展館策劃方案流程(會展設(shè)計方案的流程應(yīng)該怎么寫啊)
1.會展設(shè)計方案的流程應(yīng)該怎么寫啊
我覺得會展設(shè)計需要的是充分理解客戶的意圖，在這基礎(chǔ)上發(fā)揮自己的創(chuàng)意，當(dāng)然，一點想法沒有的客戶就好辦了。
如果你的專業(yè)技能非常過硬，那最好是看一些實際的案例，尤其是像世博會之類的著名展會的設(shè)計方案或者像奔馳之類的大公司的參展的展臺，這會啟發(fā)你的靈感。當(dāng)然，如果你對自己的專業(yè)技能信心不足，最好還是再研究一些設(shè)計專業(yè)的書籍。
會展是個實操性很強的行業(yè)，需要你有耐心，能吃苦，會展設(shè)計師往往會加班很多，且自己已經(jīng)非常滿意的作品還要按客戶的意思再改，雖然不一定是你自己滿意的，這個行業(yè)不一定需要多高的學(xué)歷，但是，肯吃苦的起碼的素質(zhì)，如果你能吃苦，不怕加班，哪怕技術(shù)上稍微遜色一些，也會得到重用的。
展會的流程包括前期策劃、市場推廣、招展、客戶服務(wù)、布展、展出、展后幾個方面。前期策劃包括立項、相關(guān)資源的聯(lián)系、相關(guān)合作單位的確認(rèn)等等；市場推廣包括宣傳推廣和觀眾組織；招展就是實際的營銷過程，也是展會的最大收入來源；客戶服務(wù)包括和展商的互動，為他們提供一切有關(guān)參展事宜的服務(wù)；布展包括展品運輸、展臺搭建等等，展位一般分為標(biāo)準(zhǔn)展位和特裝展位，前者是承辦單位來搭建，后者是參展商自己來搭建；展出期間包括展會現(xiàn)場的服務(wù)，如維持現(xiàn)場秩序，解決客戶問題，接待專業(yè)觀眾等等；展后主要是要做展商和參觀商的回訪，整理好數(shù)據(jù)庫，然后撰寫出總結(jié)報告，提供給參展商，另外，也要在媒體上有會后報道。
只能幫你這么多了，祝你好運??！
2.展會策劃的基本流程步驟有哪些
一：對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研。
二：制定詳細(xì)完整的會展策劃方案。三：實施前的培訓(xùn)。
四：印刷材料的設(shè)計制作。五：展臺的布置及展示。
六：相關(guān)的會展服務(wù)。七：做好對活動的評估。
會展籌劃細(xì)節(jié)1、邀請2、信息發(fā)布3、回執(zhí)4、簽到與入住安排5、餐飲安排6、秘書服務(wù)7、茶歇8、翻譯9、車輛調(diào)度 基本流程一 成立策劃工作小組人員事務(wù) 策劃主管 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)、溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂 策劃人員 負(fù)責(zé)編擬會展項目計劃 文案撰寫人員 負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等 美術(shù)設(shè)計人員 負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計，如廣告設(shè)計、展示空間設(shè)計，此負(fù)責(zé)人要求能熟練運用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等軟件 市場調(diào)查人員 負(fù)責(zé)進行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告 媒體聯(lián)絡(luò)人員 進行媒體宣傳推廣 二 進行市場調(diào)查與分析 會展市場調(diào)查與分析是會展策劃的基礎(chǔ)。其針對的內(nèi)容也十分廣泛，主要包括五個方面：產(chǎn)業(yè)環(huán)境； 2.目標(biāo)市場； 3.政策法規(guī)； 4.同類會展； 5.自身資源。
三 制定會展項目的行動方案 制定一個統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。 會展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個可供操作的具體措施。
其間得需明確以下內(nèi)容：會展項目的目標(biāo)、實現(xiàn)會展項目目標(biāo)的環(huán)境、會展項目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關(guān)活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。 設(shè)計行動日程表也是必不可缺少的一環(huán)。
