文秘與技能pdf(文秘人員應(yīng)具備的基本技能)
1.文秘人員應(yīng)具備的基本技能
(1)文書(shū)處理與寫(xiě)作技能：具有較強(qiáng)的文書(shū)擬寫(xiě)能力以及較高的計(jì)算機(jī)文字錄入速度，熟悉文書(shū)處理、檔案管理等專(zhuān)業(yè)知識(shí)；能夠正確處理日常公務(wù)文書(shū)，掌握秘書(shū)工作中常用文書(shū)的寫(xiě)法，可以熟練地撰寫(xiě)各種常用應(yīng)用文體和商務(wù)函電。
(2)辦公室事務(wù)管理技能：能夠勝任辦公室程序性工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)、商務(wù)及日常事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施提供服務(wù)；熟悉各種現(xiàn)代化辦公設(shè)備的使用與管理，具備接待來(lái)訪(fǎng)、收集處理各種信息和管理文件檔案的能力。
(3)會(huì)議組織和服務(wù)技能：能夠進(jìn)行會(huì)議的策劃和籌備，會(huì)務(wù)工作的組織和安排，草擬各種會(huì)議文件，提供會(huì)議生活管理和服務(wù)等工作。
(4)商務(wù)活動(dòng)技能：了解商務(wù)活動(dòng)的基本內(nèi)容和方法，具有一定的商貿(mào)事務(wù)處理能力。掌握基本的法律法規(guī)和國(guó)家政策，熟悉涉外禮儀，能夠用英語(yǔ)進(jìn)行日常交流和處理常見(jiàn)的商務(wù)函電。
2.秘書(shū)應(yīng)具備哪些基本技能
秘書(shū)人員應(yīng)具備的素質(zhì) （一）、基本素質(zhì) 1、身體素質(zhì)：健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。
要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書(shū)工作的。
2、心理素質(zhì)：要時(shí)刻保持良好的心態(tài)，心理狀態(tài)要正常，不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。
一個(gè)有著心理障礙的人，一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿(mǎn)仇恨的人，一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書(shū)工作的。 3、思想素質(zhì)：這是更高的一項(xiàng)要求，作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員，在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作，應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神，此外，還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。
在現(xiàn)代社會(huì)里，人們的工作生活的節(jié)奏加快，社會(huì)的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發(fā)生，且不說(shuō)每天的國(guó)內(nèi)外形勢(shì)，就在我們身邊，就會(huì)經(jīng)常有一些新奇事、突發(fā)事，今天你的一個(gè)親戚玩股票掙了大錢(qián)；明天你的一個(gè)朋友倒房地產(chǎn)虧大發(fā)了；昨天，你的哥們當(dāng)了大官，前天，你的一個(gè)熟人因腐敗問(wèn)題露餡，進(jìn)去了…這些都會(huì)令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發(fā)財(cái)了，就想到，做人就得膽大；而一看到出問(wèn)題的，馬上又一轉(zhuǎn)念，做人還是謹(jǐn)慎為好！ （二）、業(yè)務(wù)素質(zhì) 1、理論知識(shí)：必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性，一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。另一方面也注意收集新的信息，關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。
2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)：要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)，盡量避免走彎路，要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。 3、辦事能力：秘書(shū)工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無(wú)論是辦案，辦會(huì)，還是處理日常事務(wù)，都要注意鍛煉自己的辦事能力，提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。
（詳見(jiàn)“四”） （三）、文化素質(zhì) 1、社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專(zhuān)業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求，而懂得一點(diǎn)文史哲，具備一定的文化素養(yǎng)，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對(duì)工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先后派了幾人均未能完成此任。
