企業(yè)檔案PPT(檔案管理)
1.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。
檔案學的內(nèi)容
檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。
檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。
檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。
檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。
檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
2.檔案管理基礎知識
檔案學就是探索檔案、檔案工作的發(fā)展規(guī)律，研究檔案信息資源的管理、開發(fā)的理論、原則與方法的學科。
它的應用有助于提高檔案事業(yè)管理和檔案管理的科學水平，更有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為人類社會的進步服務。 檔案學的內(nèi)容 檔案學以檔案和檔案工作為研究對象。
其基本任務是：在研究檔案和檔案工作發(fā)展規(guī)律的基礎上，提出檔案工作的科學理論、原則與方法，指導檔案工作實踐，提高檔案管理的科學水平，以便充分實現(xiàn)檔案的價值，為各項社會實踐服務。 檔案學的研究內(nèi)容主要有檔案基礎理論、檔案史、檔案管理、檔案資源開發(fā)、檔案應用五個方面。
檔案學基礎理論研究，即研究檔案的起源與發(fā)展、檔案的本質(zhì)屬性與一般屬性、檔案種類的劃分、檔案價值及其實現(xiàn)的規(guī)律性、國家檔案全宗的實質(zhì)與結構；檔案工作系統(tǒng)的結構、功能與社會環(huán)境，檔案工作的性質(zhì)與基本原則，檔案工作與文書、圖書、情報工作的關系；國家檔案事業(yè)系統(tǒng)的結構、功能及其與國家建設的關系，檔案法規(guī)體系結構與功能；檔案學產(chǎn)生的條件與標志、檔案學的研究對象與任務、檔案學的體系結構、檔案學與相關學科的關系、檔案學的研究方法等。 檔案專業(yè)史研究，即以歷史時期為序，運用具體史料研究檔案、檔案工作和檔案學的產(chǎn)生、發(fā)展過程及其規(guī)律。
其任務是闡明各個社會形態(tài)的檔案、檔案工作的發(fā)展特點，及其與當時的政治、經(jīng)濟科學文化諸方面的關系和產(chǎn)生的社會效果，尋求對今天可以借鑒的歷史經(jīng)驗；在分析、總結前人檔案學研究成果的基礎上，探索檔案學思想的源流、派別和發(fā)展規(guī)律，以更深刻地認識和理解檔案學思想、理論、原則的形成過程，提高檔案學理論水平。 檔案事業(yè)管理研究，即研究檔案事業(yè)管理工作的產(chǎn)生與發(fā)展，檔案事業(yè)管理的指導思想原則和體制，檔案事業(yè)管理的決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、指導的功能，檔案事業(yè)管理的行政手段、政策手段、法律手段、計劃手段、經(jīng)濟手段、教育手段等。
其任務是提高檔案管理的科學水平，促進檔案事業(yè)整體協(xié)調(diào)發(fā)展，為檔案信息資源的管理與開發(fā)創(chuàng)造一切有利條件，更好地為經(jīng)濟和社會發(fā)展服務。 檔案資源管理與開發(fā)的研究，即對檔案實體管理系統(tǒng)、檔案信息開發(fā)系統(tǒng)及其反饋系統(tǒng)整個過程的研究。
檔案實體管理研究包括對檔案原件的收集、整理、保管、鑒定的研究；檔案信息開發(fā)研究包括對檔案信息的選擇、加工編輯和輸出的研究，也就是對檔案的編目、編研與提供利用的研究；檔案管理反饋的研究包括檔案統(tǒng)計工作、檔案用戶調(diào)查的研究等。其任務是不斷提高檔案管理的科學水平，及時、準確、廣泛地組織檔案信息交流，為檔案用戶提供高效率服務。
檔案工作應用技術研究。包括檔案保護技術研究，如對檔案存儲環(huán)境控制技術、有害生物防治技術和修復技術的研究；檔案縮微復制技術研究，如對檔案的攝影、沖洗、加工、拷貝、還原、存儲、檢索等技術過程的研究；計算機輔助檔案管理研究，包括輸入前的檔案數(shù)據(jù)的收集和前處理工作，計算機對檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲和加工，計算機對檔案信息輸出的整個過程的研究，其任務是逐步實現(xiàn)檔案管理技術現(xiàn)代化，提高檔案管理工作效率。
學科體系 檔案學產(chǎn)生初期，學科是單一的，主要是研究檔案的整理與編目問題。隨著各種類型檔案的大量增長和檔案工作實踐、檔案事業(yè)建設的發(fā)展，檔案學分化和發(fā)展出多門分支學科，分別擔負著某一方面的研究任務。
3.如何做好工程檔案資料管理.ppt
（一）做好工程開工前的準備工作：
1、熟悉施工圖紙，提出疑問并解決工程開工前的準備是最重要的，首先熟悉設計施工圖、設計說明，從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點。
2、填寫和準備工程開工必備的資料。填寫建筑工程施工安全開工條件驗評表、建筑工程文明施工開工條件驗評表、工程質(zhì)量保證體系審查表（附七大員責任制）、開工報告、見證取樣計劃表、施工組織設計、安全施工組織設計，資料準備齊全后就找相關單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。