會展項目的行動日程必須精心設(shè)計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時間的規(guī)定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦。 四 制定預(yù)算方案 制定一份會展項目預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個方面： 1.場地費用； 2.行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等； 3.宣傳推廣費用； 4.招展、招商費用 5.相關(guān)活動經(jīng)費； 6.其他。
會展項目收入來源： 1.會務(wù)費或展位費收入； 2.門票收入； 3.企業(yè)贊助收入； 4.其他。 五 撰寫項目策劃方案 抓安歇會展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。
其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。 六 評估與修正 評估與修正的內(nèi)容主要包括項目評估、階段考評、最終考評和反饋改進等內(nèi)容。
3.展會策劃的基本流程有哪些
基本流程：一 、首先要合理分工 1、策劃主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通整個小組各策劃人員的工作，并全權(quán)負(fù)責(zé)策劃方案的制定和修訂；2、策劃人員：負(fù)責(zé)編擬會展項目計劃； 3、文案撰寫人員：負(fù)責(zé)撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等 ；4、美術(shù)設(shè)計人員：負(fù)責(zé)各類各種類型視覺形象設(shè)計，如廣告設(shè)計、展示空間設(shè)計，此負(fù)責(zé)人要求能熟練運用photoshop,Imageready,Illustrator,coreIdraw等軟件； 5、市場調(diào)查人員：負(fù)責(zé)進行市場調(diào)查并編寫市場調(diào)查報告； 6、媒體聯(lián)絡(luò)人員：進行媒體宣傳推廣。
二 、市場調(diào)查與分析 調(diào)查分析主要包括五個方面：1、產(chǎn)業(yè)環(huán)境；2、目標(biāo)市場；3、政策法規(guī)；4、同類會展；5、自身資源。 三 、制定行動方案 （1）制定一個統(tǒng)籌兼顧的方案是會展項目順利開展的重要前提，選擇合適的時間，合適的地點，并做到兩者的合理搭配，是方案必須注意的內(nèi)容。
（2）會展策劃方案具體化，應(yīng)形成一個可供操作的具體措施。其間得需明確以下內(nèi)容：會展項目的目標(biāo)、實現(xiàn)會展項目目標(biāo)的環(huán)境、會展項目營銷戰(zhàn)略要素、會展相關(guān)活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件。
（3）設(shè)計行動日程表也是必不可缺少的一環(huán)。會展項目的行動日程必須精心設(shè)計，策劃方案的制作、方案的實施不得延誤，每個步驟的開始和結(jié)束都應(yīng)有時間的規(guī)定和限制，以保證方案的實施能夠順利進行，否則就會嚴(yán)重影響會展的成功舉辦。
四、制定預(yù)算方案 制定一份會展項目預(yù)算方案一般包括的內(nèi)容有以下幾個方面：1、場地費用； 2、行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資和行政辦公費用等；3、宣傳推廣費用；4、招展、招商費用；5、相關(guān)活動經(jīng)費；6、其他。 五、確定會展項目收入來源：1、會務(wù)費或展位費收入；2、門票收入；3、企業(yè)贊助收入；4、其他。
六、撰寫項目策劃方案 1、抓安歇會展項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也稱企劃案，其主體內(nèi)容包括現(xiàn)狀或背景介紹、分析、目標(biāo)、戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)或行動方案、效益預(yù)測、控制和應(yīng)急措施，各部分內(nèi)容可因具體要求不同而詳細(xì)程度不一。2、其可涵蓋內(nèi)容如可行性研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等圍繞某次戰(zhàn)前、戰(zhàn)中以及展后的所有策劃文案。
七、評估與修正。
4.展會策劃案需要哪些步驟
第一部分 會展預(yù)備階段的文案 第一節(jié) 會展預(yù)備階段的文案簡介 一、會展預(yù)備階段的文案的概念： 會展預(yù)備階段的文案是指一次會展從確定展覽題材、收集信息、進行展覽項目立項策劃一直到會展正式開幕前的預(yù)先準(zhǔn)備階段涉及到的所有文本文案。
