天心系統(tǒng)建(財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該如何初始建賬)
1.財(cái)務(wù)軟件應(yīng)該如何初始建賬
系統(tǒng)軟件的初始化也是賬務(wù)軟件使用中一次性的工作，系統(tǒng)初始化過程中設(shè)定的會(huì)計(jì)科目代碼結(jié)構(gòu)及一些參數(shù)在結(jié)束建賬后即無法修改，系統(tǒng)初始化的質(zhì)量對賬務(wù)軟件的質(zhì)量和工作的效率將產(chǎn)生直接的影響，所以系統(tǒng)軟件的初始化設(shè)置也是非常重要的。
實(shí)際工作中，有不少會(huì)計(jì)軟件用戶因?yàn)槌跏蓟牟磺‘?dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。 目前出版的有關(guān)會(huì)計(jì)電算化的書籍大多數(shù)只介紹會(huì)計(jì)軟件設(shè)計(jì)的程序語言、程序結(jié)構(gòu)及編寫原理等，對會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)初始化很少涉及。
本文從初始數(shù)據(jù)收集、編碼設(shè)置、數(shù)據(jù)裝入、環(huán)境設(shè)定等幾個(gè)方面談?wù)勏到y(tǒng)初始化。 一、數(shù)據(jù)收集 系統(tǒng)初始化需要收集手工賬中的會(huì)計(jì)科目和各科目的余額，如從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計(jì)發(fā)生額、年初余額。
所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、順利。
二、編碼設(shè)置 賬務(wù)系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用代碼，在此主要介紹科目代碼的設(shè)置。建賬時(shí)要將收集到的會(huì)計(jì)科目加入賬務(wù)系統(tǒng)，建立賬務(wù)系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目體系。
在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中除了象手工賬務(wù)一樣要使用會(huì)計(jì)科目外，還要為每一個(gè)會(huì)計(jì)科目加入一個(gè)編碼。會(huì)計(jì)科目編碼通常用阿拉伯?dāng)?shù)字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數(shù)段，每一段設(shè)有固定的位數(shù)表示不同層次的會(huì)計(jì)科目。
如第一段表示總賬科目，第二段表示二級明細(xì)科目，第三段表示三級明細(xì)科目。 在設(shè)定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問題： （一）系統(tǒng)性 財(cái)政部已制定的各行業(yè)會(huì)計(jì)制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。
在設(shè)定總賬科目編碼時(shí)必須符合財(cái)政部門制定的會(huì)計(jì)制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會(huì)計(jì)制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部門和本單位的管理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和統(tǒng)一性。 （二）對應(yīng)性 要保證每一個(gè)代碼對應(yīng)于一個(gè)會(huì)計(jì)科目，既不允許出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不允許出現(xiàn)同名的會(huì)計(jì)科目，但如果同名的明細(xì)科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不認(rèn)為是同名的會(huì)計(jì)科目。
（三）簡潔性 在滿足管理要求和適合計(jì)算機(jī)處理的的前提下，力求代碼簡單明了、位數(shù)越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。 （四）可擴(kuò)展性 會(huì)計(jì)科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。