何故？只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養(yǎng)低，寫(xiě)詩(shī)做對(duì)皆不行。后皇帝派了 一個(gè)叫王爾烈的人又去江南辦理此事。
那些江南才子們以出對(duì)聯(lián)來(lái)試王的文化，上聯(lián)曰： 江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯(lián)對(duì)之： 塞北一天一地一圣人。 語(yǔ)出驚人，頓受青睞。
江南秀才們進(jìn)而問(wèn)到，先生的學(xué)問(wèn)究竟有多大？王隨口吟到：天下文章屬三江 三江文章屬吾鄉(xiāng) 吾鄉(xiāng)文章屬吾弟 吾為吾弟改文 章。由此，一句對(duì)聯(lián)，一首詩(shī)完成了招考工作。
2、自然科學(xué)：仲裁、調(diào)解案件五花八門(mén)，常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí)，如機(jī)械設(shè)備，建筑工程，醫(yī)藥化學(xué)等。一方面，我們平時(shí)要注意積累；另一方面，在辦理這方面的案子過(guò)程中，也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)。
3、外語(yǔ)：我們辦理的案件中，涉外案件占有很大的比例，經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人，對(duì)外交往中，無(wú)論是書(shū)面的，還是口頭的，都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。我們要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的，“兩條腿走路”的人才。
（四）此外，學(xué)會(huì)一些有益的技能，如電腦、開(kāi)車(chē)，琴棋書(shū)畫(huà)等，也是很有好處的。 俗話(huà)說(shuō)，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養(yǎng)，掌握了某種技能，總會(huì)有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會(huì)有你無(wú)地自容的那一刻。
但有一點(diǎn)要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個(gè)“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實(shí)自己的其它知識(shí)與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務(wù)正業(yè)”。 四、秘書(shū)人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù) 工作原則：在工作中應(yīng)遵循的規(guī)律并使之作為我們行為的準(zhǔn)則。
工作方法：為了達(dá)到工作目標(biāo)而采取的手段和途徑。比如過(guò)河： 你可以選擇游泳，劃船，架橋等，關(guān)鍵是要選擇切實(shí) 可行的方法。
工作藝術(shù)：通過(guò)運(yùn)用高超的、巧妙的、具有創(chuàng)造性的工作方法， 順利地完成工作任務(wù)，同時(shí)給人以美的感覺(jué)和享受。 作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書(shū)人員或管理人員，我們應(yīng)該學(xué)會(huì)：堅(jiān)持工作原則，運(yùn)用工作方法，講究工作藝術(shù)。
為此，我們要做到以下幾點(diǎn)： 1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系：包括與本部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)之間，同事之間；與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系；與當(dāng)事人的關(guān)系，與律師的關(guān)系；與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系等。 在協(xié)調(diào)與本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí)，要作到尊重領(lǐng)導(dǎo)，維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信，適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。
比如，有的領(lǐng)導(dǎo)邏輯性較強(qiáng)，凡是愛(ài)有個(gè)前因后果，對(duì)這樣的領(lǐng)導(dǎo)就要在談工作時(shí)要講事實(shí)，擺觀點(diǎn)，有分析有推理；而有的領(lǐng)導(dǎo)喜歡單刀直入、開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，對(duì)此就要言簡(jiǎn)意賅，直中問(wèn)題的要害；而有的領(lǐng)導(dǎo)幽默風(fēng)趣，你也不妨與他（她）開(kāi)開(kāi)玩笑。了解領(lǐng)導(dǎo)的工作風(fēng)格和特點(diǎn)，目的是為了更好地做好工作。
當(dāng)然，在尊重領(lǐng)導(dǎo)的前提下，要敢于提出自己的觀點(diǎn)，要有維護(hù)真理的精神。那種對(duì)領(lǐng)導(dǎo)一味迎合，無(wú)原則地服從，則是不足取的。
那樣，會(huì)使別人懷疑你的人格、人品，領(lǐng)導(dǎo)也不一定會(huì)欣賞這種人。 對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到，莊重大方，言。
3.文秘的基礎(chǔ)知識(shí)?