二、會展預(yù)備階段的文案種類： 一般來說，會展預(yù)備階段的文案包括展會立項策劃書、展會項目立項可行性研究報告、參展說明書、展會招展方案、展會招展函、招展進度計劃、觀眾邀請函、參展合同、展出工作方案、展會費用預(yù)算表、展會宣傳推廣計劃、廣告文案等。 第二節(jié) 會展預(yù)備階段的文案寫作 一、《展會立項策劃書》的寫作 （一）《展會立項策劃書》的概念： 所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容， 主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。 （二） 展會立項策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)： 一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內(nèi)容： 1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。
2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。 3、展會價格及初步預(yù)算方案。
4、展會工作人員分工計劃。 5、展會招展計劃 6、展會招商計劃。
7、展會宣傳推廣計劃。 8、展會籌備進度計劃。
9、展會服務(wù)商安排計劃。 10、展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。
11、展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃。 12、展會結(jié)算計劃。
（三） 展會立項策劃書的寫作要求： 1. 展會名稱 展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。
下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明： 基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。 限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。
展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。
如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。
那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。 展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。
展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個國際展。
行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。
行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。 2、展會地點 策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。 策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。
具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。
3、辦展機構(gòu) 辦展機構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。
根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。 主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。
主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。 承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。 支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時間 辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。
二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一。
5.展廳設(shè)計流程是怎樣的
1、明確主題 主題是參展商想要傳達(dá)給參觀者的基本信息和印象，通常是參展商自己或產(chǎn)品。
要表達(dá)清晰的主題，一方面要使用焦點，另一方面要使用適當(dāng)?shù)念伾?、圖表和安排，以協(xié)調(diào)的方式創(chuàng)造出統(tǒng)一的印象。預(yù)算良好的參展商往往建造豪華的展廳，給參觀者留下深刻的印象，但可能無法傳達(dá)明確的主題和信息。
設(shè)計師往往注重吸引力、震撼，而忽略了明確的商業(yè)意圖的表達(dá)，或者忽略了產(chǎn)品的推廣。設(shè)計、布局和用品的使用應(yīng)服務(wù)于展覽的目標(biāo)，并應(yīng)與展覽的內(nèi)容保持一致。
