如何整理收納辦公室文件(家庭文件如何整理)
如何整理收納辦公室文件
如何整理收納辦公室文件
辦公室文件很亂是會直接影響工作的效率的，怎樣提高工作效率和方便呢?下面請參考怎么整理文件!
如何整理收納辦公室文件
一、先整理，后收納
大家常說收納整理，其實真正的順序是整理在前，收納在后。
整理是個動腦的活兒，收納是個體力活。
整理，是思考物品與自己的關(guān)系，并決策物品的去留。
收納，是將物品收容納入合適的空間，擺放到固定位置。
沒有經(jīng)過整理，就開始收納，實際上是在屯物。
收納只不過是做到了漂亮甚至規(guī)整地囤積物品，但是不解決根本問題。
不管是哪個流派的整理方法，通常經(jīng)過整理之后，物品數(shù)量會大幅減少。
我們應(yīng)在整理之后的基礎(chǔ)上，決定買什么收納用品。
否則就連收納用品就成為多余之物。
舉個栗子。
有一天整理名片，整理完了之后發(fā)現(xiàn)名片一張都不用留。
要聯(lián)系的人早聯(lián)系了。
不聯(lián)系的人，對方離職跳槽多年了也還是沒有聯(lián)系。
「萬一有一天要用了怎么辦?」
這個萬一不會到來的。
退一萬步說，如果你有極大的動力、壓力和需要，要去找到一個人的聯(lián)系方式。
怎么可能沒有名片這種小事，能夠阻擋到你?怎么樣都能通過社交圈找到對口的人。
扔完了名片之后，名片夾沒有用處了，于是收納物品----名片夾，也可以扔了。
二、文件整理的基本原則是「全扔」
文件類的整理，有一個基本理念是全扔。
全扔可怕嗎?不可怕的。
沒有這個信念，啥都扔不掉。
全扔難以操作嗎?不難。
因為咱們以前沒有想過全扔，所以沒思考過全扔的方法。
在全扔的原則下，有以下類東西是需要保留的：
現(xiàn)在手頭正在用的文件。
短時期內(nèi)需要用的文件，比如在項目執(zhí)行期間3個月，相關(guān)文件在期間內(nèi)需要使用到。
萬一扔掉會非常困擾的文件。
例如，需要長期乃至終身保存的文件，身份證、戶口本、房產(chǎn)證、學(xué)位學(xué)歷證、結(jié)婚證、行駛本、駕駛證、護(hù)照等。
這部分已經(jīng)進(jìn)入貴重物品范疇，應(yīng)當(dāng)拎出來和其他貴重物品一起保存。
工作中需要保留為存證的文件：如合同、項目最終成果、帶章帶字的文件等。
注意：
在工作過程中，還會產(chǎn)生一些想要保存的文件：例如獎狀、聘書、證書等。
這部分如果不具有貴重物品性質(zhì)，而又出于心動想要保存的情況下，應(yīng)當(dāng)與回憶物品一起保存。
但是，這里，如果你喜歡內(nèi)瓤，不喜歡外殼的話，外殼也可以扔，比如：
不要保留不在自己的工作范圍和職責(zé)范圍之內(nèi)的文件。
不要幫領(lǐng)導(dǎo)和同事囤積物品。
請仔細(xì)思考你手上的文件究竟是你的，還是別人的。
如果你整理物品時，發(fā)現(xiàn)有別人的文件，這是個好機(jī)會，說明你的工作界限不清。
應(yīng)該感謝整理帶給你的啟發(fā)，解決一下這個問題。
經(jīng)過整理步驟后，桌面啥都沒有了。
保持臺面無物，將東西收納到柜子里。
舉個栗子。
常用抽屜一共三個。
一個放辦公用品和小物品。
一個放文件和保存的成果。
一個空著，放香薰燈，錢包和折疊好的大衣。
三、文件的具體收納
現(xiàn)在我們就開始收納了。
文件：有電子件的不保存紙版。
蓋章合同請財務(wù)統(tǒng)一保存。
你算算看有多少文件，在買個合適且心動的文件夾收納。
不要多買文件夾。
單據(jù)：發(fā)票需要報銷的請單獨(dú)放入發(fā)票夾子。
買一個發(fā)票收納盒子。
由于你非常清楚要裝的東西有多少，所以不用多買。
小票：全扔以后應(yīng)該是沒有了。
如需記賬，請記賬后扔。
會員卡、購物卡、積分卡：拍照整理到印象筆記等app以后，可以全扔。
商家使用時報卡號就可以了。
如果你不放心，不要拖延，立刻給所有商家打電話確認(rèn)是否一定要實體卡使用，絕大多數(shù)商家都可以報卡號使用。
如果這個付出都不愿意做的話，說明你沒有那么喜歡你的卡哦。
不喜歡又不心動的東西，不要留在身邊。
請豎著直立收納，找?guī)讉€方便的.且你心動的小盒子，豎著收納起來。
能立的盡量全部立起來。
我辦公用品少，放個清潔用品抽屜示意一下。
總是有太多的雜物舍不得丟掉，又不知如何整理，怎么辦?
