出口跟單(外貿(mào)跟單員的基本常識(shí))
1.外貿(mào)跟單員的基本常識(shí)
一、跟單員職責(zé)1、跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。
2、同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。3、接收客戶的投訴信息，并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門。
4、掌握、了解市場(chǎng)信息，開發(fā)新的客源。5、做好售后服務(wù)。
二、跟單員在收到訂單后要做的工作首先談接單的方法1、客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應(yīng)注意將它們轉(zhuǎn)成書面訂單。下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。
舉例如：顏色、數(shù)量等。2、訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設(shè)備也不一樣。
首先，要看我們目前的水平能否達(dá)到客戶的要求，這是關(guān)鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3、開生產(chǎn)單、流程卡每張單開時(shí)，一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4、生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。5、小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。
一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。6、修改定單一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當(dāng)客戶提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料（生產(chǎn)單、流程卡）。7、大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要安排出貨。
三、售后服務(wù)客戶投訴或是退貨時(shí)：對(duì)客戶的投訴，我們要了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問(wèn)題。
若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時(shí)只能按客戶的要求來(lái)處理。
最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。四、如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內(nèi)的各部門溝通：面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。
多同各生產(chǎn)部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。同客戶的溝通：這只能代表我本人的體會(huì)，先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時(shí)間里，給他最好的貨，面價(jià)錢也希望是最低的。
如果你能體會(huì)到這點(diǎn)的話，同客戶的溝通也就不難了。同時(shí)，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。
其實(shí)，只要我們能對(duì)客戶真誠(chéng)地付出，他們也會(huì)在有些問(wèn)題上理解你的，不會(huì)令你難做的。我們能盡可能的替對(duì)方多想一點(diǎn)，當(dāng)客戶有錢賺時(shí)，結(jié)果就會(huì)是：客戶賺錢、老板有錢賺，你自己也能有升職加薪的機(jī)會(huì)。
我們何樂(lè)而不為了？ 外貿(mào)跟單員的工作幾乎涉及的企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)，從銷售，生產(chǎn)，物料，財(cái)務(wù)，人事到總務(wù)都會(huì)有跟單員的身影出現(xiàn)。特點(diǎn)是：復(fù)雜的，全方位的。
1、責(zé)任大。外貿(mào)跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。
做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。2、溝通，協(xié)調(diào)：外貿(mào)跟單員工作涉及各部門。
跟單員與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。
溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。3、做好客戶的參謀：外貿(mào)跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。