2、空間規(guī)劃 企業(yè)展廳是一項系統(tǒng)工程，根據(jù)企業(yè)展廳在企業(yè)內(nèi)部所處的具體位置、空間造型、面積大小等客觀因素，合理布局，使有限的空間產(chǎn)生最理想的展示效果，是展廳設(shè)計公司需要著重研究的課題。展廳設(shè)計公司了解客戶需求后，應(yīng)反復(fù)規(guī)劃，多次論證，以取得最佳的布局方案，為后期展廳設(shè)計打好基礎(chǔ)。
3、特點聚焦 企業(yè)展廳力求表現(xiàn)的是企業(yè)的整體形象，既要有時代感，又要有企業(yè)的特色，因此將企業(yè)標(biāo)志在展廳設(shè)計中合理、規(guī)范運用，必能很好的體現(xiàn)企業(yè)的特性，同時又能取得特色鮮明的展廳設(shè)計效果。展廳的主色調(diào)也可結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色的應(yīng)用，或在標(biāo)準(zhǔn)色系的范圍內(nèi)進行合理的延伸，那么整個展廳的風(fēng)格將與企業(yè)的整體風(fēng)格相符，同時又能在展廳中得到進一步的提升和優(yōu)化。
根據(jù)這些展廳設(shè)計的原則去發(fā)揮想象，會得到更好的展示效果，畢竟對于整個展廳設(shè)計而言，核心目的就是最后的實際參觀效果。廣州大黃蜂展覽設(shè)計有限公司是一家集展示創(chuàng)意設(shè)計、大型工程制作搭建·活動策劃執(zhí)行、會議主場承辦、活動巡回路演等于一體的一站式服務(wù)平臺。
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6.展廳設(shè)計流程是怎樣的
1、明確主題
主題是參展商想要傳達(dá)給參觀者的基本信息和印象，通常是參展商自己或產(chǎn)品。要表達(dá)清晰的主題，一方面要使用焦點，另一方面要使用適當(dāng)?shù)念伾?、圖表和安排，以協(xié)調(diào)的方式創(chuàng)造出統(tǒng)一的印象。預(yù)算良好的參展商往往建造豪華的展廳，給參觀者留下深刻的印象，但可能無法傳達(dá)明確的主題和信息。設(shè)計師往往注重吸引力、震撼，而忽略了明確的商業(yè)意圖的表達(dá)，或者忽略了產(chǎn)品的推廣。設(shè)計、布局和用品的使用應(yīng)服務(wù)于展覽的目標(biāo)，并應(yīng)與展覽的內(nèi)容保持一致。
2、空間規(guī)劃
企業(yè)展廳是一項系統(tǒng)工程，根據(jù)企業(yè)展廳在企業(yè)內(nèi)部所處的具體位置、空間造型、面積大小等客觀因素，合理布局，使有限的空間產(chǎn)生最理想的展示效果，是展廳設(shè)計公司需要著重研究的課題。展廳設(shè)計公司了解客戶需求后，應(yīng)反復(fù)規(guī)劃，多次論證，以取得最佳的布局方案，為后期展廳設(shè)計打好基礎(chǔ)。
3、特點聚焦
企業(yè)展廳力求表現(xiàn)的是企業(yè)的整體形象，既要有時代感，又要有企業(yè)的特色，因此將企業(yè)標(biāo)志在展廳設(shè)計中合理、規(guī)范運用，必能很好的體現(xiàn)企業(yè)的特性，同時又能取得特色鮮明的展廳設(shè)計效果。展廳的主色調(diào)也可結(jié)合企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)色的應(yīng)用，或在標(biāo)準(zhǔn)色系的范圍內(nèi)進行合理的延伸，那么整個展廳的風(fēng)格將與企業(yè)的整體風(fēng)格相符，同時又能在展廳中得到進一步的提升和優(yōu)化。
根據(jù)這些展廳設(shè)計的原則去發(fā)揮想象，會得到更好的展示效果，畢竟對于整個展廳設(shè)計而言，核心目的就是最后的實際參觀效果。廣州大黃蜂展覽設(shè)計有限公司是一家集展示創(chuàng)意設(shè)計、大型工程制作搭建·活動策劃執(zhí)行、會議主場承辦、活動巡回路演等于一體的一站式服務(wù)平臺。想了解更多設(shè)計技巧、搭建技巧可關(guān)注大黃蜂展覽官網(wǎng)
7.有誰會寫會展策劃方案
根據(jù)您的要求，特提供策劃流程及注意事項： 會展策劃設(shè)計流程 一：對企業(yè)進行有針對性的市場調(diào)研 收集有關(guān)本項目的各種資料，包括文字、圖片以及錄像等活動資料。
對收集的資料要分類編排，結(jié)集歸檔。 二：制定詳細(xì)完整的會展策劃方案。
確定會展的目標(biāo)市場，會展的規(guī)模，展品的選擇，評估觀眾數(shù)量的多少和 展覽面積的大小以及參展的費用預(yù)算。 三：實施前的培訓(xùn)。
讓全體的實施工作人員理解策劃方案精神，熟悉策劃方案要求，掌握實施方案的工作、方法、步驟和技巧。 四：印刷材料的設(shè)計制作。
利用會展的會刊、展前快訊、媒體報道等手段來進行前期宣傳，擴大企業(yè)的影響力，吸引更多的目標(biāo)客戶。 五：展臺的布置及展示。
