內(nèi)部控制要素
內(nèi)部控制的內(nèi)容,歸恨結(jié)底是由基本要素組成的。這些要素及其構(gòu)成方式,決定著內(nèi)部控制的內(nèi)容與形式。
1.控制環(huán)境
控制環(huán)境提供企業(yè)紀(jì)律與架構(gòu),塑造企業(yè)文化,并影響企業(yè)員工的控制意識(shí),是所有其它內(nèi)部控制組成要素的基礎(chǔ)。控制環(huán)境的因素具體包括:誠(chéng)信的原則和道德價(jià)值觀(guān)、評(píng)定員工的能力、董事會(huì)和審計(jì)委員會(huì)、管理哲學(xué)和經(jīng)營(yíng)風(fēng)格、組織結(jié)構(gòu)、責(zé)任的分配與授權(quán)、人力資源政策及實(shí)務(wù)。
2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估
每個(gè)企業(yè)都面臨來(lái)自?xún)?nèi)部和外部的不同風(fēng)險(xiǎn),這些風(fēng)險(xiǎn)都必須加以評(píng)估。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的先決條件,是制定目標(biāo)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估就是分析和辨認(rèn)實(shí)現(xiàn)所定目標(biāo)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。具體包括:目標(biāo)、風(fēng)險(xiǎn)、環(huán)境變化后的管理等等。
3.控制活動(dòng)
企業(yè)管理階層辯識(shí)風(fēng)險(xiǎn),繼之應(yīng)針對(duì)這種風(fēng)險(xiǎn)發(fā)出必要的指令。控制活動(dòng),是確保管理階層的指令得以執(zhí)行的政策及程序,如核準(zhǔn)、授權(quán)、驗(yàn)證、調(diào)節(jié)、復(fù)核營(yíng)業(yè)績(jī)效、保障資產(chǎn)安全及職務(wù)分工等。控制活動(dòng)在企業(yè)內(nèi)的各個(gè)階層和職能之間都會(huì)出現(xiàn),這主要包括:高層經(jīng)理人員對(duì)企業(yè)績(jī)效進(jìn)行分析、直接部門(mén)管理、對(duì)信息處理的控制、實(shí)體控制、績(jī)效指標(biāo)的比較、分工。
4.信息與溝通
企業(yè)在其經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,需按某種形式辨識(shí)、取得確切的信息,并進(jìn)行溝通,以使員工能夠履行其責(zé)任。信息系統(tǒng)不僅處理企業(yè)內(nèi)部所產(chǎn)生的信息,同時(shí)也處理與外部的事項(xiàng)、活動(dòng)及環(huán)境等有關(guān)的信息。企業(yè)所有員工必須從最高管理階層清楚地獲取承擔(dān)控制責(zé)任的信息,而且必須有向上級(jí)部門(mén)溝通重要信息的方法,并對(duì)外界顧客、供應(yīng)商、政府主管機(jī)關(guān)和股東等做有效的溝通。主要包括:信息系統(tǒng)、溝通
5.監(jiān)控
內(nèi)部控制系統(tǒng)需要被監(jiān)控。監(jiān)控是由適當(dāng)?shù)娜藛T,在適當(dāng)及時(shí)的基礎(chǔ)下,評(píng)估控制的設(shè)計(jì)和運(yùn)作情況的過(guò)程。監(jiān)控活動(dòng)由持續(xù)監(jiān)控、個(gè)別評(píng)估所組成,其可確保企業(yè)內(nèi)部控制能持續(xù)有效的運(yùn)作。具體包括:持續(xù)的監(jiān)控活動(dòng)、個(gè)別評(píng)估、報(bào)告缺陷.