修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸入的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸入的憑證資料。因此在設(shè)計(jì)代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求。
總賬科目編碼長度由所選會(huì)計(jì)制度來決定通常為3~4位，而確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個(gè)數(shù)來確定的，以二級明細(xì)科目為例，總賬科目為其上級科目，銀行存款、應(yīng)收賬款、銷售收入、管理費(fèi)用等總賬科目都有二級明細(xì)科目，銀行存款通常以開戶銀行及賬號為明細(xì)科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷售收入、管理費(fèi)用等科目下設(shè)的二級明細(xì)科目一般都不會(huì)超過九十九個(gè)，兩位長的代碼應(yīng)能滿足以后添加同級科目的需求，而應(yīng)收賬款等往來科目通常以客戶或單位為來設(shè)置明細(xì)科目，明細(xì)科目的數(shù)量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長難以滿足要求，要增至三位甚至更長，由于同級科目必須使用等長的科目編碼，其他總賬科目下的二級科目也要使用三位或更長的科目編碼。 如果設(shè)定的分段代碼位數(shù)較長而絕大多數(shù)上級科目所包含的明細(xì)科目個(gè)數(shù)不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì)受到影響，與簡潔性相矛盾。
為了解決這一矛盾，可將明細(xì)科目先分類，按分類設(shè)置二級科目，然后再設(shè)置下級明細(xì)科目，如應(yīng)收賬款總賬科目下先按客戶所屬地區(qū)分類，設(shè)置二級明細(xì)科目，然后再按客戶名設(shè)置三級明細(xì)科目。 更理想的解決方案是應(yīng)用往來客戶輔助核算，目前的商品化會(huì)計(jì)軟件通常都提供了這一功能。
因輔助核算中的項(xiàng)目代碼與會(huì)計(jì)科目的代碼完全獨(dú)立，自成體系，項(xiàng)目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì)計(jì)科目如前述應(yīng)收賬款等往來科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設(shè)定，與科目代碼的位數(shù)無關(guān)，非常便于擴(kuò)充。 如選用了輔助核算功能，在科目代碼設(shè)置之后，還要設(shè)置輔助項(xiàng)目代碼及名稱。
如果單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì)計(jì)軟件中提供了復(fù)幣核算的功能，在系統(tǒng)初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統(tǒng)，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱、與本位幣的匯率等。
三、數(shù)據(jù)輸入 完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統(tǒng)。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。
如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計(jì)發(fā)生額，這是為會(huì)計(jì)報(bào)表所準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如不輸入累計(jì)發(fā)生額，由于會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報(bào)表中如需要全年累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。 在實(shí)際操作中大部分會(huì)計(jì)軟件都提供了簡化操作的方法，即只需輸入最底層明細(xì)科目的年初余額和累計(jì)發(fā)生。
2.財(cái)務(wù)軟件建賬期初數(shù)如何錄入
新建賬的賬戶的期初數(shù)，是以上期的期末數(shù)作為建賬的初始數(shù)據(jù)。也就是把上期的期末數(shù)，按照對應(yīng)的會(huì)計(jì)科目填寫到新的賬戶里就可以。
拓展資料：
期初記賬是某個(gè)公司或單位的會(huì)計(jì)對上期（上個(gè)月）的賬目已結(jié)清并上報(bào)給了財(cái)務(wù)部門，然后這一期（這個(gè)月初）剛開始的余帳記入賬目稱為期初記賬。
