藥品采購大全(藥店采購要學哪些東西)
1.藥店采購要學哪些東西
連鎖藥店在選擇進貨品類時，應該遵循以下原則：
體現(xiàn)連鎖公司商品經營策略，有利于門店商品組合配置與陳列；有利于消費者選購，有利于商品管理，有利于信息管理自動化；同時考慮其延續(xù)性、前瞻性和相對穩(wěn)定性。確定了基調，就可以演奏出協(xié)調的“樂曲”，使進貨工作進展更為順利。
一、前奏商品的定位
作為零售連鎖，門店開店定位是相當最要的，門店所處的商圈，是主要商圈，還是次要商圈？針對商圈是開大賣場式的，還是開社區(qū)店？本店周邊500米，有幾家大型超市，有多少個居民區(qū)，人口有多少？有多少流動人口，經濟收入水平如何？瞄準的目標顧客是中老年人群，還是年輕時尚人群？只有把這些基本數(shù)據(jù)掌握了，才能下一步進行商品的定位，進行高中低檔商品、季節(jié)性商品、家庭健康用品、美容護理品占比的確定。如何滿足目標顧客的要求，將會直接關系門店的銷售收入和今后在顧客心目中的形象。
1、商品定位是指連鎖門店依據(jù)自己的開店策略，針對目標顧客確定商品的經營結構，實現(xiàn)商品配置的最優(yōu)化。比如說，一個瞄準中老年顧客的門店，就要將高血壓、高血脂、高膽固醇、動脈硬化、心絞痛、糖尿病、肝膽疾病、風濕病、哮喘病等常用藥品準備齊全，這些品種應占門店商品的40%；采用低價策略吸引這部分中老年顧客，這部分商品應該是品牌產品，是市場上熱賣的品種、中老年顧客常用的品種，在顧客心目中樹立低價形象。
作為一般性治療商品，以平價性商品的價格來銷售，這部分商品應占到門店商品的40%；還有一部分商品，也就是工商合作的商品應占門店商品的20%。這就是商品組合的4:4:2的比例。
2、門店定位原則：依據(jù)商圈目標顧客的消費習慣、購藥水平等因素分析需求來設定。
商品分類是開展商品定位最基本的工作。在進行商品分類時，要針對所有的商品，配合銷售計劃、門店內外設計及商品陳列的重點，開展分類工作。商品分類要充分考慮到門店的個性及銷售方式的特點，力求做到全面顧及顧客立場，充分滿足顧客需求，以便于顧客選擇商品，刺激其購買欲。
二、高潮商品分類方法
根據(jù)經營和管理的目的不同，可從多個角度對商品進行分類，即商品分類有多種方法，但
應以其中的一種作為主分類法。按藥品分類管理規(guī)定，將其分為處方藥區(qū)、非處方藥區(qū)、非
藥品區(qū)、中藥飲片區(qū)、醫(yī)療器械區(qū)；按商品儲存條件分類：可以分為常溫、陰涼、冷藏；按
消費方式分類；分為目標性品類、常規(guī)性品類、季節(jié)性、便利性品類。從商品銷售貢獻的角
度分類，可以分為：銷售額占70 %的A 類商品；銷售額占20 %的B 類商品；銷售額占10 %
的C 類商品。這樣的劃分主力商品、輔助商品暢銷商品、一般銷售商品（月銷售量在5個
以下，且銷售額在200元以下），就一目了然了。
在零售連鎖門店，一般按功能主治來劃分的類別，共分為七大類、四十四個中類和一百八
十三個小類。七大類為：處方藥、非處方藥、中藥飲片、保健食品、美容護理品、家庭健康
用品、便利品。商品如何分類，是連鎖門店非常重要的課題。分類得當，則易于銷售管理控制。故分類時，應多方面慎重考慮。一般而言，分類時要同時考慮經營者及顧客兩方面的立場。
三、商品組合
連鎖門店實行大中小分類，從實際的小類開始做起，將一個個小類商品串聯(lián)起來，進行有
效的商品組合。
商品系列具有一定的規(guī)定性。有的商品系列，是由于其中的商品均能滿足顧客某種同類需
求而組成，如替代性商品；有的是其中商品必須配套在一起使用或售給同類顧客，如互補性