對(duì)內(nèi)部控制制度的檢查,一般有查閱法、詢(xún)問(wèn)法、測(cè)試法等方法。
查閱法是以對(duì)企業(yè)管理制度進(jìn)行審閱來(lái)判定企業(yè)內(nèi)部控制制度完備程度,分析企業(yè)管理的薄弱環(huán)節(jié),確定檢查范圍和重點(diǎn)的一種檢查方法。任何一個(gè)企業(yè)總有一套管理的制度。這些管理制度中有關(guān)財(cái)產(chǎn)、物資、財(cái)力、資金等等收付交接管理方面的規(guī)章制度,常常體現(xiàn)著內(nèi)部控制制度的原則。例如,要檢查企業(yè)材料收發(fā)面的內(nèi)部控制制度,可以先查閱企業(yè)材料管理制度。
詢(xún)問(wèn)法是通過(guò)廣泛的調(diào)查了解,判定企業(yè)內(nèi)部控制制度是否完備的一種檢查方法。詢(xún)問(wèn)法具體實(shí)施包括編制詢(xún)問(wèn)提綱、提出問(wèn)題、記錄答案等環(huán)節(jié)。
測(cè)試法是指深入實(shí)地進(jìn)行觀(guān)察核實(shí),看內(nèi)部控制制度在實(shí)際操作時(shí)執(zhí)行如何,通過(guò)憑證審核和實(shí)地觀(guān)察核實(shí)兩種途徑。
從內(nèi)部控制評(píng)價(jià)本身以及目前的發(fā)展情況來(lái)看,主要存在詳細(xì)評(píng)價(jià)法和風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)評(píng)價(jià)法兩種方法。
一、詳細(xì)評(píng)價(jià)法 在《企業(yè)內(nèi)部控制——整合框架》中,COSO指出,確定某一內(nèi)部控制系統(tǒng)是否有效是一種在評(píng)估五個(gè)要素是否存在以及是否有效發(fā)揮作用基礎(chǔ)上的主觀(guān)判斷,這些要素也是有效內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)。COSO還指出,認(rèn)定一個(gè)主體的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是否“有效”,是在對(duì)八個(gè)構(gòu)成要素是否存在和有效運(yùn)行進(jìn)行評(píng)估的基礎(chǔ)之上所作的判斷,構(gòu)成要素也是判定企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理有效性的標(biāo)準(zhǔn)。
在美國(guó)證券交易委員會(huì)2003年6月通過(guò)的實(shí)施SOX法案404節(jié)的規(guī)則(SEC,2003)以及后來(lái)發(fā)布的管理層評(píng)價(jià)指南中,都強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的程序必須足以既能評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制的設(shè)計(jì),又能測(cè)試運(yùn)行的有效性。因此,遵循這個(gè)思路,很多企業(yè)和事務(wù)所都曾經(jīng)采用過(guò)詳細(xì)評(píng)價(jià)法。
這種方法的基本思路是:以?xún)?nèi)部控制框架或標(biāo)準(zhǔn)為參照物,根據(jù)內(nèi)部控制框架的構(gòu)成要素是否存在評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)有效性,測(cè)試內(nèi)部控制的運(yùn)行有效性,最后綜合設(shè)計(jì)和運(yùn)行的評(píng)價(jià)對(duì)內(nèi)部控制的有效性做出總體評(píng)價(jià),評(píng)估內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),判斷是否存在重大漏洞(material weaknesses,MW),確定內(nèi)部控制是否有效。二、風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)評(píng)價(jià)法 企業(yè)內(nèi)部控制的另一種思路和方法不是從控制到風(fēng)險(xiǎn),而是從風(fēng)險(xiǎn)到控制,即從內(nèi)部控制相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)到內(nèi)部控制。
首先,要評(píng)估相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn);其次,識(shí)別和確定企業(yè)充分應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制是否存在,即評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的有效性;第三,識(shí)別和確定內(nèi)部控制運(yùn)行有效性的證據(jù),評(píng)價(jià)現(xiàn)有的控制是否得到了有效的運(yùn)行;最后,對(duì)控制缺陷進(jìn)行評(píng)估,判定是否構(gòu)成實(shí)質(zhì)性漏洞,確定內(nèi)部控制是否有效。對(duì)于不同的目標(biāo)來(lái)說(shuō),目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的含義、內(nèi)部控制重大漏洞的含義是不相同的,在評(píng)價(jià)每一類(lèi)目標(biāo)時(shí)都需要做具體設(shè)定。