期初余額（opening balance），是指期初已存在的賬戶余額。
期初余額以上期期末余額為基礎(chǔ)，反映了以前期間的交易和上期采用的會(huì)計(jì)政策的結(jié)果。
通常，期初余額是上期賬戶結(jié)轉(zhuǎn)至本期賬戶的余額，在數(shù)額上與相應(yīng)賬戶的上期期末余額相等。
但是，由于受上期期后事項(xiàng)、會(huì)計(jì)政策變更、前期會(huì)計(jì)差錯(cuò)更正等諸因素的影響，上期期末余額結(jié)轉(zhuǎn)至本期時(shí)，有時(shí)需經(jīng)過調(diào)整或重新表述。
期初數(shù)據(jù)錄入完畢，必須期初記賬后，才能開始日常業(yè)務(wù)核算，未記賬時(shí)，允許進(jìn)行單據(jù)錄入、賬表查詢。
沒有期初數(shù)據(jù)的用戶，可以不錄入期初數(shù)據(jù)，但也必須執(zhí)行期初記賬操作。如果期初數(shù)據(jù)是運(yùn)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年”功能得來的，為未記賬，需要執(zhí)行記賬功能。
期初余額反映了以前期間的交易和上期采用的會(huì)計(jì)政策的結(jié)果。
期初余額應(yīng)以客觀存在的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為根據(jù)，是被審計(jì)單位按照上期采用的會(huì)計(jì)政策對以前會(huì)計(jì)期間發(fā)生的交易和事項(xiàng)處理后的結(jié)果。期初余額與注冊會(huì)計(jì)師首次接受委托相聯(lián)系。
若審計(jì)人員對被審計(jì)單位常年進(jìn)行財(cái)務(wù)報(bào)表審計(jì)，應(yīng)注意本表期初數(shù)與上期審計(jì)工作底稿中的固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊期末余額的審定數(shù)核對相符。
若審計(jì)人員因被審計(jì)單位變更委托事務(wù)所而初次進(jìn)行年度報(bào)表的審計(jì)，可向前任事務(wù)所借閱其工作底稿。
如果前任事務(wù)所具有良好的工作信譽(yù)，則后任可僅對包括本表在內(nèi)的信息進(jìn)行一般性復(fù)核。需注意的是，后任是否信任前任的工作底稿，取決其職業(yè)判斷，并為此承擔(dān)責(zé)任。
如果被審計(jì)單位此前從未經(jīng)過事務(wù)所審計(jì)，即初次審計(jì)情況下，審計(jì)人員應(yīng)對期初余額進(jìn)行較全面的審計(jì)，尤其是被審計(jì)單位的固定資產(chǎn)數(shù)量多、價(jià)值大、占資產(chǎn)總額比重高時(shí)更應(yīng)如此。
最理想的方法是追查自該單位設(shè)立起的固定資產(chǎn)和累計(jì)折舊賬戶中所有重要的記錄。
3.會(huì)計(jì)軟件做賬的步驟
(1)初始建賬。就是根據(jù)企業(yè)具體行業(yè)要求和將來可能發(fā)生的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)情況，購置所需要的賬簿，然后根據(jù)企業(yè)日常發(fā)生的業(yè)務(wù)情況和會(huì)計(jì)處理程序登記賬簿。
(2)會(huì)計(jì)事項(xiàng)分析。包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分析、原始憑證審核等工作。
(3)編制會(huì)計(jì)憑證。即對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行確認(rèn)和計(jì)量，并根據(jù)其結(jié)果，運(yùn)用復(fù)式記賬法編制會(huì)計(jì)分錄，填寫會(huì)計(jì)憑證。
(4)登記有關(guān)賬簿。即根據(jù)會(huì)計(jì)憑證分別登記有關(guān)的日記賬、總分類賬和明細(xì)分類賬，并結(jié)出發(fā)生額和余額。
(5)編制試算平衡表。即根據(jù)總分類賬試算平衡表和明細(xì)分類賬試算平衡表，檢查記賬有無錯(cuò)誤。
(6)期末調(diào)賬和編制工作底稿。期末結(jié)賬前，按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，確定本期的應(yīng)得收入和應(yīng)負(fù)擔(dān)的費(fèi)用，并據(jù)以對賬簿記錄的有關(guān)賬項(xiàng)作出必要調(diào)整，編制調(diào)賬分錄和試算平衡表，并結(jié)合分類賬和日記賬的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，據(jù)以編制工作底稿，以方便下一步對賬和結(jié)賬工作，并為最后編制報(bào)表提供便利。