商品；有的可能同屬一定價格范圍之內的商品。此時的商品系列，又由若干個目錄上的具體
品名和型號的產品項目組成。
單品就是指包含特定屬性的商品種類。具體而言，單品的自然屬性是指商品的寬度（商品的種類數(shù)）、深度（一種商品的不同型號、規(guī)格、等級等）。商品廣度愈寬，其綜合化程度就越高。商品深度愈深，其專業(yè)化程度和商品之間的關聯(lián)性愈強。連鎖企業(yè)商品組合的廣度性和深度性必須適度，必須結合企業(yè)的特性和所處商圈的條件等來加以確定。
商品群是連鎖企業(yè)商品競爭的戰(zhàn)略單位，是根據(jù)消費者的需求變化，組合成的有創(chuàng)意主題的商品集合，它可以使商品組合的功能更為有效。商品群可以打破商品的原來分類，成為新的商品部門，一般可采用的商品群的組合方法有：按消費季節(jié)的組合法；按節(jié)假日的組合法；
按消費便利性的組合法；按商品用途的組合法。
2.藥品采購的基本程序有哪些
藥品采購業(yè)務的基本程序是指藥品采購業(yè)務工作的正常順序，是做好藥品采購 業(yè)務工作的基礎。
根據(jù)醫(yī)藥企業(yè)采購工作的具體情況和特點，藥品采購業(yè)務的基本 程序如下。 （1） 排庫存 是指以藥品臺賬為依據(jù)，以實際庫存為標準，對藥品的庫存情況進行的認真排 查。
排庫存是藥品采購業(yè)務的基礎工作，只有通過排庫存，掌握本單位實際庫存 后，才能確定哪些品種庫存不足，需要購進，哪些品種庫存飽和，不需要購進，哪 些品種庫存積壓，需要通過外調進行調整。排庫存可以達到以需定購的目的，避免 因賬貨不符而造成采購上的失誤。
。 （2） 了解市場信息與行情 藥品的信息與行情包括藥品的質量信息、產量信息、用戶及患者反映的信息、社會需求增減信息和市場行情價格變化信息等內容。
它是藥品采購的一個重要環(huán) 節(jié)，只有掌握和了解藥品的信息與行情，才能采購到物美價廉、適銷對路的藥品， 才能達到購銷結合之目的。 （3） 編制采購計劃 編制采購計劃是指根據(jù)所排庫存的情況，結合對藥品信息與行情的了解，對所 需藥品的采購進行計劃管理的過程。
它是藥品采購業(yè)務程序的重要環(huán)節(jié)。采購計劃 編制的合理與否，對藥品采購是否合理起著決定性作用，對醫(yī)藥企業(yè)的經濟效益起 著關鍵作用。
因而企業(yè)采購部門應仔細認真地編制采購計劃。在編制實施采購計劃 時應注意兩個方面的問題。
① 嚴格執(zhí)行采購計劃。由于所編制的藥品采購計劃是經過反復考慮和認真編 制的，其科學性和準確性是比較可靠的，因而在實施時應以此為依據(jù)，即使有個別品種的信息發(fā)生了變化，也只能適當調整個別品種的采購計劃，而變化的品種絕不 能太多。
否則，就失去了認真編制藥品采購計劃的實際意義。 ② 靈活掌握采購計劃。
企業(yè)編制的藥品采購計劃是采購人員實施采購業(yè)務的 基本依據(jù)，一方面要嚴格執(zhí)行采購計劃；另一方面，并不是說采購計劃一成不變， 應因時、因地靈活運用和掌握。這是因為采購計劃是相對穩(wěn)定的，而社會環(huán)境、經 濟環(huán)境和醫(yī)藥信息是千變萬化的。
盡管采購計劃在編制時比較準確可靠，但在采購 過程中，由于外部環(huán)境發(fā)生變化，有的品種可能要比原計劃采購得多，有的可能采 購得少，有的也可能不再采購，這是執(zhí)行采購計劃過程中必須注意的。 （4） 按采購計劃簽訂采購合同 簽訂合同是藥品采購業(yè)務程序中的法律內容。