《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》第十五條規(guī)定,內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作組對(duì)被評(píng)價(jià)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試時(shí),可以單獨(dú)或者綜合運(yùn)用個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)、調(diào)查問(wèn)卷、專(zhuān)題討論、穿行測(cè)試、實(shí)地查驗(yàn)、抽樣和比較分析等方法,充分收集被評(píng)價(jià)單位內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否有效的證據(jù),按照評(píng)價(jià)的具體內(nèi)容,如實(shí)填寫(xiě)評(píng)價(jià)工作底稿,研究分析內(nèi)部控制缺陷。1.個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)法 個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)法主要用于了解公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀,在企業(yè)層面評(píng)價(jià)及業(yè)務(wù)層面評(píng)價(jià)的了解階段經(jīng)常使用。
訪(fǎng)問(wèn)前應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)需求形成訪(fǎng)談提綱,撰寫(xiě)訪(fǎng)問(wèn)紀(jì)要,記錄訪(fǎng)問(wèn)的內(nèi)容。為了保證訪(fǎng)談結(jié)果的真實(shí)性,應(yīng)盡量訪(fǎng)談不同崗位的人員以獲得更可靠的證據(jù)。
如分別訪(fǎng)問(wèn)人力資源部主管和基層員工,公司是否建立了員工培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制,培訓(xùn)是否能滿(mǎn)足員工和業(yè)務(wù)崗位需要?2.調(diào)查問(wèn)卷法 調(diào)查問(wèn)卷法主要用于企業(yè)層面評(píng)價(jià)。調(diào)查問(wèn)卷應(yīng)盡量擴(kuò)大對(duì)象范圍,包括企業(yè)各個(gè)層級(jí)員工,應(yīng)注意事先保密性,題目盡量簡(jiǎn)單易答(如答案只需為“是”、“否”、“有”、“沒(méi)有”等等)。
比如你對(duì)企業(yè)的核心價(jià)值觀(guān)是否認(rèn)同?你對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展是否有信心?3.穿行測(cè)試法 穿行測(cè)試法是指在內(nèi)部控制流程中任意選取一筆交易作為樣本,追蹤該交易從最初起源直到最終在財(cái)務(wù)報(bào)表或其他經(jīng)營(yíng)管理報(bào)告中反映出來(lái)的過(guò)程,即該流程從起點(diǎn)到終點(diǎn)的全過(guò)程,以此了解控制措施設(shè)計(jì)的有效性,并識(shí)別出關(guān)鍵控制點(diǎn)。如針對(duì)銷(xiāo)售交易,選取一批訂單,追蹤從訂單處理一-核準(zhǔn)信用狀況及賒銷(xiāo)條款一-填寫(xiě)訂單并準(zhǔn)備發(fā)貨一-編制貨運(yùn)單據(jù)一-訂單運(yùn)送/遞送追蹤至客戶(hù)或由客戶(hù)提貨-一開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票一-復(fù)核發(fā)票的準(zhǔn)確性并郵寄/送至客戶(hù)一-生成銷(xiāo)售明細(xì)賬一-匯總銷(xiāo)售明細(xì)賬,并過(guò)賬至總賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬等交易的整個(gè)流程,考慮之前對(duì)相關(guān)控制的了解是否正確和完整,并確定相關(guān)控制是否得到執(zhí)行。
4.抽樣法 抽樣法分為隨機(jī)抽樣和其他抽樣。隨機(jī)抽樣是指按隨機(jī)原則從樣本庫(kù)中抽取一定數(shù)量的樣本;其他抽樣是指人工任意選取或按某一特定標(biāo)準(zhǔn)從樣本庫(kù)中抽取一定數(shù)量的樣本。
