檔案工作課件(檔案管理)

1.檔案管理基礎(chǔ)知識

檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務(wù)。

檔案學的內(nèi)容

檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務(wù)。

檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用五個方面。

檔案學基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務(wù)、檔案學的體系結(jié)構(gòu)、檔案學與相關(guān)學科的關(guān)系、檔案學的研究方法等。

檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務(wù)是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。

檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務(wù)是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。

檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務(wù)。

檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務(wù)是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。

學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務(wù)。

2.檔案管理基礎(chǔ)知識

檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。

它的應(yīng)用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務(wù)。 檔案學的內(nèi)容 檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。

其基本任務(wù)是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎(chǔ)上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務(wù)。 檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎(chǔ)理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應(yīng)用五個方面。

檔案學基礎(chǔ)理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結(jié)構(gòu)；檔案工作系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關(guān)系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)、功能及其與國家建設(shè)的關(guān)系，檔案法規(guī)體系結(jié)構(gòu)與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務(wù)、檔案學的體系結(jié)構(gòu)、檔案學與相關(guān)學科的關(guān)系、檔案學的研究方法等。 檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。

其任務(wù)是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關(guān)系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結(jié)前人檔案學研究成果的基礎(chǔ)上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。 檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。

其任務(wù)是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務(wù)。 檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。

檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務(wù)是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務(wù)。

檔案工作應(yīng)用技術(shù)研究。包括檔案保護技術(shù)研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術(shù)、有害生物防治技術(shù)和修復技術(shù)的研究；檔案縮微復制技術(shù)研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術(shù)過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務(wù)是逐步實現(xiàn)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。

學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設(shè)的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務(wù)。

3.檔案管理學的知識

一、檔案收集1、檔案收集工作的意義：檔案收集工作是整個檔案工作中極為重要的一個環(huán)節(jié)，與檔案工作中其他各項工作比較起來，它處于一種特殊的地位，作好檔案收集工作對整個工作都具有重要意義。

（1）收集工作是檔案工作的起點；是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)；檔案的收集，就是整個檔案館（室）取得和積累檔案的一種手段；（2）從組織整個國家檔案工作來說，檔案的收集工作是貫徹集中統(tǒng)一管理原則的一項重要內(nèi)容和首要的具體措施；（3）從收集工作質(zhì)量高低的影響來說，它直接關(guān)系到檔案工作的其他環(huán)節(jié)。2、檔案收集工作的要求：（1）豐富館藏；（2）加強館外調(diào)查和指導；（3）推行入館檔案的標準化；（4）保持全宗和全宗群的不可分散性。

3、機關(guān)內(nèi)文件的歸檔二、檔案整理1、檔案整理工作的內(nèi)容：（1）在正規(guī)的工作條件下，檔案室所接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求立好的案卷，檔案館接收的是由機關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的案卷。（2）對整理不善的檔案進行局部調(diào)整。

（3）零散文件的整理。2、檔案整理工作的原則：（1）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；歷史聯(lián)系主要表現(xiàn)在文件的來源、時間、內(nèi)容和形式等幾個方面。

（2）檔案的整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)；原有基礎(chǔ)指，第一，充分重視和利用先前整理的基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，來要輕易打亂重整；第二，在檔案整理過程中，應(yīng)該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。（3）檔案的整理必須便于保管和利用。

3、全宗：（1）概念：全宗就是一個獨立的機關(guān)或著名人物在社會活動中形成的檔案的整體。（2）意義：區(qū)分全宗是檔案整理工作的首要環(huán)節(jié)。

全宗不僅是個整理方法問題，也是一條原則、一種理論，稱為全宗原則和全宗理論。全宗理論是在檔案集中管理過程中產(chǎn)生的，是隨檔案工作的發(fā)展而不斷完善的。

全宗理論的確立，對檔案室、檔案館檔案的管理，有重要的組織作用。全宗理論發(fā)展的歷史，是與檔案整理的不同原則聯(lián)系在一起的。

4、全宗構(gòu)成的條件和立檔單位：形成全宗的機關(guān)，稱為立檔單位，又稱全宗的構(gòu)成者。一個機關(guān)就是一個立檔單位，一個立檔單位形成的全部檔案就構(gòu)成一個全宗。

