接待外商(外貿(mào)人如何做好接待外商的準(zhǔn)備工作)
1.外貿(mào)人如何做好接待外商的準(zhǔn)備工作
首先要了解外商公司的詳細(xì)情況，包括外商公司的股份結(jié)構(gòu)，經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀，技術(shù)水平，近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字…等。詳細(xì)了解外商的談判代表的具體情況，包括年齡，學(xué)歷，愛(ài)好，身體健康狀況，他在外商公司中的位置，他在經(jīng)商履歷中的業(yè)績(jī)，他對(duì)投資項(xiàng)目的興奮點(diǎn)。準(zhǔn)備一位好的專業(yè)翻譯，一位水平高的翻譯將可以協(xié)助順利地完成談判，準(zhǔn)確地表達(dá)雙方的真實(shí)表示并在適當(dāng)時(shí)對(duì)回避或緩解雙方的交鋒將起到?jīng)Q定性的作用。透徹分析自己企業(yè)的現(xiàn)狀，近三年的資產(chǎn)負(fù)債數(shù)字，職工勞動(dòng)生產(chǎn)率，股東的組成成分。對(duì)自己公司準(zhǔn)備參與合資的資產(chǎn)狀況做出準(zhǔn)確的數(shù)量級(jí)分析。包括原投資股本金，折舊，固定資產(chǎn)增值，土地原值，土地增值，技術(shù)評(píng)估，無(wú)形資產(chǎn)的總值，等等。準(zhǔn)備準(zhǔn)確的文字資料在外商到達(dá)時(shí)提供給他們，文字資料要裝訂得盡可能精美。如果你公司已經(jīng)完成VI設(shè)計(jì)，則資料要完全按照VI設(shè)計(jì)規(guī)范。提前確定與外商談判的三個(gè)方案，最佳方案，折中方案和妥協(xié)方案。準(zhǔn)備好為達(dá)到上述三個(gè)方案的策略和手段。要明確地讓外商清楚并理解，他們只有和你們合作，才能得到最大的投資效益。如果他們不和你們合作，他們將失去什么？損失什么？通過(guò)其它渠道向外商側(cè)面透露你們正在和第三方談判的可能，如有可能同時(shí)安排另一家外商進(jìn)行談判。準(zhǔn)備關(guān)于技術(shù)、管理、公共關(guān)系等各方面的資料，試圖讓外商明白，如果你們不和他們合作，對(duì)他們來(lái)說(shuō)，將會(huì)樹(shù)立一個(gè)潛在的力量強(qiáng)大的未來(lái)的生意競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。與外商協(xié)商確定談判的日程安排，對(duì)各個(gè)時(shí)間段的銜接要精確和細(xì)致，如在哪個(gè)酒樓吃飯，吃什么菜等等。一般的外商對(duì)午餐很隨便，一份盒飯也可以。和外商商量談判的費(fèi)用負(fù)擔(dān)方案。不必客氣，外商習(xí)慣AA制，第一頓和最后一頓請(qǐng)他們足以，他們并不欣賞大吃二喝的場(chǎng)面，甚至產(chǎn)生反效果，他會(huì)認(rèn)為如果和你們合作擔(dān)心將來(lái)你們太浪費(fèi)，當(dāng)然如果是華人，則另對(duì)待。
時(shí)間觀念一定要強(qiáng)調(diào)，對(duì)于雙方認(rèn)可的時(shí)間表，必須準(zhǔn)時(shí)到以分鐘計(jì)算。注意安排技術(shù)或其它的保密部門不讓外商接觸。不要流露出期待、渴求、急噪、或一味討好外商合作的情緒和行為，一切接待活動(dòng)做到有理、有力、有節(jié)、平等。準(zhǔn)備參加談判代表的個(gè)人的服裝和儀表，外國(guó)人注重禮節(jié)，他會(huì)認(rèn)為你穿著整潔的服裝是對(duì)他的尊重。如果你使用的正是他所喜歡的法國(guó)某個(gè)牌子的香水，那一定會(huì)有助于談判成功。不必在外國(guó)人面前拘謹(jǐn)，把他們當(dāng)作遠(yuǎn)道而來(lái)的好朋友，談判以外的時(shí)間盡可以幽默和詼諧一番，英國(guó)人認(rèn)為幽默是男人的最大魅力。準(zhǔn)備好初次見(jiàn)面的小禮物，不必貴重，要有些紀(jì)念意義，最好是能讓他放到他的辦公室中或他的客廳中的小裝飾，讓他走后也可以經(jīng)常看到，自然可以經(jīng)常想起你來(lái)。還有是記得好好打扮一下：給客戶一個(gè)好感覺(jué)。