3、分類存放各種資料。為便于日后竣工資料的整理，在平日的資料收集過程中就按照資料館的建筑工程竣工資料檢查清單順序分類歸檔；對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關單位的來往資料雖不歸檔，也應分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿取。工程資料分為施工技術管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗評定材料和竣工圖四部分。
（二）工程開工后應著手的工作：
1、原材料送檢。開工時原材料必須送質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心檢驗，取現(xiàn)場有代表性的土樣送實驗室做擊實試驗。送檢應注意嚴把質(zhì)量關，檢測合格的材料才允許使用。
2、同時可進行的收集工作。將工程預算、測量交樁復核記錄、圖紙會審記錄、技術交底記錄，與開工報告、施工組織設計、施工許可證一起歸檔。
（三）施工過程中收集和填報資料的注意事項：
1、收集材料質(zhì)量證明文件。在施工過程中不斷會購進各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報告（有cMA標志的），必須是原件。有效證件的時間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進場的時間相符，特別是水泥要有28天強度的出廠檢驗單；鋼材的標識、規(guī)格與出廠合格證相符。
2、填報資料。對于質(zhì)檢資料的填報需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格~式兩份。按照規(guī)范標準的相應工序驗收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對資料的要求不完全一樣，填寫報驗資料前應積極與監(jiān)理溝通，達成一致后填寫。
3、收集試驗報告。試驗報告是工程資料的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，7O
%的試驗報告為自檢報告，3O%為見證取樣報告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心出據(jù)，
這30%為強制規(guī)定，在進入每道工序施工前后都有相應的試驗，需要熟悉各種試驗。
4.企業(yè)"一戶式"檔案中必備基礎資料有哪些
（一）檔案管理現(xiàn)代化的時代要求。
社會的進步，時代的發(fā)展，要求一切都要與時俱進。檔案管理當然也不例外，現(xiàn)代化的模式管理，現(xiàn)代化的規(guī)范操作，是和世界經(jīng)濟接軌的重要步驟。
檔案是一種“獨一無二”的信息資源，大力開發(fā)和充分利用好檔案信息資源，真正做到為改革開放和經(jīng)濟建設服務，必須加快檔案管理現(xiàn)代化步伐， 檔案管理現(xiàn)代化之于當前的稅收工作，就是要求我們用科學的思想、現(xiàn)代化的方法和手段建立“一戶式”征管資料檔案，對稅收檔案工作進行有效的管理利用，并獲得最佳的稅收工作效率、效益。 （二）適應新時期下法律規(guī)定的需要。
新《中華人民共和國稅收征管法》（修訂稿）第九條規(guī)定：“納稅人、扣繳義務人有權拒絕同一稅務機關重復索取內(nèi)容相同信息資料的要求?！斌w現(xiàn)保護納稅人權益和減輕納稅人負擔，降低納稅人申報成本的精神。
同時又相應規(guī)定了稅務機關不得為納稅人、扣繳義務人設立稅收征收管中基本程序性義務而侵害其合法權益。因此，傳統(tǒng)檔案管理方式客觀上迫切需要進行改革和創(chuàng)新，以適應新時期下的法律精神要求。
（三）實現(xiàn)優(yōu)化納稅服務的途徑。I隨著稅收執(zhí)法責任制的全面推行，征管流程的不斷規(guī)范，對辦理涉稅業(yè)務要求納稅人提供的資料已趨向于格式化，在納稅人辦理涉稅業(yè)務所需提供的資料中，許多資料是每報必附，層層需要，形成了大量的、重復上報的復印件，并且，納稅人不得不隨身攜帶營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、法人身份證、開戶許可證、經(jīng)營許可證、資質(zhì)等常用證件原件或復印件，既不方便，又不安全。
同時稅務機關的征管檔案資料也在日益膨脹，大量的征管信息停留在紙質(zhì)資料上，無法實現(xiàn)檔案信息利用與共享、更無法起到優(yōu)化納稅服務的目的。因此，建立“一戶式”征管資料檔案，完成涉稅資料一次性采集歸檔，辦理其他業(yè)務時不再重復提供是實現(xiàn)優(yōu)化納稅服務的一種途徑。
（四）實施執(zhí)法監(jiān)督的抓手。納稅人辦理各項涉稅事宜都通過“一戶式”資料完整全面地體現(xiàn)，稅務機關對納稅人的各項稅務管理過程和結果以及各個環(huán)節(jié)的責任人也都通過“一戶式”資料記錄和反映，這就形成各部門、各環(huán)節(jié)之間業(yè)務聯(lián)系和監(jiān)控關系，也為以后的執(zhí)法監(jiān)督提供了最詳細、最真實、最完整的原始資料和信息，使執(zhí)法監(jiān)督有了強有力的抓手。
（五）延續(xù)細化稅源管理的基礎。征管資料“一戶式”管理是實施稅源延續(xù)細化管理的重要保證。
通過現(xiàn)有的征管軟件只能反映納稅人某一方面的情況，不能從縱向和橫向兩個方面反映納稅人的全貌。要全面了解某一納稅人列年的稅收管理情況往往要費很多周折，影響征管工作效率。
