撰寫(xiě)電子郵件(書(shū)寫(xiě)電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問(wèn)題)
1.書(shū)寫(xiě)電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問(wèn)題
電子郵件中的小錯(cuò)誤會(huì)讓你給人留下懶惰、無(wú)能、注意力不集中、不值得信任或不專(zhuān)業(yè)的印象。
每天，我們都給同事和客戶(hù)發(fā)送電子郵件；但你是否真正想過(guò)，你的郵件說(shuō)明了你的什么特點(diǎn)呢？我不是在談?wù)撃憬o其他人發(fā)送的郵件內(nèi)容，而是說(shuō)你的電子郵件形式和格式在無(wú)意中傳達(dá)的信息。通常，遺漏或不小心包含在內(nèi)的微小細(xì)節(jié)可能暗示著你是一個(gè)懶惰、無(wú)能、不專(zhuān)心、不值得信任或不專(zhuān)業(yè)的人。
下面指出了一些在電子郵件中應(yīng)該注意的問(wèn)題：拼寫(xiě)：每個(gè)單詞的拼寫(xiě)都正確嗎？使用拼寫(xiě)檢查器，這應(yīng)該不費(fèi)什么事，但你應(yīng)當(dāng)仔細(xì)讀一遍你所寫(xiě)的信件內(nèi)容。記住，拼寫(xiě)檢查器只能檢查拼寫(xiě)錯(cuò)誤，但不能檢查用詞錯(cuò)誤。
語(yǔ)法：信件的語(yǔ)法正確嗎？語(yǔ)法并不只是挑剔的英文教師才關(guān)心的問(wèn)題。如果你的信件語(yǔ)法不正確，收信人很有可能會(huì)誤解你的意思。
一般來(lái)說(shuō)，溝通不暢比根本不溝通還要糟糕。 簽名欄：你的所有電子郵件中都包含一個(gè)帶有你的聯(lián)系信息的簡(jiǎn)短、專(zhuān)業(yè)的簽名欄嗎？如果他們想給你打電話(huà)，不要讓他們到聯(lián)系人管理器中去查找你的聯(lián)系方式。
記得把你的聯(lián)系信息插入到每封電子郵件中。同時(shí)，你不必包含你的整個(gè)人生經(jīng)歷記錄，如你的出生地、最喜歡的顏色和緊急聯(lián)系人。
郵件主題：使用郵件主題來(lái)傳達(dá)有用的信息。讓收信人知道你希望他們了解什么內(nèi)容，以便他們決定如何處理。
無(wú)用或誤導(dǎo)的主題只會(huì)令人生厭。 格式：你曾經(jīng)在一個(gè)自然段落里寫(xiě)下大量的文本嗎？把你的觀點(diǎn)分解一下，這樣別人會(huì)更容易理解。
這并不需要很多時(shí)間。只要在你想轉(zhuǎn)換思路的地方敲一下回車(chē)鍵。
不過(guò)也不要分得太細(xì)，把文章分成一段一段的。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是格式要與內(nèi)容相符。
長(zhǎng)度：電子郵件一般都較短。你注意到?jīng)]有，電子書(shū)慘遭失敗。
部分原因就是因?yàn)槿藗儾幌朐谄聊簧峡刺L(zhǎng)的東西。（當(dāng)然電子郵件時(shí)事通訊是個(gè)例外。）
緊急標(biāo)志：這是我個(gè)人比較厭煩的一項(xiàng)功能。我討厭人們對(duì)明顯不重要的電子郵件使用緊急標(biāo)志。
這讓人覺(jué)得你不重視收件人的時(shí)間和注意力，或者你患有某種人格障礙，以致于讓自己沉浸在自大的錯(cuò)覺(jué)中。無(wú)論哪一種都不是個(gè)好印象。
帶寬使用：如果你發(fā)送的是一封只有幾句話(huà)的郵件，就不要加上一個(gè)巨大的圖形化簽名欄。這看起來(lái)很浪費(fèi)，對(duì)那些仍然通過(guò)電話(huà)線(xiàn)接收電子郵件的人來(lái)說(shuō)，這會(huì)浪費(fèi)他們大量的寶貴時(shí)間。
如果沒(méi)有必要發(fā)送大文件，就不要發(fā)送。 收信回復(fù)：這是另一項(xiàng)我個(gè)人不喜歡的功能。
除非有人送給我一份非常重要的合同或時(shí)間敏感性文件，否則我想私下閱讀我的電子郵件。當(dāng)我看到那個(gè)小型彈出框告訴我發(fā)件人希望我回復(fù)一封非緊急的郵件時(shí)，我感覺(jué)到他們并不真正信任我。
每次在給別人發(fā)送電子郵件之前，我把這封郵件發(fā)給自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么樣子。結(jié)果令我感到驚奇，因?yàn)槲易⒁獾礁鞣N我并不想傳達(dá)的內(nèi)容。