設(shè)備的調(diào)試安裝，展臺的人員配備。 六：相關(guān)的會展服務(wù)。
根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛；根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會，推薦不同的用餐地點；根據(jù)參會人員的喜好，為您設(shè)計不同的休閑方式，設(shè)計專門的旅游線路，介紹下榻酒店附近的娛樂設(shè)施。 七：做好對活動的評估。
開好總結(jié)會，做好善后公關(guān)工作。 會展服務(wù)項目： 視聽設(shè)備租賃 展示道具制作 展廳專賣裝潢 舞臺設(shè)計燈光表演 花草租賃 寫真、泡沫字、雪弗板字等美工制作 拆裝運輸 大型倉儲 大型活動安排 提供禮儀，司儀 各地巡演 T臺制作、租賃。
會展籌劃細(xì)節(jié) 邀請 不管什么樣的會議或者展覽，主辦者當(dāng)然希望適宜的對象（客戶）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。
通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認(rèn)通知等3個程序。 信息發(fā)布——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。
通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標(biāo)準(zhǔn)等等，有些還附送會議（展）企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會展的期望。 回執(zhí)——對于主辦者來說，回執(zhí)是對會展企劃活動成功與否的判定標(biāo)志之一。
回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計（在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設(shè)計非常重要，應(yīng)當(dāng)是合理且圓滿的，應(yīng)當(dāng)包括如下信息——明確的人數(shù)、職務(wù)、性別、聯(lián)系方式、預(yù)計到達(dá)目的地時間、迎送要求等等）、確認(rèn)回執(zhí)有效（通常以會務(wù)費用是否交納為標(biāo)志），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認(rèn)即確認(rèn)通知可以在這一切完成后發(fā)出。 回執(zhí)可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。
回執(zhí)需要注意的是，如果會展課題允許，應(yīng)該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習(xí)慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會展的有序安排會起到很大幫助。確認(rèn)通知——如果會務(wù)費用確認(rèn)或者有其他方式可以確認(rèn)，可以發(fā)出確認(rèn)通知。
同時發(fā)出的應(yīng)該還有會展的確切地點、時間、議程、簽到程序及會展注意事項等。 簽到與入住安排 如果是小型商務(wù)會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。
但如果是大型會議或者展覽，那么簽到就是一項復(fù)雜的工作。通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。
大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準(zhǔn)備是必須的——回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導(dǎo)及協(xié)助人員、住宿賓館準(zhǔn)確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標(biāo)明入住者姓名及房號的小信封（內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議（展覽）須知、會議（展覽）詳細(xì)日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標(biāo)準(zhǔn)、返程預(yù)定及確認(rèn)、會務(wù)交通使用方式及付費標(biāo)準(zhǔn)等等。如果可能，盡量使用計算機作簽到。
