,美容工具等系類(lèi)的美容化妝品 二、現(xiàn)狀分析 隨著現(xiàn)代生活水平日趨提高,眾多女性包括男性不僅注重內(nèi)在精神的追求,也重視外在形象,特別是女性消費(fèi)者。在我國(guó)市面上銷(xiāo)售的化妝品包括國(guó)貨和洋貨,形形色色的產(chǎn)品品牌讓消費(fèi)者很難選擇,我們知道化妝品行業(yè)屬于多次性消費(fèi)行業(yè),客戶(hù)對(duì)于品牌建立了忠誠(chéng)度之后,就會(huì)成為老客戶(hù),不斷地在固定的店面購(gòu)買(mǎi)同一品牌,并且老客戶(hù)通過(guò)口碑宣傳會(huì)影響她周邊的消費(fèi)群體,這樣店面及品牌就可以得到穩(wěn)定增長(zhǎng)的銷(xiāo)量,利潤(rùn)也就會(huì)穩(wěn)定增長(zhǎng),這些老客戶(hù)就成為了化妝品專(zhuān)營(yíng)店的聚寶盆。 三、宣傳工作: 1人員宣傳:傳單發(fā)放,pop宣傳○ 2絡(luò)宣傳:發(fā)布相關(guān)信息于房交、搜素引擎,郵件,QQ○ 3媒體宣傳:報(bào)刊發(fā)布此次會(huì)展相關(guān)信息○ 四、前期準(zhǔn)備 (1)人員培訓(xùn): 禮儀、安保及服務(wù)人員的指導(dǎo)訓(xùn)練 工作人員做好指定區(qū)域的管理準(zhǔn)備工作 (2)材料準(zhǔn)備: 文字類(lèi):有關(guān)艾美兒美容化妝的相關(guān)背景資料及新產(chǎn)品簡(jiǎn)介宣傳冊(cè)物品類(lèi):請(qǐng)柬、胸牌、水、獎(jiǎng)品、紀(jì)念品 ——作用于展覽會(huì)的各種廣告媒體、宣傳用品、禮品、掛旗、包裝袋、POP乃至?xí)?、茶杯等設(shè)計(jì)上,對(duì)于擴(kuò)大展覽會(huì)的社會(huì)影響,樹(shù)立展覽會(huì)在社會(huì)大眾心目中的形象,具有很強(qiáng)的識(shí)別性和記憶性) 五、活動(dòng)內(nèi)
會(huì)展策劃的基本流程: 一 成立策劃工作小組 人員 事務(wù)
策劃主管 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個(gè)小組各策劃人員的工作,并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂
策劃人員 負(fù)責(zé)編擬會(huì)展項(xiàng)目計(jì)劃
文案撰寫(xiě)人員 負(fù)責(zé)撰寫(xiě)各類(lèi)會(huì)展文案,包括會(huì)展常用文書(shū)、會(huì)展社交文書(shū)、會(huì)展推介文書(shū)、會(huì)展合同等
美術(shù)設(shè)計(jì)人員 負(fù)責(zé)各類(lèi)各種類(lèi)型視覺(jué)形象設(shè)計(jì),如廣告設(shè)計(jì)、展示空間設(shè)計(jì),此負(fù)責(zé)人要求能熟練運(yùn)用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等軟件
市場(chǎng)調(diào)查人員 負(fù)責(zé)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查并編寫(xiě)市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告
媒體聯(lián)絡(luò)人員 進(jìn)行媒體宣傳推廣
二 進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查與分析 會(huì)展市場(chǎng)調(diào)查與分析是會(huì)展策劃的基礎(chǔ)。其針對(duì)的內(nèi)容也十分廣泛,主要包括五個(gè)方面:1.產(chǎn)業(yè)環(huán)境;2.目標(biāo)市場(chǎng);3.政策法規(guī);4.同類(lèi)會(huì)展;5.自身資源。 三 制定會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)方案 制定一個(gè)統(tǒng)籌兼顧的方案是會(huì)展項(xiàng)目順利開(kāi)展的重要前提,選擇合適的時(shí)間,合適的地點(diǎn),并做到兩者的合理搭配,是方案必須注意的內(nèi)容。 