采購合同一經簽訂，就意味著 企業(yè)擔負著履行合同的義務，它是醫(yī)藥企業(yè)法人之間為順利地進行藥品購銷活動 而締結的具有法律效力的契約（或協(xié)議）。合同簽訂的合理與否，決定著企業(yè)效 益的高低。
藥品采購人員要有高度的責任感和對企業(yè)負責的精神，權衡利弊，慎 重行事。 （5） 合同附則 合同附則主要包括以下內容。
① 質量要求。是指需方對藥品質量情況的具體要求。
對中藥材的要求是：正 品，符合藥典規(guī)定，身干、無雜、無蟲、無霉。對西藥或中成藥的要求是：符合藥 典或地方藥用含量標準。
② 驗收辦法。 是指購貨方對所采購藥品的驗收方式或辦法。
驗收辦法有：購 方倉庫驗收，銷售方倉庫驗收，抽樣驗收，全數(shù)倒包驗收（指中藥材的貴重品種， 如三七、紅參等）等。 ③ 作價辦法。
是指合同價格有無折扣率或有無讓利部分。一般來說，中藥材 是實價無折扣，成藥和西藥有的是廠價無折扣，有的是廠價回扣，且回扣率髙低不 等，這要看采購的是什么品種。
滯銷品種廠方折扣率或讓利就大些，暢銷品種的折 扣率或讓利就少些，或者沒有折扣率和讓利部分。 ④ 運輸方式。
是指藥品運輸?shù)姆椒ê托问?。具體的運輸方式有火車快件、火 車慢件、汽車送貨、汽車零擔、郵寄、自提等。
對價格較高、價值較大、數(shù)量較小 的品種宜于郵寄或去人自提。 ⑤ 付款方式和時間。
付款方式又稱結?算方式。結算是指對藥品交易、勞務 供應、資金調撥等經濟往來所引起的貨幣收付關系進行了結和清算。
結算的一般 方式有同地結算與異地結算兩種形式。前者在藥品采購中用的較少，后者采用的 較多。
異地結算方式是指不在同一城鎮(zhèn)范圍內在銀行開立賬戶的收付款單位之間 的轉賬結算。 一般有托收承付、委托銀行收款、匯兌、信用證、限額結算、票匯 結算等幾種結算方式。
而最為常用的有托收承付、委托銀行收款、匯兌、票匯4 種形式。除上述付款方式外，還有現(xiàn)金付款方式，但實際采用的極少，只有在銷 方沒有開設賬戶的情況下，才可酌情使用這種結算方式，但數(shù)量金額不可過大。
使用現(xiàn)金結算容易造成被盜、丟失或出現(xiàn)其他方面的漏洞，企業(yè)應當慎用。付款 時間是指采購合同中所規(guī)定的具體的承付貨款的時間和日期。
一般根據(jù)發(fā)貨憑證 托收承付。有的是先付款再發(fā)貨，有的是貨到驗收托收承付、貨到1個月托收承 付、貨到2?3個月或更長時間付款、貨到代銷銷完后付款等，要根據(jù)所采購藥 品的不同情況分別確定。
3.藥品采購流程
第一步：確定購貨訂單說明書 在采購流程的初始階段，需要確定采購需求，公司也面臨著“制造或者購買”的選擇問題。必須決定哪些產品或活動將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產品或活動將被對外轉包。隨后要討論的就只是外包的問題。這個過程從草擬所要購買的項目的說明書開始，而這些說明書可能在細節(jié)上有所不同。 一般而言，區(qū)別下列術語是可能的：功能規(guī)格說明—即產品必須滿足用戶需求的功能（在本章里，術語“用戶”被用于更加廣泛的意義上。它可以是購買并實際使用產品的個人，也可以指做出關于采購的財務決策的人—預算是由他分配的）。這里有一個例子：在外購綠化服務時，買方可能會在其與園丁簽訂的合同中規(guī)定，使用特定教育背景的園丁和Qualcast牌低噪音高效割草機，每個星期修剪一次草坪。然而，他也可以在合同中規(guī)定園丁必須使草坪保持不超過一英寸的高度，同時把工作時的噪音保持在若干分貝以下。差異是明顯的：在第一種情況下，園丁會每周都修剪草坪（冬天也是如此），因為這是與客戶協(xié)定的。