2.外貿(mào)人員如何接待國(guó)外客戶來(lái)訪
那么如何做好接待外商的工作就需要業(yè)務(wù)人員仔細(xì)準(zhǔn)備一下。
一、首先確認(rèn)客戶來(lái)訪的意向 當(dāng)客戶提出要去拜訪貴公司時(shí)，請(qǐng)外貿(mào)人員務(wù)必從客戶那里知道他什么時(shí)候出發(fā)，要在這里呆多久，主要來(lái)訪目的等。其次外貿(mào)人員也要調(diào)整好自己的心態(tài)，有些人是第一次接待外商難免會(huì)害怕自己會(huì)錯(cuò)，或者是無(wú)法正常交流。
其實(shí)也不比擔(dān)心，外商來(lái)訪無(wú)非是想更近一步了解你的公司和產(chǎn)品，所以你大可以用平常心對(duì)待。二、安排行程 確定了外商來(lái)訪時(shí)間，以及來(lái)訪目的后，業(yè)務(wù)員就要開(kāi)始安排外商的行程了，安排妥當(dāng)之后發(fā)郵件給外商確認(rèn)，在行程中最好明確寫明外商來(lái)訪所要看到的產(chǎn)品，以及一些工業(yè)設(shè)備，倉(cāng)庫(kù)等，實(shí)際到訪后腰嚴(yán)格按照行程安排上去履行。
三、了解自己所擁有的資料 外貿(mào)業(yè)務(wù)員必須了解自己公司的流程，技術(shù)參數(shù)等，這樣你才能很好地帶著外商參觀，并且為他講解。四、了解客人信息 這一點(diǎn)主要是為了外貿(mào)人員在安排食宿等問(wèn)題上有所準(zhǔn)備，要了解客人的年齡、學(xué)歷、愛(ài)好、職位還有他的宗教信仰，在國(guó)外大部分人都有信仰，而且不同宗教的某些忌諱是要避免的。
五、準(zhǔn)備參觀的資料 讓工廠車間做好準(zhǔn)備，自己也要準(zhǔn)備好在參觀過(guò)程中所用到的工具，相關(guān)技術(shù)人員，技術(shù)指導(dǎo)等，還要準(zhǔn)備好一個(gè)記事本，記下客人在參觀過(guò)程中所提到的尺寸、規(guī)格、要求等。這樣也方便下一步的談判。
六、接機(jī)和酒店安排 如果了解并確認(rèn)了客戶的來(lái)訪時(shí)間，要提前預(yù)定好酒店，并準(zhǔn)時(shí)到機(jī)場(chǎng)接機(jī)，讓客戶有種賓至如歸的感覺(jué)也會(huì)給你的公司形象加分。然后你可以問(wèn)客戶的行程安排，如果想馬上參觀貴公司那就直奔主題，如果客戶累了不要打擾客戶了。
七、談判 在所有的參觀結(jié)束后就是進(jìn)行談判了，這時(shí)候客戶會(huì)說(shuō)出他們的想法和意見(jiàn)，那么在此過(guò)程中就要發(fā)揮你的談判技巧，爭(zhēng)取讓客戶滿載而歸，當(dāng)然你還要有利可圖。八、安排餐廳 一項(xiàng)和諧的生意談成之后就要安排客戶的吃飯問(wèn)題，要詢問(wèn)客戶所喜歡的東西，問(wèn)他們想去什么樣的餐廳就餐（在吃飯方面業(yè)務(wù)員一定要注意，不同國(guó)家有些餐桌禮儀不同，所以之前一定要了解客戶的國(guó)家、愛(ài)好、興趣、宗教等）九、送走客戶并收尾 各得其所后這單生意也算圓滿結(jié)束了，你可以再在訪問(wèn)結(jié)束后送給客人一些小禮物，禮物不需要太貴重，只代表心意。
如果客戶的行程還沒(méi)結(jié)束不著急立刻回去，這時(shí)候你可以帶著客戶區(qū)一些娛樂(lè)場(chǎng)所或是欣賞一下當(dāng)?shù)氐娘L(fēng)景。然后結(jié)束后就直接送客人去機(jī)場(chǎng)，那么這樣就算完整的結(jié)束了。
在客戶回國(guó)后要及時(shí)聯(lián)系客戶表示問(wèn)候，再者就是希望此次訪問(wèn)能夠更好的促進(jìn)兩公司之間貿(mào)易了。
3.接待外商應(yīng)做的準(zhǔn)備工作是
1、外商來(lái)本地區(qū)（單位）參觀時(shí)，對(duì)本地區(qū)（單位）介紹應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事求是；內(nèi)容要真實(shí)、材料要豐富、形式要活潑多樣，既不夸大成績(jī)，也不掩飾不足。