(7)對賬和結(jié)賬。對賬是為確保賬簿記錄的正確、完整、真實(shí)，在有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)入賬以后進(jìn)行的對賬工作，主要有賬賬相對、賬證相對和賬實(shí)相對。
結(jié)賬即結(jié)清賬目，在把一定時(shí)期所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，將各種賬簿記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)結(jié)算清楚，結(jié)出本期發(fā)生額合計(jì)和期末余額，或?qū)⒂囝~結(jié)轉(zhuǎn)下期，以便編制財(cái)務(wù)報(bào)表，分清上下期會(huì)計(jì)記錄和分期繼續(xù)核算。
(8)編制和報(bào)送財(cái)務(wù)報(bào)告。根據(jù)賬簿記錄編制資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，報(bào)告企業(yè)財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。
4.關(guān)于材料采購的ERP會(huì)計(jì)科目設(shè)置
機(jī)器運(yùn)作資料就是用來作為ERP算產(chǎn)能 生產(chǎn)負(fù)荷的一個(gè)重要數(shù)據(jù) 天心系統(tǒng)基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備 大類 模塊 所需資料 共用資料 所有模塊 營業(yè)人資料設(shè)定、部門資料、員工資料 幣別資料、密碼及權(quán)限資料、倉庫資料 客戶廠商資料、系統(tǒng)預(yù)警資料刷新設(shè)置 貨品資料、審核流程設(shè)計(jì) 財(cái)務(wù)系統(tǒng) 總帳系統(tǒng) 會(huì)計(jì)科目設(shè)置、銀行資料、科目預(yù)算、帳戶資料 期初憑證（即科目余額）、期初應(yīng)收/應(yīng)付票據(jù) 期初應(yīng)收/應(yīng)付帳款、期初帳戶余額 收付款 進(jìn)銷存系統(tǒng) 進(jìn)銷存 貨品標(biāo)準(zhǔn)成本、采購受訂政策、期初存貨輸入、特殊定價(jià)政策（優(yōu)先采購受訂政策） MRP2 生產(chǎn)制造 商品物料表、貨品附加信息、替代品、模具、機(jī)臺(tái)信息、機(jī)臺(tái)可供生產(chǎn)時(shí)間、工作行事例、制程代號設(shè)定、制成品制程規(guī)劃 MRP MRP-II 系統(tǒng)運(yùn)行 物料編碼原則、倉庫儲(chǔ)位管理辦法、BOM及工藝流程管理 組織結(jié)構(gòu)圖、各部門運(yùn)作流程、崗位職責(zé)說明書 天心基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備設(shè)置明細(xì) 一、營業(yè)人資料設(shè)定： 1、基本設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 公司代號 即數(shù)據(jù)庫名稱，在建帳套時(shí)確定，不可修改 最長四碼，不可用中文 2 公司名稱 本公司對內(nèi)對外的稱呼 3 會(huì)計(jì)期間 財(cái)務(wù)在帳務(wù)結(jié)算時(shí)的一定期間 4 開帳日期 使用本系統(tǒng)的開帳日期 建議在月初開帳 5 本業(yè)稅率 企業(yè)稅率 如貨品統(tǒng)一稅率，可設(shè)置 6 本位幣 企業(yè)交易常用幣別，與外幣區(qū)別 7 稅務(wù)制度 財(cái)務(wù)核算制度 可在大陸、臺(tái)灣、其他中選擇 8 成本計(jì)算方式 存貨發(fā)出的成本計(jì)算方法 建議使用移動(dòng)加權(quán)或月加權(quán) 9 盤存方式 企業(yè)作存貨盤存時(shí)的方式 可在永續(xù)及實(shí)地中選擇 10 編碼長度 指定基礎(chǔ)資料（如料號）碼長 會(huì)計(jì)科目最長20碼、貨品代號最長20碼、員工編碼最長12碼 11 報(bào)表長度 在固有報(bào)表中某字段所占長度 金額、稅金、數(shù)量、單價(jià) 品號、品名、部門、庫位 12 小數(shù)位數(shù) 單據(jù)中小數(shù)位數(shù)，一經(jīng)設(shè)定，位數(shù)可調(diào)大，不可調(diào)小，否則已引起數(shù)據(jù)四舍五入誤差 數(shù)量、單價(jià)、金額、稅金 13 MRP小數(shù)位 針對MRP模組的數(shù)量小數(shù)位 MRP數(shù)量 14 報(bào)表小數(shù)位 系統(tǒng)所固有報(bào)表的小數(shù)位數(shù) 15 含借入借出否 借入借出量是否影響倉庫庫存數(shù)量 有借入/出情況才選擇 16 單據(jù)編碼原則 本系統(tǒng)所使用單據(jù)編號，以利數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及運(yùn)算 可選擇按年/月/日流水編碼或者手工編號（但不建議） 17 憑證過帳方式 本系統(tǒng)產(chǎn)生憑證時(shí)的方式 □審核 □不審核 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 18 憑證類型 對憑證的分類 可選通用或收付轉(zhuǎn)憑證 19 電話號碼 本公司常用電話號碼 20 傳真 本公司常用傳真號碼 21 中（英）文地址 本公司所在地名 2.