使用抽樣法時(shí)首先要確定樣本庫(kù)的完整性,即樣本庫(kù)應(yīng)包含符合控制測(cè)試的所有樣本;其次要確定所抽取樣本的充分性,即樣本的數(shù)量應(yīng)當(dāng)能檢驗(yàn)所測(cè)試的控制點(diǎn)的有效性;最后要確定所抽取樣本的適當(dāng)性,即獲取的證據(jù)應(yīng)當(dāng)與所測(cè)試控制點(diǎn)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行相關(guān),并能可靠地反映控制的實(shí)際運(yùn)行情況。5.實(shí)地查驗(yàn)法 實(shí)地查驗(yàn)法主要針對(duì)業(yè)務(wù)層面控制,它通過(guò)使用統(tǒng)一的測(cè)試工作表,與實(shí)際的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)單證進(jìn)行核對(duì)的方法進(jìn)行控制測(cè)試。
如實(shí)地盤(pán)點(diǎn)某種存貨。6.比較分析法 比較分析法是指通過(guò)數(shù)據(jù)分析,識(shí)別評(píng)價(jià)關(guān)注點(diǎn)的方法。
數(shù)據(jù)分析可以是與歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)(公司)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)或行業(yè)最優(yōu)數(shù)據(jù)等進(jìn)行比較。比如針對(duì)具體客戶(hù)的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率進(jìn)行橫向或縱向比較,分析存在異常的應(yīng)收客戶(hù)款,進(jìn)而對(duì)這些客戶(hù)的賒銷(xiāo)管理控制進(jìn)行檢查。
7.專(zhuān)題討論法 專(zhuān)題討論法主要是集合有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員就內(nèi)部控制執(zhí)行情況或控制問(wèn)題進(jìn)行分析,既可以是控制評(píng)價(jià)的手段,也是形成缺陷整改方案的途徑。對(duì)于同時(shí)涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)等方面的控制缺陷,往往需要由內(nèi)部控制管理部門(mén)組織召開(kāi)專(zhuān)題討論會(huì)議,綜合內(nèi)。
從內(nèi)部控制評(píng)價(jià)本身以及目前的發(fā)展情況來(lái)看,主要存在詳細(xì)評(píng)價(jià)法和風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)評(píng)價(jià)法兩種方法。
一、詳細(xì)評(píng)價(jià)法在《企業(yè)內(nèi)部控制——整合框架》中,COSO指出,確定某一內(nèi)部控制系統(tǒng)是否有效是一種在評(píng)估五個(gè)要素是否存在以及是否有效發(fā)揮作用基礎(chǔ)上的主觀(guān)判斷,這些要素也是有效內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn)。COSO還指出,認(rèn)定一個(gè)主體的企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理是否“有效”,是在對(duì)八個(gè)構(gòu)成要素是否存在和有效運(yùn)行進(jìn)行評(píng)估的基礎(chǔ)之上所作的判斷,構(gòu)成要素也是判定企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理有效性的標(biāo)準(zhǔn)。
在美國(guó)證券交易委員會(huì)2003年6月通過(guò)的實(shí)施SOX法案404節(jié)的規(guī)則(SEC,2003)以及后來(lái)發(fā)布的管理層評(píng)價(jià)指南中,都強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的程序必須足以既能評(píng)價(jià)財(cái)務(wù)報(bào)告內(nèi)部控制的設(shè)計(jì),又能測(cè)試運(yùn)行的有效性。因此,遵循這個(gè)思路,很多企業(yè)和事務(wù)所都曾經(jīng)采用過(guò)詳細(xì)評(píng)價(jià)法。