特別是在更換納稅人的稅務管理人員及納稅人發(fā)生遷移情況時，能否對納稅人實施好延續(xù)管理，“一戶式”征管資料檔案的作用就顯得更為重要。貫徹精細化管理的要求適用于基層稅收征管工作就是要求管理對象要細分、管理內(nèi)容要全面、管理手段要先進、管理的方法要有效。
要通過一戶式稅源管理信息系統(tǒng)實時地反映納稅人動態(tài)情況、詳實地展示納稅人的歷史數(shù)據(jù)、全面地反饋稅務人員的管理深度，初步達到每一個納稅人涉稅信息都要精細。
5.檔案管理
1、計算機記錄和管理，實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息收集、整理、查詢、利用管理的現(xiàn)代化，提高檔案的管理水平和利用質(zhì)量，更好地為房地產(chǎn)經(jīng)濟發(fā)展服務。
2、利用業(yè)已建立起來的房地產(chǎn)檔案信息庫，來進行檔案的編目、標引，建立自動檢索系統(tǒng)，由計算機輔助進行檔案的接收、整理、鑒定、庫房管理、借閱利用、統(tǒng)計等，并實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡化。 3、編制完善的檢索工具和提高系統(tǒng)的安全防范。
系統(tǒng)的安全性指的是保護系統(tǒng)的硬件和軟件免受自然災害和人為的破壞，做好防病毒工作，抓好用戶權限管理。只有保證系統(tǒng)的安全順利運行，房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的目標才能得以實現(xiàn)；否則一切都無從談起，因此做好系統(tǒng)的安全防范工作是重中之重。
4、由于電子檔案原始信息的長期保存有待深入研究和探討，對電子檔案要定期進行備份，防止數(shù)據(jù)信息損失。 房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。
建設一支精通房地產(chǎn)管理且熟悉計算機基礎知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關鍵。 。
6.如何做好設備檔案管理（分享）.ppt
@@通過這兩年從事儀器設備檔案管理工作，我對檔案工作的重要性有了進一步了解和把握，之前我對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，我認為檔案管理工作可有可無，因為以前檔案從來沒有專人管理，許多儀器設備都沒有建檔，丟失了、損壞了也無從查起，現(xiàn)在我才明白，做好檔案管理工作是單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是本單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。
科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發(fā)展過程，還在向社會各方面展示著單位的經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果。
作為一名檔案管理人員，必須要熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，還要掌握用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結合共同管理。
所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理的管理檔案優(yōu)化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化。
7.如何做好設備檔案管理（分享）.ppt
@@通過這兩年從事儀器設備檔案管理工作，我對檔案工作的重要性有了進一步了解和把握，之前我對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，我認為檔案管理工作可有可無，因為以前檔案從來沒有專人管理，許多儀器設備都沒有建檔，丟失了、損壞了也無從查起，現(xiàn)在我才明白，做好檔案管理工作是單位健康發(fā)展的需要，檔案管理工作是本單位管理工作的一部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是維護歷史真實面貌的一項重要工作。
科學規(guī)范的管理檔案，是衡量一個單位業(yè)績與管理水平的重要尺度。檔案不僅記載著這個單位發(fā)展過程，還在向社會各方面展示著單位的經(jīng)營狀況和經(jīng)營成果。
作為一名檔案管理人員，必須要熱愛本職工作，工作責任心要強、一定要認真做好新進設備的及時建檔，還要及時將所有準用儀器設備資料進行收集歸檔，為領導適時調(diào)整經(jīng)營策略提供準確依據(jù)，還要掌握用現(xiàn)代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。與以往的檔案管理工作相比，如今的檔案管理工作新增加了信息化的管理，將以往的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代的電子檔案結合共同管理。
所以作為檔案管理人員還要不斷學習新的知識掌握新信息，來改變檔案管理工作的及時和靈活性，科學合理的管理檔案優(yōu)化管理機制，提高檔案管理工作能力，逐步實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、科學化、現(xiàn)代化。