一般情況下，簽到服務(wù)人員應(yīng)該不少于6人——工作時間應(yīng)該根據(jù)會展參與人員抵達(dá)時間合理分配。如果事先將回執(zhí)的項目設(shè)計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排 一般而言，展覽不統(tǒng)一安排餐飲（特邀嘉賓或者重要客戶除外），會議通常統(tǒng)一安排餐飲。 餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。
類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制（很多酒店對于自助餐的開設(shè)有就餐人數(shù)的最低要求），可以事先制訂餐標(biāo)及餐譜，嚴(yán)格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。
圍桌式餐飲安排比較復(fù)雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習(xí)慣者、酒水種類及付款等。
需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取那桌夠人數(shù)那桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。
秘書服務(wù) 所謂秘書服務(wù)指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向?qū)У确?wù)。這些服務(wù)通常是臨時或者按時提供的，在預(yù)算時通常按類別籠統(tǒng)計算，不在細(xì)分——可以按不可預(yù)計費用或者按其他類別計算。
如果通過代理公司操作，那么告訴代理公司作好隨時服務(wù)的準(zhǔn)備很有必要。代理公司與主辦方。
8.求一個簡單專業(yè)的展會安排流程
費心親手幫你寫了一份，絕非轉(zhuǎn)載：
XXXX展覽會邀請函
尊敬的XXX:
您好！
感謝您對XX事業(yè)的持續(xù)關(guān)注和大力支持！XXXXXX公司將于XX年X月X日-X日在XXXXX展覽中心舉辦XXXXXX展覽會，此次參展面積將達(dá)到100余平米，展臺分為XX區(qū)、XXX區(qū)等功能區(qū)，真誠邀請您屆時蒞臨指導(dǎo)，我們將不勝感激！
本次展覽會的目的，是為了對XXX新產(chǎn)品的宣傳推廣，融洽客戶關(guān)系，推進XXX事業(yè)的發(fā)展，同時也進一步展現(xiàn)XXX公司的企業(yè)形象和產(chǎn)品品牌。
為了感謝您的熱心參與，本次展覽會將安排抽獎活動，獎品設(shè)置如下：
123。每位到場來賓還將得到紀(jì)念品一份。
順頌商祺
附：XXXX展覽會組委會名單（總指揮，市場推廣組，接待組，技術(shù)組，業(yè)務(wù)組等等，也可不附）
XXXXXXX公司
年月日
9.現(xiàn)在展廳的設(shè)計流程
威雅展廳設(shè)計的幾個階段。
1、設(shè)計初期準(zhǔn)備：展示是一項有目標(biāo)有方向的設(shè)計活動，必須與甲方洽談，明確設(shè)計要求、資金以及想要達(dá)到的效果。
2、設(shè)計思路明確：然后根據(jù)客戶的需求和實地考察給展廳進行定位，確定展廳主題。
3、展示內(nèi)容規(guī)劃：根據(jù)展示內(nèi)容、展覽空間、潛在對應(yīng)人群，設(shè)計整個展廳的大體方案和重要展項的確定。
4、腳本設(shè)定：主要是描述展示設(shè)計基本思路以及設(shè)計成果，同時還需要說明展廳設(shè)計帶來的價值以及期望值等。
5、威雅：展廳策劃方案：集合以上幾點出完整的展廳設(shè)計策劃方案。
6、核對：我們會就完整的設(shè)計方案和客戶進行溝通，然后做修改好調(diào)整，直到達(dá)到最佳展示效果。
10.展會策劃方案怎么寫
一、《展會立項策劃書》的寫作（一）《展會立項策劃書》的概念：所謂展會立項策劃，就是根據(jù)掌握的各種信息，對即將舉辦的展覽會的有關(guān)事宜進行初步規(guī)劃，設(shè)計出展覽會的基本框架，提出計劃舉辦的展覽會的初步規(guī)劃內(nèi)容，主要包括：展會名稱和地點、辦展機構(gòu)、展品范圍、辦展時間、展會規(guī)模、展會定位、招展計劃、宣傳推廣和招商計劃、展會進度計劃.現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。
《展會立項策劃書》是為策劃舉辦一個新展會而提出的一套辦展規(guī)劃、策略和方法，它是對以上各項內(nèi)容的歸納和總結(jié)。網(wǎng)上展會營銷第一門戶網(wǎng)-（中展網(wǎng)）（二）展會立項策劃書的內(nèi)容結(jié)構(gòu)：一般地，《展會立項策劃書》主要包括以下內(nèi)容：1、辦展市場環(huán)境分析：包括對展會展覽題材所在產(chǎn)業(yè)和市場的情況分析，對國家有關(guān)法律、政策的分析，對相關(guān)展會的情況的分析，對展會舉辦地市場的分析等。
2、提出展會的基本框架：包括展會的名稱和舉辦地點、辦展機構(gòu)的組成、展品范圍、辦展時間、辦展頻率、展會規(guī)模和展會定位等。3、展會價格及初步預(yù)算方案。