同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見，以利于客戶的訂貨。4、工作節(jié)奏多變，快速：面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，外貿(mào)跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。
另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。
這就要求外貿(mào)跟單員的工作效率是快速的。5、工作是綜合性的：外貿(mào)跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。
對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。
所以跟單員必須熟悉進(jìn)出口貿(mào)易的實(shí)務(wù)和工廠的生產(chǎn)運(yùn)作流程。 外貿(mào)跟單員考試為每年一次，全國(guó)統(tǒng)一命題、統(tǒng)一考試、統(tǒng)一閱卷.6月網(wǎng)上報(bào)名，9月考點(diǎn)確認(rèn)，11月考試。
2013年跟單員考試時(shí)間已經(jīng)公布：2013年全國(guó)外貿(mào)跟單員考試時(shí)間：11月17日外貿(mào)跟單基礎(chǔ)理論 上午9:00-11:00外貿(mào)跟單操作實(shí)務(wù) 下午2:00-4:30 符合下列條件的人員，可以報(bào)名參加跟單員全國(guó)統(tǒng)一考試.1、中專、職高以上或同等學(xué)歷應(yīng)、歷屆學(xué)生；2、從事相關(guān)工作一年以上者。報(bào)名方式：第一階段：網(wǎng)上報(bào)名（考試前3個(gè)月開放預(yù)報(bào)名，預(yù)報(bào)名時(shí)間為1個(gè)月）1、進(jìn)入報(bào)名網(wǎng)站2、注冊(cè)登記（閱讀報(bào)名協(xié)議及設(shè)置用戶名、密碼、找回密碼使用問(wèn)題及答案）3、登錄4、選擇考點(diǎn)（考生所在地）5、填寫報(bào)名信息6、預(yù)覽報(bào)名表及準(zhǔn)考證I7、確認(rèn)打印報(bào)名表及準(zhǔn)考證I8、網(wǎng)上報(bào)名完成注：如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，在網(wǎng)上報(bào)名截止日前，可登錄網(wǎng)站進(jìn)行修改及打印。
第二階段：考生資格確認(rèn)1、考生持有效證件（同報(bào)名表上填寫的證件原件和證件復(fù)印件，如身份證和身。
2.外貿(mào)跟單員應(yīng)該具備哪些知識(shí)
外貿(mào)跟單員的基本常識(shí)
一.跟單員職責(zé)：
1.跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。
2.同新、舊客戶保持聯(lián)系增加溝通，了解客戶所需。
3.接收客戶的投訴信息，并將相關(guān)的信息傳遞到公司的相關(guān)部門。
4.掌握、了解市場(chǎng)信息，開發(fā)新的客源。
5.做好售后服務(wù)。
二.跟單員在收到訂單后要做的工作：
首先談接單的方法
1.客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等多種多樣，每張訂單的下法不同，我們跟單員都應(yīng)注意將它們轉(zhuǎn)成書面訂單。下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。舉例如：顏色、數(shù)量等。
2.訂單的審查每張訂單都是不同的花型、不同面料、不同工藝，甚至設(shè)備也不一樣。首先，要看我們目前的水平能否達(dá)到客戶的要求，這是關(guān)鍵。要分清此單是加工單還是OP單。
3.開生產(chǎn)單、流程卡每張單開時(shí)，一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。
4.生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，找到解決的辦法。
5.小樣打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。
6.修改定單
一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)。
當(dāng)客戶提出取消定單時(shí)，跟單員一定要收回舊的資料（生產(chǎn)單、流程卡）。
7.大貨生產(chǎn)出來(lái)后，還要按排出貨。
三.售后服務(wù)客戶投訴或是退貨時(shí)：
對(duì)客戶的投訴，我們要了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問(wèn)題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行返修好后再出貨。很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。