8.企業(yè)檔案可分為哪幾大
檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。
包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（見檔案文獻編纂）、檔案提供利用。這 8項工作的劃分只是相對穩(wěn)定而不是絕對的，也有分為 6個環(huán)節(jié)的，也有分為基礎工作和利用工作兩大部分的。
由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進行劃分的方法。其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發(fā)兩個子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。
檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等工作環(huán)節(jié)；檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。 整個檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運行中都形成反饋機制。
隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對檔案管理工作的結構產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會實踐服務，檔案管理系統(tǒng)的結構即根據(jù)這一目的而設置。
其中每項工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個有機整體，為實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時也相互關聯(lián)、相互制約。
例如價值鑒定工作有時與收集、整理工作結合進行，甚至在文件立卷歸檔時就進行初步鑒定。檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。
檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。 但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。
通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。
在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發(fā)展。 在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務，這個服務方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。
由于檔案的內(nèi)容關系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。 這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
進行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類檔案保管機構分別集中保存，并制定統(tǒng)一的法規(guī)進行管理。
維護完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。 維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。
便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標準。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。
一般有以下幾類：一、文書檔案：（1）黨群工作類：黨務工作、組織工作、宣傳工作、紀檢工作、工會工作、共青團工作、協(xié)會工作等；（2）行政管理類：行政事務、治安保衛(wèi)、審計工作、人事勞資、教育工作、醫(yī)療衛(wèi)生、后勤福利、外事工作等（3）經(jīng)營管理類：經(jīng)營決策、計劃工作、財務管理、物資管理、企業(yè)管理等（4）生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量管理、能源管理、安全管理、科技管理、環(huán)境保護、計量工作、標準化工作、檔案與信息管理、基建管理、設備管理、合同等二、科技檔案（1）產(chǎn)品文字材料：各種任務書、建議書、協(xié)議書、說明書、鑒定書、試驗大綱、試驗報告、分析報告、審查報告、運行報告、總結、產(chǎn)品圖樣等（2）科研文字材料：各種合同（協(xié)議書）、任務書、科研報告、調(diào)查報告、開題報告、實驗報告、鑒定證書、發(fā)明申請書等（3）基建文字材料：各種建議書、任務書、計算書、開工報告、概（預、決）算、檢驗分析材料、施工圖樣等（4）設備文字材料：各種申請書、說明書、技術規(guī)程、維護保養(yǎng)規(guī)程、設備圖樣等三、財務檔案會計原始憑證和報表中所附的各種借據(jù)、書面證明材料、分析報告等。 四、人事檔案職工的招聘、履歷、培訓等五、電子檔案計算機磁帶、磁盤和光盤等六、聲像檔案照片、縮微膠片、電影膠片、錄像片、錄音磁帶和唱片等。