在第二種情況下，園丁只有在需要時才會修剪草坪。（這個例子對讀者來說可能價值不大，然而，它是以真實情況為基礎的?。?使用功能規(guī)格說明的優(yōu)點很明顯： .潛在的供應商被給予了提供其專長的最佳機會； .新技術及購買者所不熟悉的技術會被使用； .它創(chuàng)建了一個標準，所有的概念都將以它為對照進行評價； .詳盡的技術規(guī)范—這指的是產品的技術性能和特征，也包括由供應商完成的活動。通常這些技術規(guī)范被詳細地繪制在技術圖紙上和用來監(jiān)控供應商的活動的行動計劃中。立約人以這種方式工作很容易導致規(guī)范說明過多，用戶對產品和供應商兩方面都加以要求則容易導致成本居高不下而功效不佳。功能規(guī)格說明和技術規(guī)范都是一個更加廣泛的概念—購貨訂單說明書的一部分。 這份文件（通常是一系列文件）包括下列內容： .質且標準，描述產品如何交付（是否有質量證書）和產品要滿足什么技術規(guī)范和標準； .物流標準，說明所需要的數(shù)量和要求的交貨時間； .維修要求，描述產品如何由供應商進行維修和服務（和將來是否需要供應備件）； .法律和環(huán)境要求，決定了產品和生產流程兩方面都必須服從健康、安全和環(huán)境法規(guī)； .目標預算，說明了在何等的財務限制內，可能發(fā)現(xiàn)的由未來的供應商提出的解決方案。 在建筑工程和民用項目的采購中，購貨訂單說明書通常以工作范圍的形式記錄下來。用戶或預算持有人對指定購貨訂單需求負責，而購買者的任務則是確保說明書能夠制定客觀、不偏向任何供應商的條款。一些制造業(yè)公司（包括施樂）規(guī)定了這種被稱為結束程序的責任。在說明書發(fā)給供應商之前，它必須得到關于購買產品和（或）向（潛在的）供應商購買的正式許可。這一程序的目的在于防止在采購流程的執(zhí)行階段中產生誤解。通過這種方法，被稱為解決問題變更的開支就被削減了。經驗表明這種準備會使得項目的總工期大大縮短。 項目進行過程中發(fā)生的技術改變的處理必須與改變訂單程序一致。購買者的工作在于確保供應商的工作是按照發(fā)給他的最新規(guī)范進行的。最理想的是供應商確定每一個經核準的改變，最好是以書面形式—充分的結構管理可以防止許多間題！總的來說，在編制說明書階段，購買者實現(xiàn)的增值在于： .確定明確的功能、技術、物流和維修說明書； .防止使用供應商或某一品牌產品的規(guī)格說明—保持在供應商選擇的可能性上的開放性； .將被核準的規(guī)格的改變用明確的程序記錄在案； .確保一個明確的樣品檢查程序； .確定一個明確的方法使得買賣雙方能夠檢測產品質量； .（如果可能）確定一個總成本分析和（或）計算方法，用以在稍后階段評估報價單。
記得采納啊
4.怎樣做好藥品采購工作
1. 藥品的采購流程是：采購員會同質量管理員依據(jù)市場需求和庫存情況制定采購計劃---報質量部門審核、分管經理批準---簽定采購合同---購進藥品---填寫購進紀錄。
2. 做好藥品采購除了熟悉藥品常識以外還必須熟悉采購藥品的法規(guī)知識，其中最重要的是首營企業(yè)和首營品種的問題，其次一定要從合法企業(yè)（要有生產或經營許可證、營業(yè)執(zhí)照、GMP或GSP證書復印件）購進合法藥品（首營品種要有批準文號、質量標準、檢驗報告書的復印件、最小包裝、標簽、說明書原件。
5.藥品采購應注意哪幾個環(huán)節(jié)
藥品采購管理是藥品經營企業(yè)質量控制的第一關，也是確保企業(yè)經營行為合法的關鍵環(huán)節(jié)。