4、展會工作人員分工計劃。5、展會招展計劃6、展會招商計劃。
7、展會宣傳推廣計劃。8、展會籌備進度計劃。
9、展會服務(wù)商安排計劃。10、展會開幕和現(xiàn)場管理計劃。
11、展會期間舉辦的相關(guān)活動計劃。12、展會結(jié)算計劃。
（三）展會立項策劃書的寫作要求：1.展會名稱展覽會的名稱一般包括三個方面的內(nèi)容：基本部分、限定部分和行業(yè)標(biāo)識。如“第93屆中國出口商品交易會”，如果按上述三個內(nèi)容對號入座，則基本部分是“交易會”，限定部分是“中國”和“第93屆”，行業(yè)標(biāo)識是“出口商品”。
下面分別對這三個內(nèi)容作一些說明：？基本部分：用來表明展覽會的性質(zhì)和特征，常用詞有：展覽會、博覽會、展銷會、交易會和“節(jié)”等。？限定部分：用來說明展會舉辦的時間、地點和展會的性質(zhì)。
展會舉辦時間的表示辦法有三種：一是用“屆”來表示。二是用“年”來表示，三是用“季”來表示。
如第三屆大連國際服裝節(jié)、2003年廣州博覽會、法蘭克福春季消費品展覽會等。在這三種表達(dá)辦法里，用“屆”來去示最常見，它強調(diào)展會舉辦的連續(xù)性。
那些剛舉辦的展會一般用“年”來表示。展會舉辦的地點在展會的名稱里也要有所體現(xiàn)，如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“大連”。
展會名稱里體現(xiàn)展會性質(zhì)的詞主要有“國際”、“世界”、“全國”、“地區(qū)”等。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“國際”表明本展會是一個國際展。
行業(yè)標(biāo)識：用來表明展覽題材和展品范圍。如第三屆大連國際服裝節(jié)中的“服裝”表明本展會是服裝產(chǎn)業(yè)的展會。
行業(yè)標(biāo)識通常是一個產(chǎn)業(yè)的名稱，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的某一個產(chǎn)品大類。 2、展會地點策劃選擇展會的舉辦地點，包括兩個方面的內(nèi)容：一是展會在什么地方舉辦，二是展會在哪個展館舉辦。
策劃選擇展會在什么地方舉辦，就是要確定展會在哪個國家、哪個省或者是哪個城市里舉辦。策劃選擇展會在哪個展館舉辦，就是要選擇展會舉辦的具體地點。
具體選擇在哪個展館舉辦展會，要結(jié)合展會的展覽題材和展會定位而定。另外，在具體選擇展館時，還要綜合考慮使用該展館的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展館本身的設(shè)施和服務(wù)如何等因素。
3、辦展機構(gòu)辦展機構(gòu)是指負(fù)責(zé)展會的組織、策劃、招展和招商等事宜的有關(guān)單位。 辦展機構(gòu)可以是企業(yè)、行業(yè)協(xié)會、政府部門和新聞媒體等。
根據(jù)各單位在舉辦展覽會中的不同作用，一個展覽會的辦展機構(gòu)一般有以下幾種：主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位等。主辦單位：擁有展會并對展會承擔(dān)主要法律責(zé)任的辦展單位。
主辦單位在法律上擁有展會的所有權(quán)。 承辦單位：直接負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，并對展會承擔(dān)主要財務(wù)責(zé)任的辦展單位。
協(xié)辦單位：協(xié)助主辦或承辦單位負(fù)責(zé)展會的策劃、組織、操作與管理，部分地承擔(dān)展會的招展、招商和宣傳推廣工作的辦展單位。支持單位：對展會主辦或承辦單位的展會策劃、組織、操作與管理，或者是招展、招商和宣傳推廣等工作起支持作用的辦展單位。
4、辦展時間辦展時間是指展會計劃在什么時候舉辦。辦展時間有三個方面的含義：一是指舉辦展的具體開展日期。
二是指展會的籌展和撤展日期。三是指展會對觀眾開放的日期。
展覽時間的長短沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，要視不同的展會具體而定。有些展會的展覽時間可以很長，如“世博會”的展期長達(dá)幾個月甚至半年；但對于占展會絕大多數(shù)的專業(yè)貿(mào)易展來說，展期一般是3-5天為宜。
5、展品范圍展會的展品范圍要根據(jù)展會的定位、辦展機構(gòu)的優(yōu)劣勢和其他多種因素來確定。根據(jù)展會的定位，展品范圍可以包括一個或者是幾個產(chǎn)業(yè)，或者是一個產(chǎn)業(yè)中的一個或幾個產(chǎn)品大類，例如，“博覽會”和“交易會”的展品范圍就很廣，如“廣交會”的展品范圍就超過10萬種，幾乎是無所不包；而德國“法蘭克福國際汽車展覽會”的展品范圍涉及到的產(chǎn)業(yè)就很少，就只有汽車產(chǎn)業(yè)一個。
6、辦展頻率辦展頻率是指展會是一年舉辦幾次還是幾年舉辦一次，或者是不定期舉行。從目前展覽業(yè)的。