這種方法的基本思路是:以?xún)?nèi)部控制框架或標(biāo)準(zhǔn)為參照物,根據(jù)內(nèi)部控制框架的構(gòu)成要素是否存在評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)有效性,測(cè)試內(nèi)部控制的運(yùn)行有效性,最后綜合設(shè)計(jì)和運(yùn)行的評(píng)價(jià)對(duì)內(nèi)部控制的有效性做出總體評(píng)價(jià),評(píng)估內(nèi)部控制目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn),判斷是否存在重大漏洞(material weaknesses,MW),確定內(nèi)部控制是否有效。二、風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)評(píng)價(jià)法企業(yè)內(nèi)部控制的另一種思路和方法不是從控制到風(fēng)險(xiǎn),而是從風(fēng)險(xiǎn)到控制,即從內(nèi)部控制相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)到內(nèi)部控制。
首先,要評(píng)估相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn);其次,識(shí)別和確定企業(yè)充分應(yīng)對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)的內(nèi)部控制是否存在,即評(píng)價(jià)內(nèi)部控制的設(shè)計(jì)應(yīng)對(duì)相關(guān)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的有效性;第三,識(shí)別和確定內(nèi)部控制運(yùn)行有效性的證據(jù),評(píng)價(jià)現(xiàn)有的控制是否得到了有效的運(yùn)行;最后,對(duì)控制缺陷進(jìn)行評(píng)估,判定是否構(gòu)成實(shí)質(zhì)性漏洞,確定內(nèi)部控制是否有效。對(duì)于不同的目標(biāo)來(lái)說(shuō),目標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的含義、內(nèi)部控制重大漏洞的含義是不相同的,在評(píng)價(jià)每一類(lèi)目標(biāo)時(shí)都需要做具體設(shè)定。
《企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引》第十五條規(guī)定,內(nèi)部控制評(píng)價(jià)工作組對(duì)被評(píng)價(jià)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試時(shí),可以單獨(dú)或者綜合運(yùn)用個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)、調(diào)查問(wèn)卷、專(zhuān)題討論、穿行測(cè)試、實(shí)地查驗(yàn)、抽樣和比較分析等方法,充分收集被評(píng)價(jià)單位內(nèi)部控制設(shè)計(jì)和運(yùn)行是否有效的證據(jù),按照評(píng)價(jià)的具體內(nèi)容,如實(shí)填寫(xiě)評(píng)價(jià)工作底稿,研究分析內(nèi)部控制缺陷。1.個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)法個(gè)別訪(fǎng)問(wèn)法主要用于了解公司內(nèi)部控制的現(xiàn)狀,在企業(yè)層面評(píng)價(jià)及業(yè)務(wù)層面評(píng)價(jià)的了解階段經(jīng)常使用。
訪(fǎng)問(wèn)前應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)需求形成訪(fǎng)談提綱,撰寫(xiě)訪(fǎng)問(wèn)紀(jì)要,記錄訪(fǎng)問(wèn)的內(nèi)容。為了保證訪(fǎng)談結(jié)果的真實(shí)性,應(yīng)盡量訪(fǎng)談不同崗位的人員以獲得更可靠的證據(jù)。
如分別訪(fǎng)問(wèn)人力資源部主管和基層員工,公司是否建立了員工培訓(xùn)長(zhǎng)效機(jī)制,培訓(xùn)是否能滿(mǎn)足員工和業(yè)務(wù)崗位需要?2.調(diào)查問(wèn)卷法調(diào)查問(wèn)卷法主要用于企業(yè)層面評(píng)價(jià)。調(diào)查問(wèn)卷應(yīng)盡量擴(kuò)大對(duì)象范圍,包括企業(yè)各個(gè)層級(jí)員工,應(yīng)注意事先保密性,題目盡量簡(jiǎn)單易答(如答案只需為“是”、“否”、“有”、“沒(méi)有”等等)。