還有采用相互讓步的折扣法。有時(shí)只能按客戶的要求來(lái)處理。最重要的是如何想法讓公司同客房達(dá)到雙贏。
四.如何溝通好使跟單工作做得更好同本廠內(nèi)的各部門溝通：
面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。
多同各生產(chǎn)部門溝通，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求
3.外貿(mào)跟單流程知識(shí)
一.接單：接單也即合同的簽定，訂單的取得。
合同的書面形式并不限于某種特定的格式。任何載明雙方當(dāng)事人名稱，標(biāo)的物的質(zhì)量，數(shù)量，價(jià)格，交貨和支付等交易條件的書面文件，包括買賣雙方為達(dá)成交易而交換的信件，電報(bào)或電傳，都足以構(gòu)成書面合同。
1.下單方式：客戶下單的方式有：通過(guò)電話，F(xiàn)ax, Email或書面合同等方式。2.接單的途徑：交易會(huì)，出訪，出國(guó)參展，邀請(qǐng)客戶來(lái)訪，利用我們的網(wǎng)站，等等。
3.接單的形式：在出口貿(mào)易中，跟單員接的單沒有特定的限制，最常見的是：（1） 合同：（CONTRACT）合同有銷貨合同（SALES CONTRACT）和購(gòu)貨合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由賣方草擬，后者由買方草擬。
（2） 確認(rèn)書；（CONFIRMATION）它比合同要簡(jiǎn)化些。對(duì)異議，仲裁，不可抗力等條款都不列入。
它也有銷貨確認(rèn)書（SALES CONFIRMATION）和購(gòu)貨確認(rèn)書（PURCHASE CONFIRMATION）。這種格式的合同一般適用于成交金額不大，批次較多的輕工商品，日用品，土特產(chǎn)等。
而合同用的比較正規(guī)。機(jī)器設(shè)備，大棕貿(mào)易的進(jìn)出口。
還有協(xié)議書，意向書，訂單和委托訂單等。要提的是，客戶從國(guó)外直接發(fā)來(lái)的訂單或委托訂單，我們收到后要回復(fù)，不能置之不理，否則算默認(rèn)。
4.接單的程序： 接單的程序可分為詢盤，發(fā)盤，還盤和接受四個(gè)環(huán)節(jié)。（1） 詢盤：（INQUIRY）又叫詢價(jià)。
（2）發(fā)盤：（OFFER）又叫發(fā)價(jià)。是買方或賣方向?qū)Ψ教岢龈黜?xiàng)交易條件，并愿意按照這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。
在實(shí)際業(yè)務(wù)中，發(fā)盤通常是一方在收到對(duì)方的詢盤后作出的。（3） 還盤：（COUNTER-OFFER）又叫還價(jià)。
（4）接受（ACCEPTANCE）買方或賣方同意對(duì)方在發(fā)盤中提出的各項(xiàng)交易條件，并愿意按這些條件達(dá)成交易，訂立合同的一種確定的表示。二.審單：即審核合同1.審單內(nèi)容： 確認(rèn)產(chǎn)品名稱，規(guī)格，質(zhì)量，數(shù)量，單價(jià)，價(jià)格條款，總額，付款方式，包裝要求，交貨期，交貨方式。
2.審單方法：（1）產(chǎn)品名稱，規(guī)格： 審查時(shí)產(chǎn)品代碼是不是自身的產(chǎn)品？與我們的產(chǎn)品資料能否對(duì)上號(hào)？有很多公司和企業(yè)產(chǎn)品名稱的代碼同時(shí)也代表了規(guī)格。（2）質(zhì)量：也稱品質(zhì)。
是貨物的外觀形態(tài)和內(nèi)在質(zhì)量的綜合。在國(guó)際貨物買賣中，貨物的品質(zhì)不僅是主要交易條件，也是我們跟單員進(jìn)行審單的首要條件。
（3） 數(shù)量： 應(yīng)審查貨物的數(shù)量是否可以及時(shí)備妥，其計(jì)量單位，重量以及約數(shù)有何規(guī)定。約數(shù)：如合同數(shù)量前加“約”，可使交貨數(shù)量有適當(dāng)?shù)臋C(jī)動(dòng)。
國(guó)際上對(duì)約字的含義解釋不一。有的認(rèn)為是2。
5%，有的認(rèn)為是5%。按《跟單信用證統(tǒng)一慣例》，信用證上如規(guī)定約字，應(yīng)允許有不超過(guò)10%的增減幅度。
（4）單價(jià)，總額的審查：1、客戶下單有的會(huì)將單價(jià)標(biāo)出，我們要對(duì)照我們的報(bào)價(jià)表審查是否對(duì)？總額有沒有加錯(cuò)？ 新客戶下單，要查看我們給他的報(bào)價(jià)。2、通常我們以美元為結(jié)算貨幣，但也有以其它幣種的。
要注意的是要用在國(guó)際上流通的硬貨幣。（英鎊，港幣，歐元） （5）價(jià)格條款的審查： 出口貨物的單價(jià)條款，也稱價(jià)格術(shù)語(yǔ)，常用的有：FOB 船上交貨價(jià)（指裝運(yùn)港的價(jià)格條件）， C&F (Freight or Carriage Paid to…..)運(yùn)費(fèi)付至指定目地的交貨， CIF 成本+保險(xiǎn)費(fèi)+運(yùn)費(fèi)（指目的港）價(jià)格。