答：舍不得丟是一個非常正常的心理，但是呢，我推薦大家從另外一個更經(jīng)濟(jì)的角度考慮這一件事情，因為這個世界上除了你購買的物品有成本，你生活的空間，舒適度，其實也是有成本的。
那么其實讓這一些東西擠占你的生活空間，然后你活得在這個雜物的當(dāng)中，活得很不舒暢的話其實也是一種損失。
另外就是舍不得丟的人呢，可能是從來未曾進(jìn)行過科學(xué)系統(tǒng)的徹底整理。
那么推薦大家在學(xué)習(xí)整理的方法之后，有機(jī)會對自己做一次徹底的整理。
這樣呢，能改變自己對于囤積物品和購買的這樣一些觀念，從根本上斷絕大家有太多其實自己并用不著但是又舍不得丟的東西。
小空間，物品收納的原則是什么?
答：小空間的物品收納原則首先是這樣的，就是不要著急先收納。
雖然大家常講收納整理，但是實際上的話，應(yīng)該是整理在前收納在后。
整理就是決定哪些東西留哪些東西不留，那收納才是把你決定留下來的東西，按照固定位置，將它們進(jìn)行收納。
那么，小空間由于它的收納空間本身就比較有限，其實物品的整理的話，重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)要多過于收納，如果我們不整理只收納的話，
會變成我們只是把這些東西漂亮地或者隱藏式地收起來而已，不解決根本問題。
所以從根本上講的話，還是先把整理做好，越是小空間越要做整理。
數(shù)據(jù)線太多，雜亂且會擰成一團(tuán)，如何收納?
答：關(guān)于數(shù)據(jù)線的問題的話，建議大家是這樣，首先先做整理，把重復(fù)多余的東西扔掉，把必須要保存的東西留下來。
然后呢，也搞清楚線究竟是哪些線。
那么像一些咨詢的家里面那可能有很多的線和頭根本就是未知設(shè)備的，就已經(jīng)搞混亂了。
那最后如果整理出了線，還有包括插頭以后呢，大家可以把線繞成一團(tuán)或者疊成一團(tuán)，然后在淘寶買一些數(shù)據(jù)線、電線的收納工具，
比如說扎袋呀，這些是屬于成本比較低的收納工具，那么把它扎好以后，豎著放進(jìn)小盒子里面，抽屜一拉開就能看見。
家庭文件如何整理
家庭文件如何整理
家庭中是很多東西和雜七雜八的，怎么把它們歸納好呢?下面有方法以參考的哦!