比如你對(duì)企業(yè)的核心價(jià)值觀(guān)是否認(rèn)同?你對(duì)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展是否有信心?3.穿行測(cè)試法穿行測(cè)試法是指在內(nèi)部控制流程中任意選取一筆交易作為樣本,追蹤該交易從最初起源直到最終在財(cái)務(wù)報(bào)表或其他經(jīng)營(yíng)管理報(bào)告中反映出來(lái)的過(guò)程,即該流程從起點(diǎn)到終點(diǎn)的全過(guò)程,以此了解控制措施設(shè)計(jì)的有效性,并識(shí)別出關(guān)鍵控制點(diǎn)。如針對(duì)銷(xiāo)售交易,選取一批訂單,追蹤從訂單處理一-核準(zhǔn)信用狀況及賒銷(xiāo)條款一-填寫(xiě)訂單并準(zhǔn)備發(fā)貨一-編制貨運(yùn)單據(jù)一-訂單運(yùn)送/遞送追蹤至客戶(hù)或由客戶(hù)提貨-一開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票一-復(fù)核發(fā)票的準(zhǔn)確性并郵寄/送至客戶(hù)一-生成銷(xiāo)售明細(xì)賬一-匯總銷(xiāo)售明細(xì)賬,并過(guò)賬至總賬和應(yīng)收賬款明細(xì)賬等交易的整個(gè)流程,考慮之前對(duì)相關(guān)控制的了解是否正確和完整,并確定相關(guān)控制是否得到執(zhí)行。
4.抽樣法抽樣法分為隨機(jī)抽樣和其他抽樣。隨機(jī)抽樣是指按隨機(jī)原則從樣本庫(kù)中抽取一定數(shù)量的樣本;其他抽樣是指人工任意選取或按某一特定標(biāo)準(zhǔn)從樣本庫(kù)中抽取一定數(shù)量的樣本。
使用抽樣法時(shí)首先要確定樣本庫(kù)的完整性,即樣本庫(kù)應(yīng)包含符合控制測(cè)試的所有樣本;其次要確定所抽取樣本的充分性,即樣本的數(shù)量應(yīng)當(dāng)能檢驗(yàn)所測(cè)試的控制點(diǎn)的有效性;最后要確定所抽取樣本的適當(dāng)性,即獲取的證據(jù)應(yīng)當(dāng)與所測(cè)試控制點(diǎn)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行相關(guān),并能可靠地反映控制的實(shí)際運(yùn)行情況。5.實(shí)地查驗(yàn)法實(shí)地查驗(yàn)法主要針對(duì)業(yè)務(wù)層面控制,它通過(guò)使用統(tǒng)一的測(cè)試工作表,與實(shí)際的業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)單證進(jìn)行核對(duì)的方法進(jìn)行控制測(cè)試。
如實(shí)地盤(pán)點(diǎn)某種存貨。6.比較分析法比較分析法是指通過(guò)數(shù)據(jù)分析,識(shí)別評(píng)價(jià)關(guān)注點(diǎn)的方法。
數(shù)據(jù)分析可以是與歷史數(shù)據(jù)、行業(yè)(公司)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)或行業(yè)最優(yōu)數(shù)據(jù)等進(jìn)行比較。比如針對(duì)具體客戶(hù)的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率進(jìn)行橫向或縱向比較,分析存在異常的應(yīng)收客戶(hù)款,進(jìn)而對(duì)這些客戶(hù)的賒銷(xiāo)管理控制進(jìn)行檢查。
7.專(zhuān)題討論法專(zhuān)題討論法主要是集合有關(guān)專(zhuān)業(yè)人員就內(nèi)部控制執(zhí)行情況或控制問(wèn)題進(jìn)行分析,既可以是控制評(píng)價(jià)的手段,也是形成缺陷整改方案的途徑。對(duì)于同時(shí)涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)、信息技術(shù)等方面的控制缺陷,往往需要由內(nèi)部控制管理部門(mén)組織召開(kāi)專(zhuān)題討論會(huì)議,綜合內(nèi)部各機(jī)。
內(nèi)部控制的基本方式主要有:
1.組織規(guī)劃控制。
即對(duì)單位組織機(jī)構(gòu)設(shè)置,職務(wù)分工的合理性和有效性進(jìn)行的控制。主要包括兩方面:一是不相容職務(wù)的分離。如會(huì)計(jì)工作中的會(huì)計(jì)與出納即屬于不相容職務(wù),需要分離。應(yīng)當(dāng)加以分離的職務(wù)通常有:授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與執(zhí)行某項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)要分離,執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與審核該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)分離,執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)分離,保管某項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)與記錄該項(xiàng)財(cái)產(chǎn)的職務(wù)分離。不相容職務(wù)分離是基于這樣的假設(shè),即兩個(gè)人無(wú)意識(shí)地犯同一個(gè)錯(cuò)誤的可能性很小,而一個(gè)人舞弊的可能性要大于兩個(gè)人。如果突破這個(gè)假設(shè),不相容職務(wù)的分離就不能起到控制作用。二是組織機(jī)構(gòu)的相互控制。