常用的FOB CFR CIF幾種價(jià)格的換算及公式介紹如下：（1） FOB價(jià)格換算為其它價(jià)：CFR價(jià) = FOB價(jià) + 運(yùn)費(fèi) FOB價(jià) +運(yùn)費(fèi) CIF價(jià) = --------------------------------1 - 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成 （2） CFR價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CFR價(jià) – 運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) CIF價(jià) = ---------------------------------1 – 保險(xiǎn)費(fèi)率 X 投保加成 （3） CIF價(jià)格換算為其它價(jià)：FOB價(jià) = CIF價(jià) X (1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) - 運(yùn)費(fèi) CFR價(jià) = CIF價(jià) X ( 1 – 投保加成 X 保險(xiǎn)費(fèi)率) （6）付款方式審查：1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。2. 支付的貨幣能否接受？（7）包裝要求的審查：1. 工廠的產(chǎn)品本身有自已的包裝，展示給客戶能否接受？2. 客戶提供的包裝（彩印，尺寸）我們能否做？3. 客戶提供的包裝資料是否齊全？（內(nèi)包裝，外包裝，標(biāo)簽，說(shuō)明書） 內(nèi)包裝：普合，白合，彩合，吸塑 外包裝：紙箱，木箱，桶裝，編織袋。
最主要是嘜頭印刷。（8）交貨期的審查：跟單員應(yīng)審查交貨期是否合理，公司是否能及時(shí)籌備到貨物，并裝船送達(dá)。
交貨期一般應(yīng)規(guī)定一個(gè)期限，而不是某個(gè)具體日期。期限有長(zhǎng)有短。
可以是2周，3周，或一個(gè)月，二個(gè)月，一個(gè)季度或更長(zhǎng)。（9）交貨方式的審查： 運(yùn)輸主要有海運(yùn)，陸運(yùn)，空運(yùn)，郵寄等等。
注：如運(yùn)費(fèi)由客戶支付，客戶決定交貨方式。如我們付費(fèi)，盡量用海運(yùn)。
如報(bào)的價(jià)是連同海運(yùn)價(jià)，而客戶要求空運(yùn)（趕銷售），我們可要求客戶承擔(dān)多出部分的費(fèi)用。關(guān)于樣品： 要獲取訂單，備好樣品是很重要的一步。
1. 寄目錄，樣本：2. 準(zhǔn)備樣品。（1） 工廠現(xiàn)有的款式 （2） 新款 （3） 客戶來(lái)樣。
要領(lǐng)：無(wú)論老品，新品，還是客戶來(lái)樣，樣品都要寄給客人進(jìn)行確認(rèn)。特別是新品可能要反復(fù)修改幾次。
跟單員一定要保存好最終的確認(rèn)樣品，以免客人在下單時(shí)找不到確認(rèn)樣。在國(guó)際貿(mào)易中，憑樣品成交的比重很大。
作為 跟單員，我們要做到：A： 有完整的產(chǎn)品資料，主動(dòng)進(jìn)行。
4.外貿(mào)跟單需要掌握哪幾方面知識(shí)
1.英語(yǔ)閱讀和電子商務(wù)函電-用于制作外貿(mào)單據(jù)和客戶郵件往來(lái)
2.國(guó)際貿(mào)易基礎(chǔ)知識(shí)-熟悉外貿(mào)進(jìn)出口流程
3.外貿(mào)單證的制作-熟悉運(yùn)用EXCEL制作各種單證
4.基本的包裝知識(shí)
5.船務(wù)知識(shí)-租船訂艙
推薦：1 買一本商務(wù)電子郵件寫作大全
2買一本大?；窘坛?，隨便哪個(gè)都行，所有課本大同小異
3買一本外貿(mào)單證制作，或者讓人教你最基本的制單，制作多了自己就會(huì)了，基本都有模板
4網(wǎng)上搜搜相關(guān)知識(shí)即可
5.我這有很多外貿(mào)跟單 外貿(mào)業(yè)務(wù) 船務(wù)流程
所有的知識(shí)其實(shí)都是在工作中接觸，而且每個(gè)公司都會(huì)不一樣的，側(cè)重點(diǎn)也不一樣。
有的是全部要弄，有的只做其中一部分，略知皮毛
5.外貿(mào)跟單需要掌握哪幾方面知識(shí)
1.英語(yǔ)閱讀和電子商務(wù)函電-用于制作外貿(mào)單據(jù)和客戶郵件往來(lái)2.國(guó)際貿(mào)易基礎(chǔ)知識(shí)-熟悉外貿(mào)進(jìn)出口流程3.外貿(mào)單證的制作-熟悉運(yùn)用EXCEL制作各種單證4.基本的包裝知識(shí)5.船務(wù)知識(shí)-租船訂艙推薦：1 買一本商務(wù)電子郵件寫作大全 2買一本大?；窘坛蹋S便哪個(gè)都行，所有課本大同小異 3買一本外貿(mào)單證制作，或者讓人教你最基本的制單，制作多了自己就會(huì)了，基本都有模板 4網(wǎng)上搜搜相關(guān)知識(shí)即可 5.我這有很多外貿(mào)跟單 外貿(mào)業(yè)務(wù) 船務(wù)流程所有的知識(shí)其實(shí)都是在工作中接觸，而且每個(gè)公司都會(huì)不一樣的，側(cè)重點(diǎn)也不一樣。
有的是全部要弄，有的只做其中一部分，略知皮毛。