家庭文件如何整理
家庭文件整理可以概括為三句話：分類，整理，保管。
分類
每個家庭都不同，但大概分為這幾類：財產(chǎn)類文件、健康類文件、工作學(xué)習(xí)類文件和照片音像類文件。
財產(chǎn)類文件：家庭收入支出賬目、存折、股票等各類投資交易證卡、有價證券、工資條、水電費(fèi)支出記錄、保險憑據(jù)、借據(jù)、合同契約、貴重物品清單和發(fā)票、各種家用電器的說明書、保修卡、維修單等。
健康類文件：病歷、診斷書、醫(yī)療保健卡、各類檢查的報告、表格、結(jié)果、住院記錄、疫苗接種和藥物過敏記錄、家庭成員意外傷害記錄以及醫(yī)院處方、飲食禁忌等。
工作學(xué)習(xí)類文件：工作筆記、文章及著作手稿、工資資料、獎勵材料、學(xué)習(xí)筆記、作業(yè)、升學(xué)考試材料、學(xué)習(xí)成績單、畢業(yè)證等。
照片音像類文件：家庭成員各個時期的照片，結(jié)婚、壽慶、旅游觀光、聚會娛樂等活動形成的錄像帶、光盤、電腦軟盤等資料。
而上述概括未盡的文件，可以歸為其他類別。
或者根據(jù)需要和數(shù)量多少靈活分類。
整理
對于紙質(zhì)材料，應(yīng)展開撫平，大于A4的才折疊保管，破損的可進(jìn)行修補(bǔ)，然后按同一小類裝入文件袋，最好是透明的，一目了然，。
如購物發(fā)票一袋、病歷一袋、說明書一袋、重要證件一袋等等，材料多的可分多袋，袋子外面再貼上標(biāo)簽。
裝好袋的文件就可按上述5個類別分別裝入大號的文件盒，盒外也貼上標(biāo)簽。
照片類文件，如果是實物照片，以每一項活動為一組照片分好，每組照片前寫明該項活動的時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容，按時間順序排列裝入照片簿。
底片則以整筒為單位，放在該底片涉及的第一組照片處。
如果是數(shù)碼照片則按每一項活動分別建立文件夾，照片說明以文本文件格式存于該文件夾內(nèi)，以8位日期號碼加上表明該項活動內(nèi)容的簡要文字為文件夾名，刻光盤，存硬盤或網(wǎng)盤保存。
小編還有一招，懶得導(dǎo)出數(shù)碼照片的，可以用各種云盤同步，常見的如百度云啊之類的，手機(jī)或者ipad上的拍完就都自動同步到云盤里了，有自動上傳功能的相機(jī)也有很多，沒有云功能的相機(jī)可以買個有云功能的卡，如果還不想花銀子，那就得自己勤快點(diǎn)，手動導(dǎo)入了。
對于錄像帶和光盤文件，可以直接以小標(biāo)簽貼于錄像帶盒和光盤面，以表明該錄像帶和光盤的時間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。
一般來說，家庭文件的總量不會很多，經(jīng)過上述整理后的.文件，由于文件盒上均有簡要文字表明內(nèi)裝何物，打開柜門就一目了然，可以迅速查找到需要的材料。
如果非常多，也可以編目錄。
保管
家庭文件沒必要按機(jī)關(guān)文件一樣要求放在專用的文件箱柜甚至專用的庫房，最實用的保管方式是將家庭文件按類別排放在避免陽光直射的書柜一角，
再放上樟腦丸等防蟲藥，如果條件允許，還可以在柜內(nèi)放置防潮物品。
當(dāng)然重要的家庭文件如房產(chǎn)證、存折之類可以另外鎖起來存放。
整理家庭文件中應(yīng)注意的問題
1 持之以恒。
很多人剛整理家庭文件時都會很有興趣，畢竟是自己家里的東西而不是工作上的東西，整理起來總覺得比較輕松。
但整理過程中由于要收集的材料比較多，有些煩瑣，興趣便降下來了，逐漸地整理工作就停下來了。
所以我們要明白家庭文件內(nèi)容非常豐富，整理工作并非一朝一夕可以完成，而要持之以恒，以點(diǎn)滴之功，有時間就整理一點(diǎn)，最后總是可以完成的，關(guān)鍵是不能停。
2 隨時補(bǔ)充。
家庭文件整理完成并非一勞永逸，因為家庭成員還在不斷參加社會活動，產(chǎn)生新的材料，這些材料必須隨時補(bǔ)充到家庭文件中去，以利于查找和避免日子長了以后遺忘。
3教育家庭成員用完歸位。
如用后應(yīng)放回原來位置，注意保護(hù)原件不能損壞等。
不然在利用過程中將文件弄亂了、弄丟了，或者放錯位置了，將前功盡棄，不得不重新整理。