一、會(huì)議紀(jì)要的概念
會(huì)議紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要產(chǎn)生于會(huì)議后期或者會(huì)后，屬紀(jì)實(shí)性公文。會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議情況、會(huì)議記錄和各種會(huì)議材料，經(jīng)過(guò)綜合整理而形成的概括性強(qiáng)、凝煉度高的文件，具有情況通報(bào)、執(zhí)行依據(jù)等作用。任何類(lèi)型的會(huì)議都可印發(fā)紀(jì)要，尚待決議的或者有不同意見(jiàn)的，也可以寫(xiě)入紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要是一個(gè)具有廣泛實(shí)用價(jià)值的文種。
二、會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)
紀(jì)實(shí)性。會(huì)議紀(jì)要必須是會(huì)議宗旨、基本精神和所議定事項(xiàng)的概要紀(jì)實(shí)，不能隨意增減和更改內(nèi)容，任何不真實(shí)的材料都不得寫(xiě)進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。
概括性。會(huì)議紀(jì)要必須精其髓，概其要，以極為簡(jiǎn)潔精煉的文字高度概括會(huì)議的內(nèi)容和結(jié)論。既要反映與會(huì)者的一致意見(jiàn)，又可兼顧個(gè)別同志有價(jià)值的看法。有的會(huì)議紀(jì)要，還要有一定的分析說(shuō)理。
條理性。會(huì)議紀(jì)要要對(duì)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)分類(lèi)別、分層次予以歸納、概括，使之眉目清晰、條理清楚。
三、會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)
議決性會(huì)議紀(jì)要。是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層經(jīng)過(guò)集體討論所形成和議決性意見(jiàn)進(jìn)行闡述的紀(jì)要。它具有政策性、理論性、指導(dǎo)性等特點(diǎn)，行政約束力很強(qiáng)，具有明確的指示性。
學(xué)術(shù)性會(huì)議紀(jì)要。這類(lèi)紀(jì)要屬討論型的會(huì)議紀(jì)要，它既可以按發(fā)言人的先后順序紀(jì)要整理，也可按問(wèn)題類(lèi)別進(jìn)行整理。有的紀(jì)要還要注意表達(dá)清楚問(wèn)題分歧的焦點(diǎn)。學(xué)術(shù)性紀(jì)要不具有法定的行政權(quán)威和約束力。
四、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作格式
會(huì)議紀(jì)要通常由標(biāo)題、正文、主送、抄送單位構(gòu)成。
標(biāo)題 標(biāo)題有兩種情況，一是會(huì)議名稱(chēng)加紀(jì)要，如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。二是召開(kāi)會(huì)議的機(jī)關(guān)加內(nèi)容加紀(jì)要，如《省經(jīng)貿(mào)委關(guān)于企業(yè)扭虧會(huì)議紀(jì)要》。
正文 會(huì)議紀(jì)要正文一般由兩部分組成。
（一）會(huì)議概況。主要包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、名稱(chēng)、主持人，與會(huì)人員，基本議程。
（二）會(huì)議的精神和議定事項(xiàng)。常務(wù)會(huì)、辦公會(huì)、日常工作例會(huì)的紀(jì)要，一般包括會(huì)議內(nèi)容、議定事項(xiàng)，有的還可概述議定事項(xiàng)的意義。工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議和座談會(huì)的紀(jì)要，往往還要寫(xiě)出經(jīng)驗(yàn)、做法、今后工作的意見(jiàn)、措施和要求。
五、會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求和注意事項(xiàng)
（一）要正確地集中會(huì)議的意見(jiàn)。沒(méi)有取得一致意見(jiàn)的，一般不寫(xiě)入紀(jì)要。但對(duì)少數(shù)人意見(jiàn)中的合理部分，也要注意吸收。
（二）例會(huì)和辦公會(huì)議、常務(wù)會(huì)議的紀(jì)要，重點(diǎn)將會(huì)議所研究的問(wèn)題和決定事項(xiàng)逐條歸納，做到條理清楚，簡(jiǎn)明扼要。
（三）會(huì)議紀(jì)要用“會(huì)議”作主語(yǔ)，即“會(huì)議認(rèn)為”、“會(huì)議確定”、“會(huì)議指出”、“會(huì)議強(qiáng)調(diào)”、“會(huì)議聽(tīng)取了”、“會(huì)議討論了”等。
（四）會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)成后，可由會(huì)議主辦單位直接印發(fā)，也可由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)。有的會(huì)議紀(jì)要還可由會(huì)議主辦單位加按語(yǔ)印發(fā)。
會(huì)議紀(jì)要與訣議的區(qū)別
會(huì)議紀(jì)要與訣議雖然都是會(huì)議的產(chǎn)物，兩者之間的區(qū)別有三：