可選設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 憑證產(chǎn)生方式 其他模塊單據(jù)是否立即轉(zhuǎn)切憑證 2 MRP在制品部分參與費(fèi)用分配否 對于在制貨品的成本是否參與人工與制費(fèi)分?jǐn)?3 售價(jià)政策歸屬客戶 是否作用于其歸屬客戶 4 行業(yè)別 企業(yè)所屬行業(yè) 具有特殊功能 5 營業(yè)登記 營業(yè)登記證號 6 英文名稱 企業(yè)對內(nèi)對外的英文稱呼 7 帳套序號 當(dāng)企業(yè)需進(jìn)行子公司帳務(wù)管理時(shí)，可用序號區(qū)分，以利資料整合 8 稅務(wù)編碼 企業(yè)登記注冊時(shí)所有稅務(wù)號碼 9 法人基本情況 企業(yè)法人資料，以供單據(jù)使用 二、客戶/廠商資料： 1、基本設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 客戶/廠商代號 對所有客戶和廠商進(jìn)行編號，以利系統(tǒng)運(yùn)作 2 全稱 客戶/廠商的注冊稱呼 3 類別 類別歸屬，以利采購、業(yè)務(wù)運(yùn)作 客戶/廠商/客戶兼廠商 4 發(fā)票地址 發(fā)票上的地址，一般也為公司所在地址 5 幣別 與該客戶/廠商交易時(shí)較常用的幣別 如無固定幣別，不設(shè)定 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 6 交易方式 與該客戶/廠商交易時(shí)較常用的交易方式 7 聯(lián)絡(luò)人 該客戶/廠商的聯(lián)絡(luò)人姓名 8 立帳方式 產(chǎn)生應(yīng)收付款的方式 9 扣稅類別 與該客戶/廠商交易的稅種 在價(jià)內(nèi)稅/價(jià)外稅/不計(jì)稅間選 2、可選設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 簡 稱 簡略稱呼 2 分倉地址 客戶的公司地址和倉庫地址不同時(shí)使用 3 帳務(wù)歸屬 與子公司發(fā)生帳務(wù)，而在母公司收付款 4 信用管制 對該公司的信用額度 5 負(fù) 責(zé) 人 該客戶/廠商的負(fù)責(zé)人姓名 6 會(huì) 計(jì) 該客戶/廠商的會(huì)計(jì)姓名 7 公司地址 該客戶/廠商的注冊地址 8 電話傳真 該客戶/廠商的電話與傳真號碼 9 開戶銀行 與之交易后的收付款銀行 10 責(zé)任業(yè)務(wù) 負(fù)責(zé)此客戶/廠商的本公司業(yè)務(wù)員 11 按外幣沖銷否 系統(tǒng)自動(dòng)以外幣進(jìn)行帳款的沖銷 只有按原交易幣種沖帳才設(shè) 12 特色資料 客戶或廠商所具備的特點(diǎn)歸類 看管理需要而設(shè) 13 營業(yè)資料 客戶或廠商各種經(jīng)營資料 14 貿(mào)易資料 與對外貿(mào)易出口相關(guān)的各項(xiàng)資料 如船名、報(bào)關(guān)行等 三、員工資料： 1、基本設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 員工代號 給員工的設(shè)定編號，以便管理 最長為12碼 2 員工姓名 員工稱呼 2、可選設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 年度目標(biāo) 年度目標(biāo)業(yè)績 2 人事資料 員工的各項(xiàng)基本資料 3 特殊資料 員工所具備的特點(diǎn)歸類 4 到職日 進(jìn)入本公司時(shí)間 5 部門代號 所屬部門編號 6 上級主管 直接管理人員 7 離職日 離開本公司時(shí)間 四、貨品資料： 1、基本設(shè)置 項(xiàng)次 項(xiàng)目設(shè)置 內(nèi)容說明 備注 1 貨品編號 給貨品的設(shè)定編號，以便管理 最長20碼 2 品名 貨品的全稱 3 大類 貨品大致類別 成品/半成品/原料中選擇 4 中類 貨品更細(xì)的類別 在大類基礎(chǔ)進(jìn)行二次分類 5 貨品稅率 貨品的稅率 6 主單位 貨品。