（1）構(gòu)成條件：第一，可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；第二，是一個會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預算或財務(wù)計劃；第三，設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一[定的人事任免權(quán)。三個條件是統(tǒng)一的，是從不同側(cè)面反映一個單位的獨立性。

最基本的是第一個條件。在分析或研究一個組織單位能否構(gòu)成一個立檔單位時，應(yīng)當明確，機關(guān)的大小和檔案數(shù)量的多少，并不影響它成為立檔單位。

有的組織單位也可能不完全具備上述三個條件，但它實際上卻是一個獨立的機關(guān)，或由于某種特殊需要，它所形成的檔案也可以構(gòu)成一個全宗。（2）立檔單位。

5、立檔單位的變化和全宗的劃分：機關(guān)單位的增設(shè)、撤銷、合并以及機關(guān)名稱的改變、職權(quán)范圍和隸屬關(guān)系的調(diào)整等各種變化。這些情況，有的會影響全宗的劃分，有的則不涉及全宗的變化。

研究某一立檔單位是否有根本性的變化，主要應(yīng)該從立檔單位的政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)和基本職能等幾個方面去考察。6、人物全宗：就是社會知名人士（如社會活動家、科學家、作家、藝術(shù)家、教育家等）在其一生活動中形成的檔案整體。

人物全宗包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人（包括家族、家庭）社會活動的全部材料，還包括別人所寫的和收集的與人物全宗構(gòu)成者個人、家庭、家族有關(guān)的材料，以及直系親屬能夠說明立檔單位情況的材料。7、全宗的補充形式：（1）聯(lián)合全宗。

是若干獨立機關(guān)形成的檔案，由于混在一起難以區(qū)分立檔單位而聯(lián)合組成的一個全宗。（2）全宗匯集，就是由檔案數(shù)量極少的若干全宗，按照一定的特點組成的一個全宗集合單位。

（3）檔案匯集，就是由不明所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點集中起來的混合體。8、全宗群：整理和管理檔案，不僅要注意全宗的完整性，還應(yīng)該注意全宗之間的相互聯(lián)系。

10、全宗的編號與排列：（1）通常涉及檔案管理中的三個環(huán)節(jié)：A全宗的編號一般是在檔案館接收全宗時，于全宗名冊上登記編定的，它屬于統(tǒng)計工作的一個具體的技術(shù)項目；B全宗在庫房內(nèi)如何排列存放，屬于保管工作的范疇；C全宗號的編定，它作為檔號的組成部分填寫于案卷封面，全宗的系統(tǒng)排列等也屬于檔案的基本編目和系統(tǒng)化的課題。（2）全宗號的編制和使用方法：A按國家檔案全宗的三部分各依全宗進館的時間順序分編流水號；B按本館全宗的時間、地區(qū)、性質(zhì)等分編流水號；C所有全宗一律按進館順序統(tǒng)一編定流水號；D按全宗的重要程度編號；E按全宗群連續(xù)編號；F按全宗群留空統(tǒng)編全宗號；G分組單編全宗號；H多級分類單編全宗號；I編大全宗號；J對一部分全宗實行等級分類編號，另外一部分全宗實行序時流水編號。

盡管十多種具體的編號方法各不相同，但就其主要特點來說，可概括為兩種類型：序時流水編號法和體系分類編號法。前者也可簡稱流水法，后者可簡稱分類法。

流水法，無。

4.檔案管理

1、計算機記錄和管理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。

2、利用業(yè)已建立起來的房地產(chǎn)檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計等，并實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。

系統(tǒng)的安全性指的是保護系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權(quán)限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)；否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。

4、由于電子檔案原始信息的長期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。

建設(shè)一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎(chǔ)知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。 。

5.怎樣做好住培教學的檔案工作

做好住培教學的檔案工作的方法如下：（1）應(yīng)強化臨床教學工作的檔案意識檔案 是維護歷史真實面貌的重要事業(yè)，是國家各項事 業(yè)必不可少的重要環(huán)節(jié)。