我鼓勵(lì)你也這樣做。你可能驚奇地發(fā)現(xiàn)你的電子郵件也讓你陷入沉思。
2.書(shū)寫(xiě)電子郵件應(yīng)該注意避免哪些問(wèn)題
電子郵件中的小錯(cuò)誤會(huì)讓你給人留下懶惰、無(wú)能、注意力不集中、不值得信任或不專(zhuān)業(yè)的印象。
每天，我們都給同事和客戶(hù)發(fā)送電子郵件；但你是否真正想過(guò)，你的郵件說(shuō)明了你的什么特點(diǎn)呢？我不是在談?wù)撃憬o其他人發(fā)送的郵件內(nèi)容，而是說(shuō)你的電子郵件形式和格式在無(wú)意中傳達(dá)的信息。通常，遺漏或不小心包含在內(nèi)的微小細(xì)節(jié)可能暗示著你是一個(gè)懶惰、無(wú)能、不專(zhuān)心、不值得信任或不專(zhuān)業(yè)的人。
下面指出了一些在電子郵件中應(yīng)該注意的問(wèn)題：拼寫(xiě)：每個(gè)單詞的拼寫(xiě)都正確嗎？使用拼寫(xiě)檢查器，這應(yīng)該不費(fèi)什么事，但你應(yīng)當(dāng)仔細(xì)讀一遍你所寫(xiě)的信件內(nèi)容。記住，拼寫(xiě)檢查器只能檢查拼寫(xiě)錯(cuò)誤，但不能檢查用詞錯(cuò)誤。
語(yǔ)法：信件的語(yǔ)法正確嗎？語(yǔ)法并不只是挑剔的英文教師才關(guān)心的問(wèn)題。如果你的信件語(yǔ)法不正確，收信人很有可能會(huì)誤解你的意思。
一般來(lái)說(shuō)，溝通不暢比根本不溝通還要糟糕。 簽名欄：你的所有電子郵件中都包含一個(gè)帶有你的聯(lián)系信息的簡(jiǎn)短、專(zhuān)業(yè)的簽名欄嗎？如果他們想給你打電話(huà)，不要讓他們到聯(lián)系人管理器中去查找你的聯(lián)系方式。
記得把你的聯(lián)系信息插入到每封電子郵件中。同時(shí)，你不必包含你的整個(gè)人生經(jīng)歷記錄，如你的出生地、最喜歡的顏色和緊急聯(lián)系人。
郵件主題：使用郵件主題來(lái)傳達(dá)有用的信息。讓收信人知道你希望他們了解什么內(nèi)容，以便他們決定如何處理。
無(wú)用或誤導(dǎo)的主題只會(huì)令人生厭。 格式：你曾經(jīng)在一個(gè)自然段落里寫(xiě)下大量的文本嗎？把你的觀點(diǎn)分解一下，這樣別人會(huì)更容易理解。
這并不需要很多時(shí)間。只要在你想轉(zhuǎn)換思路的地方敲一下回車(chē)鍵。
不過(guò)也不要分得太細(xì)，把文章分成一段一段的。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是格式要與內(nèi)容相符。
長(zhǎng)度：電子郵件一般都較短。你注意到?jīng)]有，電子書(shū)慘遭失敗。
部分原因就是因?yàn)槿藗儾幌朐谄聊簧峡刺L(zhǎng)的東西。（當(dāng)然電子郵件時(shí)事通訊是個(gè)例外。）
緊急標(biāo)志：這是我個(gè)人比較厭煩的一項(xiàng)功能。我討厭人們對(duì)明顯不重要的電子郵件使用緊急標(biāo)志。
這讓人覺(jué)得你不重視收件人的時(shí)間和注意力，或者你患有某種人格障礙，以致于讓自己沉浸在自大的錯(cuò)覺(jué)中。無(wú)論哪一種都不是個(gè)好印象。
帶寬使用：如果你發(fā)送的是一封只有幾句話(huà)的郵件，就不要加上一個(gè)巨大的圖形化簽名欄。這看起來(lái)很浪費(fèi)，對(duì)那些仍然通過(guò)電話(huà)線(xiàn)接收電子郵件的人來(lái)說(shuō)，這會(huì)浪費(fèi)他們大量的寶貴時(shí)間。
如果沒(méi)有必要發(fā)送大文件，就不要發(fā)送。 收信回復(fù)：這是另一項(xiàng)我個(gè)人不喜歡的功能。
除非有人送給我一份非常重要的合同或時(shí)間敏感性文件，否則我想私下閱讀我的電子郵件。當(dāng)我看到那個(gè)小型彈出框告訴我發(fā)件人希望我回復(fù)一封非緊急的郵件時(shí)，我感覺(jué)到他們并不真正信任我。
每次在給別人發(fā)送電子郵件之前，我把這封郵件發(fā)給自己，看看它在我的Outlook收件箱里是什么樣子。結(jié)果令我感到驚奇，因?yàn)槲易⒁獾礁鞣N我并不想傳達(dá)的內(nèi)容。
我鼓勵(lì)你也這樣做。你可能驚奇地發(fā)現(xiàn)你的電子郵件也讓你陷入沉思。