一個(gè)單位根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的需要而分設(shè)不同的部門(mén)和機(jī)構(gòu),其組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制的要求,具體要求是:各組織機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限必須得到授權(quán),并保證在授權(quán)范圍內(nèi)的職權(quán)不受外界干預(yù);每類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在運(yùn)行中必須經(jīng)過(guò)不同的部門(mén)并保證在有關(guān)部門(mén)間進(jìn)行相互檢查;在對(duì)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的檢查中,檢查者不應(yīng)從屬于被檢查者,以保證被檢查出的問(wèn)題得以迅速解決。
2.授權(quán)批準(zhǔn)控制。
即指對(duì)單位內(nèi)部部門(mén)或職員處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的權(quán)限控制。單位內(nèi)部某個(gè)部門(mén)或某個(gè)職員在處理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),必須經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)才能進(jìn)行,否則就不能進(jìn)行。授權(quán)批準(zhǔn)控制可以保證單位既定方針的執(zhí)行和限制濫用職權(quán)。授權(quán)批準(zhǔn)有一般授權(quán)和特定授權(quán)兩種形式。一般授權(quán)是對(duì)辦理一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí)權(quán)力等級(jí)和批準(zhǔn)條件的規(guī)定,通常在單位的規(guī)章制度中予以明確;特定授權(quán)是對(duì)特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理的權(quán)力等級(jí)和批準(zhǔn)條件的規(guī)定,比如,當(dāng)某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的數(shù)額超過(guò)某部門(mén)的批準(zhǔn)權(quán)限時(shí),只有經(jīng)過(guò)特定授權(quán)批準(zhǔn)才能處理。授權(quán)批準(zhǔn)控制的基本要求是:首先,要明確一般授權(quán)與特定授權(quán)的界限和責(zé)任;其次,要明確每類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)程序;再次,要建立必要的檢查制度,以保證經(jīng)授權(quán)后所處理的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的工作質(zhì)量。
3.預(yù)算控制。
即對(duì)單位各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)編制詳細(xì)的預(yù)算或計(jì)劃,并通過(guò)授權(quán),由有關(guān)部門(mén)對(duì)預(yù)算或計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行控制。預(yù)算控制的基本要求是:第一,所編制預(yù)算必須體現(xiàn)單位的經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo),并明確責(zé)權(quán)。第二,預(yù)算在執(zhí)行中,應(yīng)當(dāng)允許經(jīng)過(guò)授權(quán)批準(zhǔn)對(duì)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,以使預(yù)算更加切合實(shí)際。第三,應(yīng)當(dāng)及時(shí)或定期反饋預(yù)算執(zhí)行情況。
4.實(shí)物控制。
即對(duì)單位實(shí)物安全所采取的控制措施。實(shí)物控制的措施主要有:第一,限制接近,以嚴(yán)格控制對(duì)實(shí)物資產(chǎn)及與實(shí)物資產(chǎn)有關(guān)的文件的接觸,如限制接近現(xiàn)金、存貨等,以保護(hù)資產(chǎn)的安全。第二,定期進(jìn)行財(cái)產(chǎn)清查,保證財(cái)產(chǎn)實(shí)有量與有關(guān)記錄一致。
此外,內(nèi)部控制還有文件記錄控制、業(yè)績(jī)控制、職工素質(zhì)控制和內(nèi)部審計(jì)控制等方式。
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