企業(yè)印章該如何管理？如何防范印章帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)？
這個(gè)問題太大了，我先簡(jiǎn)單回答一下印章如何管理吧
企業(yè)如何管理印章為了保障企業(yè)印章管理安全規(guī)范，企業(yè)印章應(yīng)該從兩個(gè)方面著手：怎么使用，怎么保管。
一、怎么使用
實(shí)體印章線下使用的模式沿襲多年，其中存在的印章偷用盜用、人情章等違規(guī)行為日漸明顯，甚至還有私自刻制印章等違紀(jì)行為。
出現(xiàn)上述情況主要有幾方面的原因：
1、誰使用、用在哪信息不準(zhǔn)確，傳統(tǒng)紙質(zhì)臺(tái)賬無法作為審計(jì)的有效憑證，給印章管理留下隱患；
2、僅通過肉眼查看，印跡真?zhèn)舞b別難，給私刻印章留下可乘之機(jī)；
針對(duì)以上使用環(huán)節(jié)出現(xiàn)的漏洞，通過電子化的使用流程可以有效規(guī)避：
1、電子簽章技術(shù)是通過數(shù)字簽名、CA認(rèn)證以及信息加密技術(shù)實(shí)現(xiàn)的，基于《電子簽名法》等法律法規(guī)建設(shè)。使用時(shí)經(jīng)權(quán)威CA認(rèn)證身份、操作全程留痕、可通過系統(tǒng)追溯每一次使用。有效改善傳統(tǒng)物理印章使用與臺(tái)賬記錄帶來的管理漏洞；
2、其次，數(shù)字簽名技術(shù)具備簽署身份可識(shí)別、簽署內(nèi)容不可篡改的特性。并且可在線實(shí)時(shí)鑒別真?zhèn)?，解決了物理印章真?zhèn)舞b別滯后（產(chǎn)生糾紛事后限定權(quán)責(zé)時(shí)鑒定顯然起不到任何防范風(fēng)險(xiǎn)的作用）、鑒別流程繁雜（需當(dāng)事人攜帶糾紛文件至專業(yè)機(jī)構(gòu)去鑒別，如公安三所）等問題。
二、怎么管理
解決了“怎么使用”的問題后，再來了解一下“怎么管理”。管理環(huán)節(jié)應(yīng)分為“管章
和”管文件“。
1、一方面，印章管理員的職業(yè)操守關(guān)系到企業(yè)印章使用的安全性；另一方面，集團(tuán)型企業(yè)中。集團(tuán)總部如何管理分支結(jié)構(gòu)印章，做到權(quán)限收放自如、管而不僵也十分關(guān)鍵。
2、印章的固然重要，蓋章后的文件歸檔管理問題也是企業(yè)需要著重注意的。
針對(duì)印章管理與合同管理問題，契約鎖提供了一體化的管控方案。
1、通過電子印章技術(shù)實(shí)現(xiàn)印章物理印章統(tǒng)一收歸、集中管控；分支機(jī)構(gòu)在線提交印章試用申請(qǐng)，總部在線授權(quán)并用章，解決跨區(qū)域、跨層級(jí)、多人協(xié)作用章的問題；
2、對(duì)文件蓋章后的歸檔管理問題，以電子化歸檔方案給予解決。在線歸檔、智能檢索、分類管理、權(quán)限受控，保障文件信息安全，避免蓋章后的文件寄送、存儲(chǔ)等占用空間、被偷竊、被遺失或損毀等隱患。
防范印章帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)企業(yè)防范印章帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)，一方面需要嚴(yán)格審核文件內(nèi)容，避免條款內(nèi)容中隱藏風(fēng)險(xiǎn)隱患；另一方面，還需加強(qiáng)企業(yè)印章的管理，確保企業(yè)印章使用的文件都是經(jīng)公司授權(quán)的行為。
針對(duì)加強(qiáng)文件條款審核，法務(wù)人員責(zé)無旁貸，對(duì)于條款的審核十分關(guān)鍵。對(duì)于印章的管理問題，企業(yè)則應(yīng)該從多方面入手，
其一，傳統(tǒng)物理印章的存管十分關(guān)鍵，對(duì)于分支機(jī)構(gòu)或部門印章的保管，要避免企業(yè)印章偷用盜用、人情章等情況，規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)隱患；
其二，防止印章制假隱患，由于物理印章使用后，很難通過肉眼準(zhǔn)確判斷真?zhèn)?，因而必須從源頭防范，避免印章使用脫離監(jiān)管視線；
其三，當(dāng)印章外借時(shí)，需兩人以上同行，監(jiān)督印章使用合規(guī)、授權(quán)，不得加蓋于任何有損企業(yè)利益的文件條款內(nèi)容上，避免企業(yè)被動(dòng)承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失或法律風(fēng)險(xiǎn)。
事實(shí)上，有更快捷簡(jiǎn)單的方式規(guī)避以上的風(fēng)險(xiǎn)問題，即通過電子簽章技術(shù)，將傳統(tǒng)的物理印章使用模式轉(zhuǎn)變成線上的電子印章使用與管理模式。
一方面，線上的使用模式可做到物理印章存管收歸企業(yè)，統(tǒng)一管控，員工需要用用章時(shí)，只需要在線發(fā)送印章請(qǐng)求，經(jīng)審批、授權(quán)后即可快捷用印，印章管理員可通過電腦、手機(jī)等設(shè)備快捷用印，提升印章使用的快捷性和及時(shí)性；
另一方面，數(shù)字簽章技術(shù)具備簽署身份可識(shí)別、簽署內(nèi)容不可篡改的特性，確保企業(yè)印章使用安全與文件信息的一致性。