藥品經營企業(yè)應當把確保藥品經營質量放在首位，在此前提下選擇合 法的供應商，購進滿足人民群眾預防、治療、診斷疾病所需的合格藥品，也就是常 說的堅持“質量第一，按需進貨，擇優(yōu)選購”的藥品采購原則。 采購藥品一般包括以下幾個環(huán)節(jié)。
（1） 確定供貨單位的合法資格和質量信譽《中華人民共和國藥品管理法》規(guī)定，藥品經營企業(yè)必須從具有藥品生產、經營資格的企業(yè)購進藥品，沒有實施批準文號管理的中藥材除外。因此，企業(yè)在經營 活動開始時，首先應查看其《藥品生產（經營）許可證》和《營業(yè)執(zhí)照》，檢查證 照是否在有效期內，審查其經營方式和經營范圍是否與本企業(yè)所購藥品一致，必要時檢索有關信息或進行現(xiàn)場考察，以確定供貨單位的質量可靠性。
（2） 審查購進藥品的合法身份和質量狀況合法的藥品首先是合法企業(yè)生產或經營的，并且具有法定的質量標準，有 法定的批準文號和生產批號，未實施批準文號管理的中藥材和中藥飲片除外。此外，藥品包裝和標識應符合有關規(guī)定和儲運要求，中藥材包裝上應標明藥材 的產地。
采購進口藥品時，應當查驗供貨單位提供的該藥品的《進口藥品注冊證》（或《醫(yī)藥產品注冊證》）復印件或《進口藥品批件》復印件，《進口藥品檢驗報告書》 復印件或者注明“已抽樣”并加蓋公章的《進口藥品通關單》復印件，上述資料需 同時提供。采購進口麻醉藥品、精神藥品，應當同時提供：①《進口藥品注冊證》（或者《醫(yī)藥產品注冊證》）復印件；②《進口準許證》復印件；③《進口藥品檢驗報告書》 復印件。
以上各類復印件均需加蓋供貨單位公章，以證明資料來源合法。（3） 驗明供貨單位銷售人員的合法資格企業(yè)應向供貨單位銷售人員索要供貨單位證照復印件，審核其經營方式與經營范圍與銷售人員經營行為是否相符；索要供貨單位法定代表人授權委托書、銷售人 員身份證，以及省級藥品監(jiān)督管理部門核發(fā)的銷售人員從業(yè)資格證書。
值得說明的 是，授權委托書應加蓋供貨單位原印章，并有供貨單位法定代表人的印章或簽字，委托書中還應明確授權經營活動范圍或經營品種，明確委托有效期限。對不具備合 法資格的銷售人員應及時終止與其的業(yè)務往來。
偽造銷售人員資質銷售藥品案件時有發(fā)生，造假人員常常采用偽造合法銷售資質、擅自增加委托授權范圍、許可證超期“服役”、多頭代理等手段騙取他人信任， 非法銷售藥品，甚至銷售假劣藥品。 為防止上當受騙，藥品經營企業(yè)對供貨單位銷售人員的經營行為和合法身份進行審核非常必要。
（4） 藥品購銷合同在確定建立購銷關系時，雙方應簽訂藥品購銷合同。合同形式有多種，如標準書面合同、非標準的文書、傳真、電話記錄、電報、電信，甚至口頭約定。
如果合 同形式不是標準書面合同，則購銷雙方應提前簽訂明確質量責任的質量保證協(xié)議 書，并標明合同有效期。 對于建立長期購銷關系的企業(yè)雙方，也應簽訂明確質量責任的質量保證協(xié)議書，同時必須明確有效期。
質量條款的內容應視雙方關系不同而有所不同，這里介紹幾種合同模式。① 工商購銷合同。
藥品質量符合質量標準和有關質量要求；產品出廠時整件 包裝中應附產品合格證或藥品檢驗報告；藥品應有批準文號、產品批號及有效期；藥品包裝要符合承運部門及有關規(guī)定的要求；應由藥品生產企業(yè)提供藥品監(jiān)督管理 部門批準的產品批準文號復印件等。 ② 商商購銷合同。