1、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容可輕可重，討論事項(xiàng)可大可?。辉E議內(nèi)容一定是單位或部門(mén)原則性的重大問(wèn)題。
2、會(huì)議紀(jì)要可以反映會(huì)議上不同觀點(diǎn)或幾種同時(shí)存在的不同意見(jiàn)；訣議則只能反映多數(shù)人通過(guò)的統(tǒng)一觀點(diǎn)或意見(jiàn)。一份會(huì)議紀(jì)要可以同時(shí)寫(xiě)出不同方面互不關(guān)聯(lián)的幾項(xiàng)決定；而一份訣議只能寫(xiě)某一方面、某一問(wèn)題的訣議。
3、形成過(guò)程不同。會(huì)議紀(jì)要是將會(huì)議內(nèi)容、形成經(jīng)過(guò)整理、撮其要點(diǎn)，記其重點(diǎn)并條理化，作為與會(huì)者共同遵守、執(zhí)行的依據(jù)；而訣議則是經(jīng)過(guò)一致通過(guò)的程序。
會(huì)議紀(jì)要按照的性質(zhì)和內(nèi)容，可以分為工作會(huì)議紀(jì)要、代表會(huì)議紀(jì)要、座談會(huì)議紀(jì)要、聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要、辦公會(huì)議紀(jì)要、匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)鑒定會(huì)議紀(jì)要、科研學(xué)術(shù)會(huì)議紀(jì)要、現(xiàn)場(chǎng)會(huì)會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談會(huì)議紀(jì)要等10種類(lèi)型。
會(huì)議紀(jì)要的概念、特點(diǎn)、種類(lèi)以及書(shū)寫(xiě)格式和注意事項(xiàng)一文由
4.秘書(shū)基本常識(shí)：秘書(shū)該掌握哪些職業(yè)技能
這個(gè)變化表明了秘書(shū)開(kāi)始被歸入行政管理工作范疇，秘書(shū)的工作職能將涉及項(xiàng)目管理、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用、組織會(huì)議和出差、外部網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)的通信、文件信息整理、辦公室管理等方面。
這種變化使得市場(chǎng)對(duì)秘書(shū)人才職業(yè)技能的需要也開(kāi)始發(fā)生轉(zhuǎn)變。Shirley介紹說(shuō)，在21世紀(jì)，秘書(shū)需要有以下五方面的能力：一、多元化才能。秘書(shū)應(yīng)用懂得兩國(guó)甚至三國(guó)以上的語(yǔ)言，具有一定的語(yǔ)言處理能力和計(jì)算機(jī)技能。二、組織能力。秘書(shū)應(yīng)當(dāng)是一個(gè)組織者，她要為各種會(huì)議和活動(dòng)作計(jì)劃，并落實(shí)安排。同時(shí)，她還需要應(yīng)付一大堆的工作日記、計(jì)劃表、文件和電子檔案。三、溝通能力。秘書(shū)需要和老板、同事以及客戶(hù)打交道，她要善于協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部的關(guān)系。四、獲取新知識(shí)的能力。秘書(shū)必須通過(guò)繼續(xù)深造來(lái)不斷增長(zhǎng)知識(shí)和提高技能，特別是在辦公技術(shù)方面，她需要跟上計(jì)算機(jī)應(yīng)用的發(fā)展步伐。五、團(tuán)隊(duì)合作能力。秘書(shū)要參加到許多實(shí)際項(xiàng)目中去，她需要收集信息，需要督促團(tuán)隊(duì)努力工作。因此團(tuán)隊(duì)合作能力也是秘書(shū)工作的一個(gè)關(guān)鍵部分。
對(duì)中國(guó)想從事秘書(shū)的年輕人，Shirley提出建議：“要成為一名好秘書(shū)，最關(guān)鍵的是對(duì)這份工作真正感興趣，并以此為動(dòng)力抓住每個(gè)機(jī)會(huì)，不斷學(xué)習(xí)，提高自我，以適應(yīng)不斷發(fā)展著的市場(chǎng)的需求。” 據(jù)了解，最近英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局（LCCIEB）為有志于從事秘書(shū)工作的中國(guó)年輕人開(kāi)設(shè)了專(zhuān)門(mén)的秘書(shū)職業(yè)資格證書(shū)考試，有行政管理、簿記學(xué)、文字處理等各種級(jí)別的考試。對(duì)于想成為新一代秘書(shū)者，不妨通過(guò)參加國(guó)際性的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，來(lái)提高自己的競(jìng)爭(zhēng)力。
5.秘書(shū)所需知識(shí)技能
還是要看你做哪方面的秘書(shū)工作吧，不過(guò)一般的秘書(shū)還是要有以下幾方面的要求的：
第一，要掌握基本的辦公軟件WORD.EXCEL等；
第二，能熟練操作辦公設(shè)備，包括：打印機(jī)，傳真機(jī)，掃描儀等；
第三，就是要有相關(guān)的秘書(shū)理論知識(shí)做基礎(chǔ).
秘書(shū)工作是一種對(duì)人要求非常全面的工作，不僅要求秘書(shū)要有外在的氣質(zhì)和素質(zhì)還要懂得各個(gè)方面的知識(shí)，包括：與領(lǐng)導(dǎo)和各部門(mén)的關(guān)系，有的要涉及接待工作和主持會(huì)議的準(zhǔn)備工作，同時(shí)還要求秘書(shū)有一定的應(yīng)變能力和良好的口才.秘書(shū)的公關(guān)和禮儀方面也要有一定的了解.當(dāng)然有些還是需要在工作中不斷的總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，慢慢積累.不用太著急.不一定能幫到你，希望你能如愿吧.