它不僅是維護自身權(quán) 益的重要工具，也是規(guī)范管理的基礎(chǔ)；不僅是積 累和傳播知識的重要載體，也是開展文化教育活 動的重要素材；不僅是建立信用的重要工具，也 是開展學科研究工作的可靠依據(jù)。 （2）要明白住培教學檔案應(yīng)收集的內(nèi)容教 學檔案是指在教學活動中直接形成的，具有參考 使用價值，按照一定規(guī)律集中保存起來的各種文 字、圖表、聲像、電子數(shù)字化等不同載體形式的原 始資料。

具體收集范圍包括相關(guān)教學文本、聲像 資料、數(shù)字化電子信息資料及其與教學相關(guān)的各 類實物。 如：①上級文件，教學相關(guān)的規(guī)章制度。

②教學機構(gòu)成立，人事任免，經(jīng)費撥付等方面的 文件，關(guān)于教學工作安排的重要會議記錄。③教 學工作中長期規(guī)劃，年度工作計劃，教學大綱，具 體教學活動的策劃（方案、籌備會議等）、組織（參 與人員的職責分工、動員及安排部署領(lǐng)導講話或 文件）、實施（講授人、主持人資料，課件內(nèi)容，選用教材或參考資料，參加人員簽到表，教學活動 情況的具體記錄如臨床教學的腳本，教學過程的 文字、錄像、照片等）、宣傳（各類媒體的報道情 況）及總結(jié)（包括成績、經(jīng)驗、問題、不足，對參與 學員的教學效果評價，對教師教學效果的評價， 對下一步教學活動工作的啟示，改進的思路和舉 措等）。

④典型教案、講稿、PPT等。⑤學員基本 信息管理。

包括學員基本信息表，教學計劃動態(tài) 執(zhí)行表，學員特殊情況記錄，學員受表彰、處罰， 受邀參加某項教學活動等方面情況。學員參加 教學活動的課程安排，考試考核、成績、試卷試 題、標準答案、質(zhì)量分析、教學日志等。

⑥教學工 作年度總結(jié)，教學工作重大活動總結(jié)（如教學活 動競賽、專項或綜合性技能操作訓練、重大教學 工作督導檢査活動、主要領(lǐng)導對教學工作的檢查 指導情況、有關(guān)教學問題和不足的整改工作情況 等），重要教學會議材料（包括會議通知、與會人 員簽到表、會議內(nèi)容、會議紀要、會議之后各有關(guān) 部門的貫徹落實執(zhí)行情況，會議宣傳報道及督導 檢查材料等）。 ⑦教學成果及教學研究、論文方 面的材料。

⑧教學改革有關(guān)材料。⑨教學師資有關(guān)材料（如參加過的師資培訓證明或證書，帶 教師資獲獎及受表彰的實物、文件或重要報道； 帶教師資在學術(shù)團體的任職情況，對帶教師資進 行培訓、考試、考核、評估等方面的材料）。

⑩針 對教學工作制訂印發(fā)的重要規(guī)章、制度。?針對 教學硬件建設(shè)的規(guī)劃，重大教學設(shè)備的購置憑 證；重大教學設(shè)備的操作要求及規(guī)范等材料；教 學設(shè)備使用情況的記錄、相關(guān)技能培訓效果評估 記錄等。

?教學工作對外交流與合作的情況記 錄（合作備忘錄、合作協(xié)議、合作協(xié)議的執(zhí)行情況 記錄）。 ?教學活動專報、簡報及領(lǐng)導批示等材 料。

?教學工作中產(chǎn)生的有重要價值的實物、照 片、音頻視頻載體等資料。（3）要認真做好檔案整理工作第一步：收集，要求相對齊全。

第二步：分類，要求科學合理。第三步：甄別，要求取其精華。

第四步：編目，要求清晰有序。 第五步：保存，要求安全整齊。

（4）做好住培檔案的開發(fā)與利用充分發(fā)揮 其憑證價值，證明自己的工作。發(fā)揮參考價值，為教學決策服務(wù)。

發(fā)揮資料價值，成為教學活案 例。發(fā)揮科研價值，探索教學新規(guī)律。