會(huì)展策劃方案具體化,應(yīng)形成一個(gè)可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容:會(huì)展項(xiàng)目的目標(biāo)、實(shí)現(xiàn)會(huì)展項(xiàng)目目標(biāo)的環(huán)境、會(huì)展項(xiàng)目營(yíng)銷(xiāo)戰(zhàn)略要素、會(huì)展相關(guān)活動(dòng)的開(kāi)展、會(huì)展策劃方案的效果與評(píng)估、會(huì)展策劃方案實(shí)施的附加條件。 設(shè)計(jì)行動(dòng)日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會(huì)展項(xiàng)目的行動(dòng)日程必須精心設(shè)計(jì),策劃方案的制作、方案的實(shí)施不得延誤,每個(gè)步驟的開(kāi)始和結(jié)束都應(yīng)有時(shí)間的規(guī)定和限制,以保證方案的實(shí)施能夠順利進(jìn)行,否則就會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)展的成功舉辦。 四 制定預(yù)算方案 制定一份會(huì)展項(xiàng)目預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個(gè)方面: 1.場(chǎng)地費(fèi)用; 2.行政管理費(fèi)用,包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費(fèi)用等; 3.宣傳推廣費(fèi)用; 4.招展、招商費(fèi)用 5.相關(guān)活動(dòng)經(jīng)費(fèi); 6.其他。 會(huì)展項(xiàng)目收入來(lái)源: 1.會(huì)務(wù)費(fèi)或展位費(fèi)收入; 2.門(mén)票收入; 3.企業(yè)贊助收入; 4.其他。 五 撰寫(xiě)項(xiàng)目策劃方案 撰寫(xiě)會(huì)展項(xiàng)目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書(shū)面材料,即策劃書(shū),也稱(chēng)企劃案,其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動(dòng)方案、效益預(yù)測(cè)、控制和應(yīng)急措施,各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目意向書(shū)、項(xiàng)目建議書(shū)以及廣告策劃書(shū)、宣傳手冊(cè)等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。 六 評(píng)估與修正 評(píng)估與修正的內(nèi)容主要包括項(xiàng)目評(píng)估、階段考評(píng)、最終考評(píng)和反饋改進(jìn)等內(nèi)容。
一般地,展會(huì)立項(xiàng)策劃主要包括以下內(nèi)容:
1、辦展市場(chǎng)環(huán)境分析:包括對(duì)展會(huì)展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場(chǎng)的情況分析,對(duì)國(guó)家有關(guān)法律、政策的分析,對(duì)相關(guān)展會(huì)的情況的分析,對(duì)展會(huì)舉辦地市場(chǎng)的分析等。
2、提出展會(huì)的基本框架:包括展會(huì)的名稱(chēng)和舉辦地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時(shí)間、辦展頻率、展會(huì)規(guī)模和展會(huì)定位等。
3、展會(huì)價(jià)格及初步預(yù)算方案。
4、展會(huì)工作人員分工計(jì)劃。
5、展會(huì)招展計(jì)劃。
6、展會(huì)招商計(jì)劃。
7、展會(huì)宣傳推廣計(jì)劃。
8、展會(huì)籌備進(jìn)度計(jì)劃。
9、展會(huì)服務(wù)商安排計(jì)劃。
10、展會(huì)開(kāi)幕和現(xiàn)場(chǎng)管理計(jì)劃。
11、展會(huì)期間舉辦的相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃。
12、展會(huì)結(jié)算計(jì)劃。
具體的億度國(guó)際會(huì)展GZ號(hào)認(rèn)為可以尋找一些方案進(jìn)行參考。