明細分類賬是按照明細科目開設的用來分類登記某一類經(jīng)濟業(yè)務,提供明細核算資料的分類賬戶。它所提供的有關經(jīng)濟活動的詳細資料,是對總分類賬所提總括核算資料的必要補充,同時也是編制會計報表的依據(jù)。明細賬的格式應根據(jù)各單位經(jīng)營業(yè)務的特點和管理需要來確定。
明細分類賬格式有:“三欄式”
“三欄式”明細分類賬的賬頁格式同總分類賬的格式基本相同,它只設“借方”、“貸方”和“余額”三個金額欄。其適用于“應收賬款”、“應付賬款”等只需進行金額核算的明細賬。
“多欄式”
“多欄式”明細賬的格式視管理需要而呈多種多樣,它在一張賬頁上,按照明細科目分設若干專欄,集中反映有關明細項目的核算資料。這種格式的明細賬適用于費用成本、收入成果類的明細核算。如“生產(chǎn)成本明細賬”,它只設一欄借方,下按成本設置專欄,貸方發(fā)生額用紅字在有關專欄內(nèi)登記。
“橫線登記法”
“橫線登記法”明細賬是在賬頁的同一行內(nèi),逐筆逐項登記每筆經(jīng)濟業(yè)務的“借方”和與其相對應的“貸方”。其適用于材料采購業(yè)務的付款和收料,備用金業(yè)務的支出和報銷收回等情況。
“數(shù)量金額式”
“數(shù)量金額式”明細分類賬 的賬頁,其基本結構為“收入”、“發(fā)出”和“結存”三欄,在這些欄內(nèi)再分別設有“數(shù)量”、“單價”、“金額”等項目,以分別登記實物的數(shù)量和金額。這種格式的明細賬適用于既要進行金額明細核算,又要進行數(shù)量明細核算的財產(chǎn)物資項目。如“原材料”、“產(chǎn)成品”等賬戶的明細核算。它能提供各種財產(chǎn)物資收入、發(fā)出、結存等的數(shù)量和金額資料,便于開展業(yè)務和加強管理的需要。
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“壞賬準備”是資產(chǎn)類會計科目,也是應收帳款的備抵科目。 “壞帳準備”雖然是一個資產(chǎn)類科目,但是由于其是另一資產(chǎn)類科目:應收帳款的備抵科目,所謂的備抵就是“減去”的意思,正是由于是“減去”,壞帳準備科目的借貸方的增減關系與一般資產(chǎn)類科目正好相反,即壞帳準備的貸方為“增加”。
與此類似的還有“壞賬準備”,“累計折舊”,“存貨跌價準備”,“持有至到期投資減值準備”,“長期股權投資減值準備”,“未實現(xiàn)融資收益”,“固定資產(chǎn)減值準備”,“累計攤銷”,“無形資產(chǎn)減值準備”。
“材料成本差異”可能在借方,也可能在貸方。
整個登記的流程如下:
1.根據(jù)原始憑證的內(nèi)容,編制記賬憑證,即針對原始憑證的經(jīng)濟業(yè)務情況確定借方什么科目,貸方什么科目,以及借貸方金額,即會計分錄。
2.根據(jù)記賬憑證(即會計分錄)的借貸方科目(包括一級科目、二級科目或者三級科目)和金額,依次登記到會計科目里面,其中登記到二級科目,則為登記明細賬,根據(jù)一級科目登記,則是登記總賬。
打個比方:借:銀行存款——工商銀行 500元,此時銀行存款是一級科目,工商銀行是二級科目(如有必要也可以設置三級科目,在工商銀行開立了多個賬戶,三級科目可以是賬號)。登記明細賬時,是將500元登記在工商銀行的賬本中,明細賬用來與銀行對賬之用。登記總賬時,是將500元登記到銀行存款賬戶(也可以每3、5、10天登記一下余額到總賬),總賬賬戶余額是為了出報表之用。
記賬流程
第一步就是看單,也就是要看懂原始單據(jù),原始單據(jù)也叫原始憑證,一般是用來了解經(jīng)濟業(yè)務的。
第二步登記日記賬,銀行存款和現(xiàn)金一般只登記日記賬,其實日記賬也是明細賬的一種,一般是由出納登記。
第三步登記明細賬,一般我們按往來戶分明細。
第四步登記總賬和報表
首先,我們要利用丁字形賬戶把每個科目的發(fā)生額匯總,匯總的工作屬于會計的一部分,但不必要登記到賬簿,一般是在草稿紙上進行的。根據(jù)丁字形賬戶匯總的發(fā)生額,編制科目發(fā)生額匯總表。科目發(fā)生額匯總表的借貸方發(fā)生額要相等。
然后根據(jù)上面的科目發(fā)生額匯總表登記總賬。一個科目一個科目地來登記,即把上面的科目借方發(fā)生額合計登記在借方,貸方發(fā)生額合計登記在貸方。
最后做資產(chǎn)負債表和利潤表。
具體需要的賬簿有:
1. 10本會計憑證:3本收款憑證、3本付款憑證、4本轉賬憑證;
2. 現(xiàn)金日記賬1本、銀行存款日記賬一本;
3. 數(shù)量金額式明細賬2本、借方多欄式明細賬1本、貸方多欄式明細賬1本、借方貸方多欄式明細賬1本、三欄式明細賬1本;
4. 總分類賬1本;
5. 資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表各1本;
6. 檔案盒1個、膠水1瓶、訂書機1個、回型針1盒。
三欄式明細賬適用于只需登記金額的債權債務,應收賬款、應付賬款。
數(shù)量金額式明細賬一般用于登記原材料、庫存商品,因為這些存貨科目與應收應付不一樣,你不僅要登記金額,還要登記數(shù)量。
借方多欄式主要用于費用明細賬,如生產(chǎn)成本、制造費用、管理費用;貸方多欄式主要用于收入明細賬,如主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入;而借方貸方多欄式一般用于應交稅金(增值稅)明細賬、本年利潤。
一、第一本賬就是總賬,所有的會計科目都要在這里體現(xiàn)
一般有現(xiàn)金、銀行存款、應收賬款、預付賬款、其他應收賬款、應付賬款、預收賬款、其他應付賬款、原材料、庫存商品、固定資產(chǎn)、累計折舊、無形資產(chǎn)、短期借款、實收資本、資本公積、盈余公積、未分配利潤、主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、管理費用、財務費用、銷售費用等科目。把這些科目都登記在總賬中,盡量多留點空白頁,少了以后可以再補,科目的順序最好是按報表的順序來,這樣以后好登記報表。
二、然后,建立現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。這兩本賬是每個企業(yè)都必不可少的,銀行存款按不同的銀行賬戶設明細科目,如:基本戶、納稅戶或者是工行、建行等。
三、接下來就是往來賬
每個科目根據(jù)實際情況設立明細,如應收賬款、預收賬款按客戶設明細科目,如:xxx(客戶簡稱),應付賬款、預付賬款按供應商設明細科目,其他應收款各單位情況不一樣,其他應付款一般按大類設二級明細,如:社保、公積金等,再按人名或單位設三級明細。
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