藥品質量符合質量標準和有關質量要求；整件藥品需附產 品合格證；藥品包裝要符合承運部門貨物運輸規(guī)定；進口藥品要有符合規(guī)定的、加蓋了供貨單位質量管理機構原印章的《進口藥品注冊證》（或《醫(yī)藥產品注冊證》） 復印件、《進口藥品批件》復印件、《進口藥品檢驗報告書》復印件或注明“已抽 樣”并加蓋公章的《進口藥品通關單》復印件。 （5） 藥品購銷記錄《中華人民共和國藥品管理法》要求藥品經營企業(yè)購銷藥品必須建立真實完整的購銷記錄。
購銷記錄必須注明藥品的通用名稱、劑型、規(guī)格、批號、有效期、生 產廠商、購（銷）貨單位、購（銷）貨數(shù)量、購銷價格、購銷日期及國務院藥品監(jiān) 督部門規(guī)定的其他內容。 藥品購銷記錄是對企業(yè)業(yè)務行為合法性及規(guī)范性的有效監(jiān)控和追溯。
GSP要求藥品經營企業(yè)在購銷藥品時應有合法票據(jù)，按規(guī)定建立購銷記錄， 做到票、賬、貨相符。藥品購銷記錄分別由采購部門、銷售部門填制，保留到超過藥品有效期一年，但不得少于三年。
（6） 首營企業(yè)和首營品種首營企業(yè)是指購進藥品時與本企業(yè)首次發(fā)生供需關系的藥品生產企業(yè)或藥品經營企業(yè)。 首營品種是指本企業(yè)向某藥品生產企業(yè)首次購進的藥品，包括新產品、新 規(guī)格、新劑型、新包裝。
對首營企業(yè)和首營品種進行質量審核非常重要，通過質量 審核可以全面、準確地收集相關資料，了解首營企業(yè)的質量保證能力，掌握首營品種的質量信息，保證企業(yè)購進藥品行為合法，防止假劣藥品流入藥品流通渠道，進 而保證消費者的切身利益。 對首營企業(yè)的質量審核包括驗證、考察兩個環(huán)節(jié)。
驗證是要企業(yè)提供加蓋企業(yè)原印章的合法證照復印件。
6.招標采購的藥品采購是什么
藥品集中招標采購，主要指數(shù)家醫(yī)療機構聯(lián)合組織的藥品招標采購和共同委托招標代理機構組織的藥品招標采購。
城鎮(zhèn)職工基本醫(yī)療保險（或公費醫(yī)療）藥品目錄中的藥品、醫(yī)療機構臨床使用量比較大的藥品，原則上實行集中招標采購。 藥品集中招標采購，是藥品采購制度的一項重大改革，實行藥品采購招標，目的是為了規(guī)范醫(yī)療機構藥品購銷活動，引入市場競爭機制，提高藥品采購透明度，遏制藥品流通領域不正之風，減輕社會醫(yī)藥費用負擔，保證醫(yī)藥體制改革和醫(yī)療機構改革的順利實施。
為了推進我國的城鎮(zhèn)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革進程，國務院及相關部門制訂了一系列政策法規(guī)，如衛(wèi)生部、國家發(fā)展改革委等部委聯(lián)合發(fā)布的《醫(yī)療機構藥品集中招標采購試點工作若干規(guī)定》和《藥品招標代理機構資格認定及監(jiān)督管理辦法》、《關于進一步做好醫(yī)療機構藥品集中招標采購工作的通知》、《關于進一步規(guī)范醫(yī)療機構藥品集中招標采購的若干規(guī)定》、《醫(yī)療機構藥品集中招標采購工作規(guī)范（試行）》、《醫(yī)療機構藥品集中招標采購和集中議價文件范本（試行）》等，明確了藥品集中招標采購和集中議價采購的交易規(guī)則、業(yè)務流程和行為規(guī)范，以及藥品招標代理機構資格認定等。
7.藥品采購流程
第一步：確定購貨訂單說明書 在采購流程的初始階段，需要確定采購需求，公司也面臨著“制造或者購買”的選擇問題。
必須決定哪些產品或活動將由公司自己制造或者執(zhí)行，哪些產品或活動將被對外轉包。隨后要討論的就只是外包的問題。