2、外商參觀工廠、學(xué)校不應(yīng)停工、停課，工作和學(xué)習(xí)都要照常進(jìn)行。當(dāng)客人主動(dòng)與我方人員握手、攀談時(shí)，可熱情地做相應(yīng)表示。
3、外商參觀的單位不應(yīng)自行懸掛標(biāo)語(yǔ)、國(guó)旗和外國(guó)領(lǐng)袖像等，應(yīng)聽(tīng)從接待單位的統(tǒng)一安排。
4、陪同參觀人員不宜過(guò)多，同時(shí)應(yīng)做好保衛(wèi)工作。指定陪同人員不應(yīng)半途離去或不辭而別。
5、介紹情況應(yīng)面向全體，注意避免冷落另一些客人。對(duì)方提出的問(wèn)題，應(yīng)區(qū)別情況慎做簡(jiǎn)明答復(fù)，不要不懂裝懂，不要輕易表態(tài)，更不要隨意允諾送給客人禮品、產(chǎn)品，資料等，注意內(nèi)外有別，遵守保密規(guī)定。
6、參觀時(shí)，不僅要照顧好主賓，還應(yīng)照顧好其他客人，防止隊(duì)伍首尾不接。
7、我方陪同人員應(yīng)利用有益于對(duì)外宣傳的事物，及時(shí)向客人介紹。
4.接待外商的準(zhǔn)備工作有哪些
① 是負(fù)責(zé)外事工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭建立一個(gè)有專職陪同人員、專業(yè)對(duì)口業(yè)務(wù)人員、談判人員、翻譯、保衛(wèi)和后勤等方面人員組成的接待班子。
②是將洽談的項(xiàng)目或技術(shù)資料、圖紙事先譯成中文，供有關(guān)人員事先消化并全面掌握。 ③是外商或外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家來(lái)華或回國(guó)時(shí)，應(yīng)安排職位相同的人迎送，并協(xié)助辦理有關(guān)手續(xù)。
抵達(dá)后應(yīng)由負(fù)責(zé)人出面接見(jiàn)。來(lái)、去時(shí)，由接待單位負(fù)責(zé)宴請(qǐng)。
④是在安排好外商的食、宿、行、工作場(chǎng)所、文娛活動(dòng)的同時(shí)，還應(yīng)搞好安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等工作。 ⑤是涉外交往中，不要主動(dòng)贈(zèng)送禮品。
外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家在華期間結(jié)婚、過(guò)節(jié)、生日等，經(jīng)組織批準(zhǔn)可以個(gè)人或集體的名義贈(zèng)送適當(dāng)?shù)募o(jì)念品。 ⑥是有關(guān)人員應(yīng)虛心向外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家學(xué)習(xí)有關(guān)理論知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)、消化有關(guān)技術(shù)、資料。
⑦是涉外人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)有關(guān)文件、規(guī)定，增強(qiáng)政治責(zé)任感，提高接待工作水平。
5.秘書(shū)接待外商的準(zhǔn)備工作有什么
接待來(lái)洽談業(yè)務(wù)或來(lái)本地區(qū)（單位）工作的外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家，應(yīng)作好下列準(zhǔn)備工作： 1、由本地區(qū)（單位）負(fù)責(zé)外事工作的領(lǐng)導(dǎo)牽頭建立一個(gè)有專職陪同人員、專業(yè)對(duì)口業(yè)務(wù)人員、談判人員、翻譯、保衛(wèi)和后勤等方面人員組成的接待班子。
2、將洽談的項(xiàng)目或技術(shù)資料、圖紙事先譯成中文，供有關(guān)人員事先消化并全面掌握。 3、外商或外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家來(lái)華或回國(guó)時(shí)，應(yīng)安排職位相同的人迎送，并協(xié)助辦理有關(guān)手續(xù)。
抵達(dá)后應(yīng)由負(fù)責(zé)人出面接見(jiàn)。來(lái)、去時(shí)，由接待單位負(fù)責(zé)宴請(qǐng)。
4、在安排好外商或外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家（包括家屬）的食、宿、行、工作場(chǎng)所、文娛活動(dòng)的同時(shí)，還應(yīng)搞好安全保衛(wèi)、環(huán)境衛(wèi)生等工作。 5、涉外交往中，不要主動(dòng)贈(zèng)送禮品。
外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家在華期間結(jié)婚、過(guò)節(jié)、生日等，經(jīng)組織批準(zhǔn)可以個(gè)人或集體的名義贈(zèng)送適當(dāng)?shù)募o(jì)念品。為做好團(tuán)結(jié)工作，我方人員可同外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家正常往來(lái)，建立友誼。
6、有關(guān)人員應(yīng)虛心向外國(guó)經(jīng)濟(jì)專家學(xué)習(xí)有關(guān)理論知識(shí)和管理經(jīng)驗(yàn)，學(xué)習(xí)、消化有關(guān)技術(shù)、資料。 7、涉外人員應(yīng)不斷學(xué)習(xí)有關(guān)文件、規(guī)定，增強(qiáng)政治責(zé)任感，提高接待工作水平。
6.怎么接待外國(guó)客戶
首先要相信自己的能力，再來(lái)就是要根據(jù)客戶來(lái)方的目的作相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。
比如說(shuō)如果要談及合同、產(chǎn)品之類的東西，你肯定要先把產(chǎn)品特性、型號(hào)、包裝之類熟悉一下，不至于到時(shí)候昏頭。是你們公司的老客人還要了解下客戶資料，記下該客人的貿(mào)易習(xí)慣，這樣就有備無(wú)患。
接待外賓的時(shí)候要注意禮節(jié)，注意氣氛的打造，老外一般會(huì)比較熱情地同你交談，這時(shí)你要想法繼上去，自己也要主動(dòng)點(diǎn)去找些話題活躍下氣氛。 服裝：職業(yè)套裝會(huì)他們感覺(jué)到親近和隨意的。
如果年輕，顏色可以鮮一點(diǎn)。 應(yīng)該了解一下當(dāng)?shù)氐牧?xí)俗，禁忌，注意文化上的差異，不要無(wú)意中冒犯了別人，這在交流溝通時(shí)是很重要的。
大的前提不可忘??！ 接待外國(guó)客戶參觀的7點(diǎn)注意 1、外商來(lái)本地區(qū)（單位）參觀時(shí)，對(duì)本地區(qū)（單位）介紹應(yīng)簡(jiǎn)明扼要、實(shí)事求是；內(nèi)容要真實(shí)、材料要豐富、形式要活潑多樣，既不夸大成績(jī)，也不掩飾不足。 2、外商參觀工廠、學(xué)校不應(yīng)停工、停課，工作和學(xué)習(xí)都要照常進(jìn)行。
當(dāng)客人主動(dòng)與我方人員握手、攀談時(shí)，可熱情地做相應(yīng)表示。 3、外商參觀的單位不應(yīng)自行懸掛標(biāo)語(yǔ)、國(guó)旗和外國(guó)領(lǐng)袖像等，應(yīng)聽(tīng)從接待單位的統(tǒng)一安排。
4、陪同參觀人員不宜過(guò)多，同時(shí)應(yīng)做好保衛(wèi)工作。指定陪同人員不應(yīng)半途離去或不辭而別。
5、介紹情況應(yīng)面向全體，注意避免冷落另一些客人。對(duì)方提出的問(wèn)題，應(yīng)區(qū)別情況慎做簡(jiǎn)明答復(fù)，不要不懂裝懂，不要輕易表態(tài)，更不要隨意允諾送給客人禮品、產(chǎn)品，資料等，注意內(nèi)外有別，遵守保密規(guī)定。
6、參觀時(shí)，不僅要照顧好主賓，還應(yīng)照顧好其它客人，防止隊(duì)伍首尾不接。 7、我方陪同人員應(yīng)利用有益于對(duì)外宣傳的事物，及時(shí)向客人介紹。