這個過程從草擬所要購買的項目的說明書開始，而這些說明書可能在細節(jié)上有所不同。 一般而言，區(qū)別下列術語是可能的：功能規(guī)格說明—即產品必須滿足用戶需求的功能（在本章里，術語“用戶”被用于更加廣泛的意義上。
它可以是購買并實際使用產品的個人，也可以指做出關于采購的財務決策的人—預算是由他分配的）。這里有一個例子：在外購綠化服務時，買方可能會在其與園丁簽訂的合同中規(guī)定，使用特定教育背景的園丁和Qualcast牌低噪音高效割草機，每個星期修剪一次草坪。
然而，他也可以在合同中規(guī)定園丁必須使草坪保持不超過一英寸的高度，同時把工作時的噪音保持在若干分貝以下。差異是明顯的：在第一種情況下，園丁會每周都修剪草坪（冬天也是如此），因為這是與客戶協(xié)定的。
在第二種情況下，園丁只有在需要時才會修剪草坪。（這個例子對讀者來說可能價值不大，然而，它是以真實情況為基礎的?。?使用功能規(guī)格說明的優(yōu)點很明顯： .潛在的供應商被給予了提供其專長的最佳機會； .新技術及購買者所不熟悉的技術會被使用； .它創(chuàng)建了一個標準，所有的概念都將以它為對照進行評價； .詳盡的技術規(guī)范—這指的是產品的技術性能和特征，也包括由供應商完成的活動。
通常這些技術規(guī)范被詳細地繪制在技術圖紙上和用來監(jiān)控供應商的活動的行動計劃中。立約人以這種方式工作很容易導致規(guī)范說明過多，用戶對產品和供應商兩方面都加以要求則容易導致成本居高不下而功效不佳。
功能規(guī)格說明和技術規(guī)范都是一個更加廣泛的概念—購貨訂單說明書的一部分。 這份文件（通常是一系列文件）包括下列內容： .質且標準，描述產品如何交付（是否有質量證書）和產品要滿足什么技術規(guī)范和標準； .物流標準，說明所需要的數(shù)量和要求的交貨時間； .維修要求，描述產品如何由供應商進行維修和服務（和將來是否需要供應備件）； .法律和環(huán)境要求，決定了產品和生產流程兩方面都必須服從健康、安全和環(huán)境法規(guī)； .目標預算，說明了在何等的財務限制內，可能發(fā)現(xiàn)的由未來的供應商提出的解決方案。
在建筑工程和民用項目的采購中，購貨訂單說明書通常以工作范圍的形式記錄下來。用戶或預算持有人對指定購貨訂單需求負責，而購買者的任務則是確保說明書能夠制定客觀、不偏向任何供應商的條款。
一些制造業(yè)公司（包括施樂）規(guī)定了這種被稱為結束程序的責任。在說明書發(fā)給供應商之前，它必須得到關于購買產品和（或）向（潛在的）供應商購買的正式許可。
這一程序的目的在于防止在采購流程的執(zhí)行階段中產生誤解。通過這種方法，被稱為解決問題變更的開支就被削減了。
經驗表明這種準備會使得項目的總工期大大縮短。 項目進行過程中發(fā)生的技術改變的處理必須與改變訂單程序一致。
購買者的工作在于確保供應商的工作是按照發(fā)給他的最新規(guī)范進行的。最理想的是供應商確定每一個經核準的改變，最好是以書面形式—充分的結構管理可以防止許多間題！總的來說，在編制說明書階段，購買者實現(xiàn)的增值在于： .確定明確的功能、技術、物流和維修說明書； .防止使用供應商或某一品牌產品的規(guī)格說明—保持在供應商選擇的可能性上的開放性； .將被核準的規(guī)格的改變用明確的程序記錄在案； .確保一個明確的樣品檢查程序； .確定一個明確的方法使得買賣雙方能夠檢測產品質量； .（如果可能）確定一個總成本分析和（或）計算方法，用以在稍后階段評估報價單。
記得采納啊。
